Świadczenia socjalne z ZFŚS – jak ich udzielać zgodnie z przepisami?
Wstęp
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) to narzędzie, które ma na celu wspieranie pracowników w trudniejszych sytuacjach życiowych oraz w zapewnianiu dostępu do szeroko rozumianych świadczeń socjalnych. Aby jednak środki z Funduszu były wykorzystywane prawidłowo i zgodnie z obowiązującymi przepisami, pracodawcy muszą znać szereg regulacji, zasad oraz obowiązków formalnych związanych z jego prowadzeniem. W artykule przedstawiamy krok po kroku, jak udzielać świadczeń z ZFŚS zgodnie z prawem w 2025 roku.
1. Czym jest Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych?
ZFŚS to fundusz tworzony przez pracodawcę z przeznaczeniem na działalność socjalną dla pracowników, ich rodzin oraz – w niektórych przypadkach – emerytów i rencistów. Działalność socjalna obejmuje m.in.:
- pomoc finansową w trudnej sytuacji życiowej,
- dofinansowanie wypoczynku (w tym wczasów pod gruszą),
- działalność kulturalno-oświatową,
- dofinansowanie opieki nad dziećmi,
- pomoc w zakupie leków czy rehabilitacji.
2. Obowiązek tworzenia ZFŚS
Nie każdy pracodawca ma obowiązek tworzenia funduszu. Obowiązek ten dotyczy:
- jednostek budżetowych i samorządowych – zawsze,
- pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty – obowiązkowo,
- pracodawców zatrudniających od 20 do 49 pracowników – na wniosek zakładowej organizacji związkowej.
Pracodawca może też dobrowolnie utworzyć ZFŚS, nawet jeśli nie ma takiego obowiązku.
3. Wysokość odpisu na Fundusz
Wysokość środków gromadzonych w ZFŚS zależy od tzw. odpisu podstawowego, który w 2025 roku wynosi 1675,90 zł (na jednego pracownika w pełnym wymiarze czasu pracy). Dodatkowo możliwe są odpisy zwiększone np. dla pracowników niepełnosprawnych lub zatrudnionych w warunkach szczególnych.
Odpisy są naliczane rocznie, a środki powinny zostać przekazane na odrębny rachunek bankowy ZFŚS.
4. Regulamin ZFŚS
Każdy pracodawca prowadzący fundusz musi opracować regulamin ZFŚS. To podstawowy dokument regulujący zasady przyznawania świadczeń. Powinien on zawierać:
- kryteria przyznawania pomocy,
- katalog świadczeń socjalnych,
- sposób dokumentowania sytuacji socjalnej pracownika,
- procedurę składania i rozpatrywania wniosków.
Ważne: regulamin powinien uwzględniać zasadę uznaniowości i indywidualnej oceny sytuacji socjalnej pracownika.
5. Kogo obejmują świadczenia z ZFŚS?
Do korzystania ze świadczeń uprawnieni są:
- pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę,
- członkowie ich rodzin,
- emeryci i renciści – byli pracownicy,
- osoby pozostające na urlopach wychowawczych lub macierzyńskich.
Wszystkie te osoby muszą znajdować się w trudniejszej sytuacji życiowej lub dochodowej, co należy potwierdzić odpowiednimi dokumentami (np. oświadczeniem o dochodach).
6. Jak udzielać świadczeń zgodnie z prawem?
Najważniejsze zasady:
- świadczenia są uznaniowe – pracownik nie nabywa do nich automatycznego prawa,
- kryterium socjalne – obowiązkowo należy ocenić sytuację socjalną, bytową i rodzinną,
- zakaz równego podziału środków – nie wolno rozdzielać świadczeń „po równo” bez analizy potrzeb,
- potwierdzenie dochodów – zwykle w formie oświadczenia lub zaświadczenia.
7. Najczęstsze świadczenia wypłacane z ZFŚS
Przykładowe formy pomocy socjalnej to:
- zapomogi losowe (np. z powodu choroby, śmierci w rodzinie),
- dofinansowanie wypoczynku urlopowego,
- bony świąteczne,
- paczki dla dzieci,
- dofinansowanie żłobków i przedszkoli,
- pomoc rzeczowa (odzież, sprzęt AGD),
- imprezy integracyjne i wyjazdy grupowe.
