Algorytmiczne zarządzanie czasem pracy (WFM) – gdzie przebiega granica legalności?

Wprowadzenie

Algorytmiczne zarządzanie czasem pracy – znane jako Workforce Management (WFM) – staje się standardem w coraz większej liczbie branż: centrach obsługi klienta, logistyce, produkcji, retailu, e-commerce, sprzedaży, ochronie, hotelarstwie czy transporcie. Nowoczesne systemy WFM wykorzystują zaawansowane algorytmy, uczenie maszynowe, dane historyczne oraz bieżące wskaźniki operacyjne, aby:

planować grafiki,
przewidywać obciążenia,
analizować popyt i przepływy pracy,
rozdzielać zadania,
monitorować obecność,
optymalizować koszty pracy.

Z jednej strony pozwalają firmom zwiększyć efektywność, zmniejszyć koszty, poprawić dostępność pracowników i lepiej planować zasoby. Z drugiej – rodzą poważne pytania dotyczące:

legalności nadzoru,
zgodności z prawem pracy,
ochrony danych,
przejrzystości algorytmów,
dyskryminacji algorytmicznej,
kontroli nadczasów,
niezależności pracownika.

W 2025 r. temat ten nabiera szczególnego znaczenia ze względu na zmiany w prawie UE, m.in. w AI Act, dyrektywie o transparentności wynagrodzeń, regulacjach RODO oraz w polskim Kodeksie pracy dotyczącym monitoringu i e-narzędzi.

Ten artykuł jest praktycznym, kompletnym kompendium dla działów HR i pracodawców, którzy korzystają lub planują korzystać z narzędzi WFM. Pokazuje:

jak działają algorytmy,
jakie dane mogą przetwarzać,
gdzie przebiega granica legalności,
jakie prawa ma pracownik,
jakie obowiązki ma pracodawca,
jak przygotować wewnętrzne procedury,
jak unikać najczęstszych naruszeń.

1. Czym jest algorytmiczne zarządzanie czasem pracy (WFM)?

WFM (Workforce Management) to zintegrowany system, który automatyzuje zarządzanie personelem w oparciu o dane.

1.1. Główne elementy WFM

forecasting – przewidywanie obciążenia (np. liczby połączeń, godzin szczytu, zamówień),
scheduling – układanie grafików w oparciu o obciążenie, dostępność i kompetencje,
intraday management – bieżące zarządzanie zmianami w trakcie dnia,
time & attendance – obecność, spóźnienia, urlopy, nieobecności,
task management – bieżące zadania i priorytety,
automatyczne alerty – np. o zapełnieniu zmiany, przekroczeniu godzin, braku zgód,
raportowanie KPI.

WFM wykorzystuje dane z:

systemów kadrowo-płacowych,
systemów sprzedażowych (POS),
call center (ACD),
logistyki i produkcji,
systemów wejść/wyjść,
modeli predykcyjnych.

1.2. Co robi algorytm?

Algorytm:

porównuje zapotrzebowanie na zasoby z dostępnością pracowników,
optymalizuje koszty pracy (np. unikanie nadgodzin),
rozkłada zmiany zgodnie z analizą obciążenia,
proponuje automatycznie najlepsze grafiki.

To ogromne ułatwienie — ale także potencjalne zagrożenie prawne.

2. Granice legalności – czyli gdzie kończy się automatyzacja, a zaczyna naruszenie prawa

Aby WFM był zgodny z prawem, musi:

respektować Kodeks pracy,
być zgodny z RODO i zasadą minimalizacji danych,
nie prowadzić do algorytmicznej dyskryminacji,
być przejrzysty i zrozumiały dla pracownika,
umożliwiać ludzką kontrolę nad decyzjami,
mieć wprowadzone regulaminy i procedury,
być oparty na jasnych kryteriach.

