By /

OCR w dziale kadr – skanowanie dokumentów z automatycznym rozpoznawaniem

Wprowadzenie

Współczesny dział kadr coraz rzadziej przypomina pomieszczenie wypełnione segregatorami i papierowymi teczkami. Coraz więcej procesów przenosi się do środowiska cyfrowego – od e-teczek pracowniczych, przez ewidencję czasu pracy, po automatyczne generowanie umów i raportów ZUS.
Jednym z kluczowych elementów tej cyfryzacji jest technologia OCR (Optical Character Recognition) – czyli optyczne rozpoznawanie znaków. Dzięki niej zeskanowane dokumenty papierowe mogą być automatycznie przetwarzane na dane cyfrowe, które da się przeszukiwać, edytować i archiwizować w systemie kadrowym.

W niniejszym artykule wyjaśniamy, jak działa OCR, jakie ma zastosowanie w kadrach i płacach, jakie przynosi korzyści, jakie stawia wyzwania oraz jak krok po kroku wdrożyć tę technologię w swojej firmie.

1. Czym jest OCR?

OCR (Optical Character Recognition) to technologia umożliwiająca konwersję zeskanowanego obrazu tekstu w postać cyfrową.
Dzięki specjalnym algorytmom program „rozpoznaje” litery, cyfry i symbole z pliku graficznego (np. PDF, JPG, TIFF) i przekształca je w tekst, który można kopiować, wyszukiwać lub automatycznie przetwarzać.

W praktyce oznacza to, że dokumenty kadrowe – takie jak:

  • umowy o pracę,
  • zaświadczenia lekarskie,
  • listy obecności,
  • wnioski urlopowe,
  • świadectwa pracy,
  • PIT-11, RMUA, czy raporty ZUS –
    mogą być wczytane do systemu w sposób automatyczny, bez konieczności ręcznego przepisywania danych.

2. Jak działa technologia OCR?

Proces OCR składa się z kilku etapów:

1️⃣ Skanowanie lub import dokumentu

Papierowy dokument jest skanowany lub przesyłany w formacie PDF/JPG.

2️⃣ Wstępne przetwarzanie obrazu

Oprogramowanie poprawia jakość skanu – usuwa szumy, prostuje linie, rozjaśnia tło.

3️⃣ Analiza i rozpoznawanie znaków

Algorytm OCR analizuje każdy znak, porównując go z bazą wzorców (czcionek, układów liter, krojów pisma).

4️⃣ Konwersja na tekst cyfrowy

Program zapisuje rozpoznane dane w formacie edytowalnym, np. DOCX, TXT lub CSV.

5️⃣ Klasyfikacja i eksport danych

Nowoczesne rozwiązania OCR nie tylko rozpoznają znaki, ale też klasyfikują dokumenty – rozróżniają np. umowę o pracę od wniosku urlopowego czy zaświadczenia lekarskiego – i przekazują dane bezpośrednio do systemu kadrowego (ERP lub HRM).

3. OCR w dziale kadr – gdzie znajduje zastosowanie?

Technologia OCR znajduje szerokie zastosowanie w codziennej pracy działów HR i płacowych.
Poniżej przedstawiamy najczęstsze obszary wykorzystania:

📄 1. Digitalizacja akt osobowych

Dzięki OCR można zeskanować całe teczki pracowników i automatycznie przypisać dokumenty do odpowiednich części (A, B, C, D).
System rozpoznaje np. daty, imiona, numery PESEL, stanowiska i przypisuje plik do konkretnej osoby.

💰 2. Przetwarzanie dokumentów płacowych

OCR automatycznie odczytuje dane z list płac, rachunków do umów zleceń, deklaracji PIT i raportów ZUS.
Ułatwia to przygotowanie zestawień, analiz oraz rozliczeń podatkowych.

📋 3. Wnioski kadrowe i dokumenty obiegowe

Wnioski o urlop, delegację, zmianę danych osobowych czy dofinansowanie świadczeń z ZFŚS można skanować i przetwarzać automatycznie.
OCR rozpoznaje typ formularza i wypełnia dane w systemie.

🧾 4. Fakturowanie i rozliczenia

W firmach, w których dział kadr współpracuje z księgowością, OCR przyspiesza rozliczanie kosztów szkoleń, benefitów czy podróży służbowych.