Wszystkie muszą mieć uzasadnienie w regulaminie i zostać udzielone z uwzględnieniem sytuacji socjalnej.
8. Dokumentacja świadczeń socjalnych
Dokumentacja jest kluczowa w przypadku kontroli np. z PIP lub ZUS. Wymagane są:
- regulamin ZFŚS,
- wnioski o świadczenia,
- oświadczenia o dochodach,
- decyzje o przyznaniu świadczeń,
- dowody księgowe (np. polecenia przelewu).
9. ZFŚS a podatki i składki ZUS
Niektóre świadczenia z ZFŚS są wolne od podatku dochodowego oraz składek ZUS. Zasady te zmieniają się, więc warto śledzić aktualne limity roczne:
- w 2025 roku zwolnienie podatkowe z tytułu świadczeń rzeczowych i pieniężnych wynosi 2000 zł,
- świadczenia nieopodatkowane są również wolne od składek ZUS.
Warunkiem jest finansowanie świadczenia w całości z funduszu socjalnego oraz zachowanie kryteriów socjalnych.
10. ZFŚS w okresie kryzysu gospodarczego
W czasach trudniejszej sytuacji gospodarczej Fundusz może być cennym wsparciem dla pracowników. Warto jednak pamiętać, że:
- nie można zawiesić działalności Funduszu w jednostkach budżetowych,
- w firmach prywatnych możliwe jest zawieszenie ZFŚS – wymaga to jednak uzgodnień ze związkami zawodowymi lub konsultacji z przedstawicielami pracowników.
11. Kontrole i najczęstsze błędy pracodawców
Błędy, które najczęściej wykrywają kontrolerzy:
- brak stosowania kryteriów socjalnych (równe świadczenia dla wszystkich),
- brak regulaminu ZFŚS,
- finansowanie świadczeń spoza katalogu działalności socjalnej,
- brak wymaganych dokumentów (oświadczeń o dochodach),
- finansowanie z Funduszu świadczeń pracowniczych, np. premii.
W razie wykrycia nieprawidłowości grożą kary finansowe oraz nakazy zwrotu środków.
12. ZFŚS a pracownicy tymczasowi i zleceniobiorcy
Zleceniobiorcy oraz pracownicy tymczasowi nie są objęci regulacjami ZFŚS – nie są traktowani jako pracownicy w rozumieniu kodeksu pracy. Pracodawca nie ma obowiązku wypłacania im świadczeń z funduszu.
13. Jak przygotować się do kontroli PIP lub ZUS?
Pracodawca powinien:
- przechowywać pełną dokumentację ZFŚS,
- posiadać regulamin i uchwałę o naliczeniu odpisu,
- prowadzić przejrzysty rejestr wypłat i decyzji,
- gromadzić i archiwizować oświadczenia socjalne.
14. Rola związków zawodowych i przedstawicieli pracowników
ZFŚS jest narzędziem wymagającym współpracy ze stroną społeczną. Pracodawca ma obowiązek:
- uzgadniać regulamin ZFŚS ze związkami zawodowymi,
- w razie ich braku – konsultować regulamin z przedstawicielem pracowników,
- uzyskać akceptację na zawieszenie ZFŚS lub zmiany jego warunków.
15. Przykładowy proces przyznawania świadczenia
- Pracownik składa wniosek + oświadczenie o dochodach.
- Dział kadr analizuje wniosek zgodnie z regulaminem.
- Pracodawca podejmuje decyzję o przyznaniu lub odmowie.
- Świadczenie wypłacane jest na konto lub przekazywane rzeczowo.
- Dokumentacja archiwizowana przez okres min. 5 lat.
16. Nowości i trendy w ZFŚS w 2025 roku
W 2025 roku rośnie popularność:
- elektronicznych wniosków o świadczenia,
- bonów cyfrowych zamiast papierowych,
- systemów do automatycznego weryfikowania dochodów (np. za pomocą KSeF).
Podsumowanie
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych to narzędzie, które może realnie poprawić dobrostan pracowników. Warunkiem jest jednak jego prawidłowe wykorzystanie – zgodnie z przepisami, w oparciu o regulamin i z poszanowaniem zasady uznaniowości. Pracodawcy powinni traktować ZFŚS jako element kultury organizacyjnej i narzędzie budowania lojalności zatrudnionych, a nie tylko obowiązek formalny.