Jak policzyć realne obciążenie pracy HR (bez wchodzenia w systemy BI): prosta metodyka FTE

W wielu organizacjach obciążenie pracy działu HR oceniane jest intuicyjnie: „mamy za dużo spraw”, „nie wyrabiamy się”, „potrzebujemy kolejnej osoby”. Rzadko jednak idą za tym konkretne liczby. Tymczasem brak mierzalnych danych o realnym nakładzie pracy HR utrudnia rozmowy z zarządem, planowanie zasobów oraz podejmowanie decyzji o zatrudnieniu, outsourcingu czy automatyzacji procesów.

Jednym z najprostszych i jednocześnie najbardziej użytecznych narzędzi do oceny obciążenia pracy HR jest metodyka FTE (Full Time Equivalent). Co ważne, można ją zastosować bez zaawansowanych systemów BI, skomplikowanych dashboardów czy drogich narzędzi analitycznych. Wystarczą dane, które HR już posiada, oraz prosta, konsekwentna metodologia.

Celem tego artykułu jest pokazanie, jak krok po kroku policzyć realne obciążenie pracy HR w przeliczeniu na FTE, jakie błędy najczęściej popełniają organizacje oraz jak wykorzystać wyniki w praktyce zarządczej.

Czym jest FTE i dlaczego sprawdza się w HR?

FTE (Full Time Equivalent) to miara pozwalająca przeliczyć rzeczywisty nakład pracy na równoważnik pełnego etatu. W uproszczeniu 1,0 FTE oznacza obciążenie odpowiadające pracy jednej osoby zatrudnionej na pełen etat.

W kontekście HR FTE pozwala odpowiedzieć na pytania:

ile etatów realnie „zjadają” procesy kadrowo-płacowe,
które obszary HR generują największe obciążenie,
czy obecny zespół jest niedoszacowany lub przewymiarowany,
jaki będzie wpływ wzrostu zatrudnienia na pracę HR.

Największą zaletą metodyki FTE jest jej prostota i możliwość zastosowania praktycznie w każdej organizacji, niezależnie od skali.

Dlaczego intuicyjna ocena obciążenia HR jest zawodna?

HR to obszar, w którym praca ma charakter powtarzalny, ale jednocześnie silnie reaktywny. Nagłe absencje, rekrutacje, kontrole, spory pracownicze czy zmiany przepisów powodują skoki obciążenia, których nie widać w klasycznych zestawieniach.

Bez liczb łatwo wpaść w jedną z dwóch pułapek:

chroniczne niedoszacowanie pracy HR,
przekonanie, że „jakoś to działa”, mimo narastających ryzyk.

Metodyka FTE pozwala uporządkować ten chaos i oprzeć rozmowy o zasobach na danych.

Krok 1: Zidentyfikuj procesy realizowane przez HR

Pierwszym krokiem jest pełna lista procesów realizowanych przez HR. W praktyce obejmuje ona m.in.:

rekrutację i onboarding,
prowadzenie akt osobowych,
obsługę czasu pracy i absencji,
naliczanie wynagrodzeń,
obsługę umów i aneksów,
raportowanie i sprawozdawczość,
RODO i obsługę wniosków pracowniczych,
szkolenia i rozwój,
offboarding.

Ważne, aby nie ograniczać się wyłącznie do „głównych” zadań. Drobne, ale częste czynności często generują największe obciążenie.

Krok 2: Określ jednostkę miary pracy

Dla każdego procesu należy ustalić jednostkę miary, np.:

liczba zatrudnionych pracowników,
liczba list płac,
liczba umów,
liczba rekrutacji,
liczba wniosków.

Jednostka musi być:

mierzalna,
powtarzalna,
możliwa do pozyskania z danych HR.

Krok 3: Oszacuj średni czas realizacji czynności

Kolejnym etapem jest oszacowanie, ile czasu zajmuje wykonanie pojedynczej czynności. Nie chodzi o pomiary co do minuty, lecz o realistyczne średnie.

Przykładowo:

założenie akt osobowych nowego pracownika – 30 minut,
przygotowanie umowy i aneksów – 20 minut,
obsługa wniosku urlopowego – 5 minut,
naliczenie listy płac – 10 minut na pracownika.

Warto uwzględnić również czas na poprawki, wyjaśnienia i komunikację.

Krok 4: Policz roczny nakład pracy

Po ustaleniu wolumenów i czasów można policzyć roczny nakład pracy dla każdego procesu.

Przykład:

200 pracowników × 12 list płac × 10 minut = 24 000 minut rocznie,
co daje 400 godzin pracy.

Takie wyliczenie należy przeprowadzić dla wszystkich procesów.

Krok 5: Przelicz godziny na FTE

Standardowy roczny czas pracy jednego etatu to ok. 1 680–1 760 godzin (w zależności od przyjętych założeń). Dla uproszczenia wiele organizacji przyjmuje 1 720 godzin.

FTE liczymy według wzoru:

FTE = łączna liczba godzin pracy HR / roczny czas pracy jednego etatu

Przykładowo 3 440 godzin pracy HR oznacza 2,0 FTE.

Krok 6: Uwzględnij „niewidzialną” pracę HR

Jednym z najczęstszych błędów jest nieuwzględnianie pracy, która nie ma przypisanej jednostki miary, np.:

konsultacje dla menedżerów,
wyjaśnienia dla pracowników,
obsługa kontroli,
wdrażanie zmian przepisów,
gaszenie bieżących problemów.

W praktyce warto dodać bufor na poziomie 10–20% czasu pracy HR.

Jak interpretować wyniki?

Wyniki FTE nie są celem samym w sobie. Służą do podejmowania decyzji, m.in.:

czy potrzebne jest zwiększenie zespołu,
które procesy warto zautomatyzować,
czy outsourcing ma sens,
jak zmiany organizacyjne wpłyną na HR.

Dane FTE są również silnym argumentem w rozmowach z zarządem.

Najczęstsze błędy w liczeniu FTE dla HR

Do najczęstszych błędów należą:

zbyt optymistyczne czasy czynności,
pomijanie pracy nieregularnej,
brak aktualizacji danych,
liczenie FTE tylko dla kadr, bez płac i RODO.

Unikanie tych błędów znacząco zwiększa wiarygodność analizy.

FTE jako narzędzie strategiczne dla HR

Prosta metodyka FTE może stać się fundamentem bardziej zaawansowanych analiz. Nawet bez systemów BI pozwala:

planować rozwój zespołu HR,
przygotować się na wzrost zatrudnienia,
ograniczać ryzyka kadrowe,
wspierać decyzje inwestycyjne.

Podsumowanie

Policzenie realnego obciążenia pracy HR nie wymaga zaawansowanych narzędzi analitycznych. Prosta metodyka FTE, oparta na danych, które HR już posiada, pozwala uzyskać rzetelny obraz rzeczywistego nakładu pracy.

Dla działów HR to szansa na odejście od intuicji i emocji na rzecz liczb, które można obronić przed zarządem. Dobrze policzone FTE to nie tylko argument kadrowy, ale realne narzędzie zarządzania organizacją.