🧠 5. Integracja z e-teczkami i systemami HR

Systemy OCR współpracują z platformami kadrowymi (np. Comarch HRM, Enova365, Symfonia, SAP HR, Optima), pozwalając na automatyczne przenoszenie danych do odpowiednich pól w kartotece pracownika.

4. Korzyści z wykorzystania OCR w kadrach

✅ 1. Oszczędność czasu

Zamiast przepisywać dane z dokumentów, pracownik HR może zeskanować kilkadziesiąt teczek w kilka minut.
Szacuje się, że OCR skraca czas przetwarzania dokumentów nawet o 80–90%.

✅ 2. Redukcja błędów

Ręczne przepisywanie danych to źródło pomyłek – literówek, błędnych numerów PESEL czy dat. OCR eliminuje większość takich błędów, a systemy AI uczą się na podstawie wcześniejszych poprawek.

✅ 3. Łatwiejsze wyszukiwanie i archiwizacja

Po zeskanowaniu i rozpoznaniu treści, dokumenty można wyszukiwać po słowach kluczowych – np. nazwisku, numerze umowy, dacie.
To ogromna oszczędność czasu przy audytach, kontrolach PIP czy ZUS.

✅ 4. Integracja z procesami cyfrowymi

OCR doskonale wpisuje się w digitalizację HR – umożliwia płynne przejście z papieru do formy elektronicznej, wspierając e-teczki i elektroniczne obiegi dokumentów.

✅ 5. Bezpieczeństwo i zgodność z RODO

Dane w formie cyfrowej łatwiej zabezpieczyć przed nieautoryzowanym dostępem niż papierowe teczki.
Systemy OCR często wyposażone są w szyfrowanie, logowanie i rejestrowanie operacji.

✅ 6. Wsparcie audytów i raportowania

Zeskanowane i zindeksowane dokumenty można łatwo raportować, eksportować i analizować – np. w kontekście zgodności z przepisami prawa pracy.

5. Przykładowe zastosowania w praktyce

📍 Przykład 1: Digitalizacja archiwum kadrowego

Firma zatrudniająca 500 pracowników postanowiła przejść na elektroniczne akta osobowe.
W ciągu 3 miesięcy zeskanowano 2,5 tys. teczek. OCR automatycznie przypisał 90% dokumentów do właściwych części (A, B, C, D), a reszta wymagała jedynie ręcznej weryfikacji.
Efekt: redukcja przestrzeni archiwalnej o 60% i szybsze znalezienie dokumentu (średnio w 10 sekund zamiast 5 minut).

📍 Przykład 2: Obsługa wniosków urlopowych

Dział kadr w średniej firmie produkcyjnej codziennie otrzymuje kilkadziesiąt wniosków papierowych.
Dzięki OCR i systemowi workflow, wnioski są skanowane i automatycznie przypisywane do pracowników w systemie kadrowym.
Czas przetwarzania skrócił się z 3 godzin do 30 minut dziennie.

6. OCR a sztuczna inteligencja – nowa generacja rozwiązań

Nowoczesne systemy OCR wykorzystują AI (Artificial Intelligence) i ML (Machine Learning).
Dzięki temu potrafią:

  • rozpoznawać kontekst dokumentu (np. odróżnić świadectwo pracy od umowy zlecenia),
  • automatycznie wyciągać kluczowe dane (PESEL, data, kwota, stanowisko),
  • uczyć się na podstawie poprawek użytkownika (inteligentny feedback).

Przykładem takiego rozwiązania jest Intelligent Document Processing (IDP) – zaawansowana forma OCR, która łączy rozpoznawanie tekstu, analizę semantyczną i automatyczny routing dokumentów.

7. Jak wdrożyć OCR w dziale kadr – krok po kroku

Krok 1. Analiza potrzeb

Na początku należy określić:

  • jakie typy dokumentów mają być przetwarzane,
  • ile stron miesięcznie generuje dział kadr,
  • jakie systemy (kadrowe, płacowe, ERP) będą zintegrowane z OCR.

Krok 2. Wybór rozwiązania

Dostępne są dwa typy systemów:

  • OCR lokalny (on-premise) – instalowany na serwerze firmy,
  • OCR w chmurze (cloud) – działa online, integruje się z e-teczkami i portalami HR.

W Polsce popularne są m.in.:

  • ABBYY FineReader,
  • Readiris,
  • Comarch OCR,
  • DocuWare,
  • Symfonia OCR,
  • Google Cloud Vision API,
  • Microsoft Azure Cognitive Services.