Granica legalności przebiega w kilku obszarach:

3. Legalność a Kodeks pracy – najczęstsze ryzyka

3.1. Planowanie grafików niezgodnych z KP

Największe ryzyka:

naruszenie odpoczynku dobowego (11h),
naruszenie odpoczynku tygodniowego (35h),
planowanie zmian bez zachowania 5-dniowego tygodnia pracy,
brak zapewnienia 15-minutowej przerwy po 6h,
nieuprawnione planowanie nadgodzin,
nielegalne „darmowe minuty” przed zmianą / po zmianie,
przekraczanie norm średniotygodniowych.

Algorytm musi zawierać twarde blokady („hard rules”), które uniemożliwiają stworzenie sprzecznych grafików.

Jeśli system nie ma takich zabezpieczeń → odpowiedzialność ponosi pracodawca, nie dostawca systemu.

3.2. Automatyczne przydzielanie nadgodzin

Niedopuszczalne jest:

automatyczne generowanie nadgodzin „dla wyniku”,
zróżnicowane traktowanie pracowników bez kryteriów,
tworzenie grafiku zwiększającego koszty pracownika bez jego zgody.

Pracodawca musi mieć:

zasady przydzielania nadgodzin,
limity,
zgodę lub wiedzę pracownika (np. systemowe),
proces akceptacji przez przełożonego.

3.3. Brak możliwości odwołania się od grafiku

Kodeks pracy wymaga transparentności organizacji pracy.

System musi umożliwiać:

wgląd pracownika w grafik,
zgłaszanie zastrzeżeń,
odwołanie,
korektę przez przełożonego.

Algorytm nie może mieć „świętej mocy”.

4. Legalność a RODO – jakie dane można przetwarzać w WFM?

4.1. Dane, które można przetwarzać

imię, nazwisko,
strukturę organizacyjną,
kwalifikacje,
uprawnienia (np. wózek widłowy),
dostępność,
urlopy i wnioski,
historię pracy i grafików,
absencje usprawiedliwione.

4.2. Dane, których NIE wolno przetwarzać

dane zdrowotne,
dane wrażliwe,
informacje o poglądach,
monitorowanie prywatnej aktywności,
dane dotyczące aktywności poza pracą (np. telefonów prywatnych).

4.3. Dane zbierane automatycznie

Ryzykiem jest:

geolokalizacja,
aktywność na komputerze,
dane z systemów logowania,
dane z wearables (zegarki, sensory),
dane z kamer.

Bez podstawy prawnej → zakazane.

5. Algorytmiczna dyskryminacja – zagrożenie realne w WFM

System WFM może nieświadomie faworyzować lub dyskryminować pracowników.

5.1. Przykłady dyskryminacji algorytmicznej

Starszym pracownikom system przydziela zmiany nocne, bo „statystycznie rzadziej protestują”.
Kobietom przydziela się mniej godzin z powodu większej liczby absencji macierzyńskich.
Młodym daje się więcej weekendów z powodu „dyspozycyjności”.
Pracownikom z gorszymi wynikami algorytm obniża liczbę godzin, nie dając możliwości poprawy.
System ocenia efektywność na podstawie „tempo pracy”, co krzywdzi osoby z niepełnosprawnościami.

5.2. Co mówi prawo?

RODO zakazuje profilowania prowadzącego do dyskryminacji.
Kodeks pracy zakazuje nierównego traktowania z jakiejkolwiek przyczyny.
AI Act wprowadza obowiązek kontroli działania systemów wysokiego ryzyka – a WFM jest jednym z nich.

6. Transparentność – obowiązek informacyjny wobec pracowników

Pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników o:

działaniu systemu,
rodzaju danych,
kryteriach algorytmu,
wpływie na grafik,
możliwości odwołania.

Pracownik musi wiedzieć:

dlaczego dostał taką, a nie inną zmianę,
dlaczego zabrano mu godziny,
jakie wskaźniki użyto do planowania.

Ukrywanie działania algorytmu jest naruszeniem prawa.

7. Ludzkie nadzorowanie decyzji – obowiązkowy element legalności

Algorytmy nie mogą podejmować decyzji:

samodzielnie,
bez możliwości odwołania,
bez udziału przełożonego.

Każdy system WFM musi mieć:

osobę odpowiedzialną,
tryb ręcznej korekty grafiku,
tryb interwencji,
możliwość zawieszenia algorytmu.

8. Granice monitoringu a WFM

WFM nie może być narzędziem ukrytego monitoringu.

Niedopuszczalne jest:

mierzenie prędkości pracy bez wiedzy pracownika,
analizowanie kliknięć i ruchu myszki jako kryterium grafiku,
analiza lokalizacji prywatnego telefonu,
mierzenie czasu przerw „co do sekundy”.

Monitoring może odbywać się tylko:

w celach organizacji czasu pracy,
z informacją,
z opisem metod,
bez naruszenia dóbr osobistych.

9. WFM a praca zdalna – nowe ryzyka

Praca zdalna komplikuje algorytmiczne zarządzanie.

Niedopuszczalne jest:

śledzenie aktywności na komputerze poza godzinami pracy,
wykorzystywanie danych z komputerów prywatnych,
zbieranie danych o miejscu, z którego pracownik pracuje,
wymuszanie kamerki przez cały dzień.

System musi ograniczyć dane do niezbędnych.

10. Jak wdrożyć legalny system WFM? – 7-stopniowy model HR

Etap 1 – Analiza prawna

RODO,
KP,
BHP,
AI Act.

Etap 2 – Procedura WFM

Powinna obejmować:

opis działania systemu,
kryteria grafiku,
prawa pracownika,
tryb odwołania,
odpowiedzialności.

Etap 3 – DPIA (ocena skutków dla ochrony danych)

Obowiązkowa dla systemów wysokiego ryzyka.

Etap 4 – Informowanie pracowników

regulamin,
komunikat HR,
szkolenie.

Etap 5 – Kontrola algorytmu

testy biasu,
audyty cykliczne,
analiza skutków.

Etap 6 – Interwencje ludzkie

Ustanowienie zespołu WFM:

HR,
operacje,
liderzy zmian.

Etap 7 – Raportowanie

ryzyka,
absencje,
zgodność z KP.

11. Najczęstsze naruszenia związane z WFM

❌ Algorytm zmienia grafik tylko na podstawie nieobecności
❌ Automatyczne karanie mniejszą liczbą godzin
❌ Zmuszanie do pracy w dni wolne „bo algorytm tak wyliczył”
❌ Brak możliwości wypowiedzenia grafiku
❌ Brak przejrzystości zasad
❌ Ustalanie zmian na ostatnią chwilę
❌ Brak konsultacji z przedstawicielami pracowników
❌ Dyskryminacja niezamierzona (wiek, płeć, produkcyjność)

12. Co grozi firmie za nielegalne algorytmiczne zarządzanie?

odszkodowania dla pracowników,
kary PIP,
kary RODO do 20 mln euro,
kwestionowanie legalności grafików,
odszkodowania za nadgodziny,
pozwy zbiorowe,
odpowiedzialność personalna menedżerów.

Podsumowanie

Algorytmiczne zarządzanie czasem pracy (WFM) to potężne narzędzie. Może:

zwiększyć efektywność,
zmniejszyć koszty,
poprawić planowanie,
ułatwić zarządzanie personelem.

Jednak musi być stosowane z poszanowaniem:

prawa pracy,
RODO,
zasad etycznych,
transparentności,
kontroli ludzkiej.

Granica legalności jest jasna: algorytm nie może zastąpić człowieka w decyzjach o czasie pracy, nie może dyskryminować i nie może naruszać prywatności.

WFM nie jest zagrożeniem — pod warunkiem, że HR stworzy jasne zasady, procedury i kontrolę nad algorytmami.