Krok 3. Digitalizacja dokumentów

Warto rozpocząć od digitalizacji bieżącej, a dopiero potem archiwalnej.
Przy dużych zasobach pomocne są skanery z automatycznym podajnikiem (ADF).

Krok 4. Konfiguracja reguł i integracja z HRM

System OCR można skonfigurować tak, by automatycznie:

  • rozpoznawał nazwę i typ dokumentu,
  • przypisywał go do właściwego pracownika,
  • przesyłał dane do modułu kadrowo-płacowego.

Krok 5. Testy i szkolenie personelu

Na tym etapie testuje się poprawność odczytu danych i wydajność systemu.
Pracownicy HR muszą znać podstawy obsługi skanera, poprawiania błędów OCR i archiwizacji.

Krok 6. Monitorowanie i optymalizacja

Po wdrożeniu warto regularnie analizować:

  • skuteczność rozpoznawania (np. 95% poprawnych odczytów),
  • czas przetwarzania,
  • liczbę błędnych klasyfikacji.

8. Wyzwania i ograniczenia OCR w kadrach

⚠️ 1. Jakość skanów

OCR ma trudności z odczytem dokumentów zniszczonych, zagiętych, pożółkłych lub o niskiej jakości druku.
Rozwiązanie: stosować skanery o wysokiej rozdzielczości (min. 300 dpi) i poprawne oświetlenie.

⚠️ 2. Różnorodność dokumentów

Działy kadr mają do czynienia z setkami formatów – od papierowych umów po skany dowodów lekarskich.
System musi być elastyczny i umożliwiać ręczną korektę.

⚠️ 3. Ochrona danych osobowych (RODO)

Skanowanie dokumentów zawierających dane osobowe wymaga ścisłej kontroli dostępu, szyfrowania i prowadzenia rejestru przetwarzania.
Warto wdrożyć politykę bezpieczeństwa OCR z uwzględnieniem RODO i ustawy o ochronie danych osobowych.

⚠️ 4. Koszty wdrożenia

Rozwiązania OCR klasy biznesowej kosztują od kilku do kilkudziesięciu tysięcy złotych rocznie.
Jednak inwestycja zwraca się w postaci oszczędności czasu i kosztów archiwizacji.

⚠️ 5. Integracja z istniejącymi systemami

Starsze programy kadrowo-płacowe mogą wymagać dodatkowych wtyczek lub interfejsów API.

9. OCR a e-teczki – naturalne połączenie

Zgodnie z rozporządzeniem MRPiPS z 10 grudnia 2018 r., dokumentację pracowniczą można prowadzić w formie elektronicznej.
OCR jest tu kluczowym narzędziem – pozwala konwertować papierowe akta do formatu elektronicznego i zapisywać je w systemie e-teczek.

Korzyści:

  • automatyczna identyfikacja części akt (A, B, C, D),
  • indeksowanie dokumentów po nazwisku, numerze PESEL, dacie,
  • możliwość szybkiego udostępnienia dokumentów PIP, ZUS lub sądom pracy,
  • redukcja kosztów archiwizacji papierowej.

W praktyce wdrożenie OCR skraca proces digitalizacji e-teczek nawet o połowę.

10. OCR a legalność dokumentów elektronicznych

Wielu kadrowców zastanawia się, czy skan dokumentu papierowego może być traktowany jako „oryginał”.
Zgodnie z przepisami:

  • odwzorowanie cyfrowe (czyli skan) staje się pełnoprawnym dokumentem elektronicznym po opatrzeniu go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią pracodawcy (art. 94(9b) Kodeksu pracy).
  • W takim przypadku oryginał papierowy można zniszczyć po potwierdzeniu poprawności konwersji.

OCR nie zastępuje podpisu elektronicznego, ale jest etapem technicznym digitalizacji – przekształca treść, którą potem można uwierzytelnić.

11. Przyszłość OCR w HR – automatyzacja i sztuczna inteligencja

Kierunek rozwoju jest jasny – OCR staje się częścią większych ekosystemów Digital HR.
Już dziś pojawiają się rozwiązania, które:

  • automatycznie rozpoznają typ dokumentu i kontekst,
  • porównują dane z umów z faktycznymi danymi w systemie (np. PESEL, daty zatrudnienia),
  • wykrywają brakujące dokumenty w e-teczkach,
  • tworzą raporty zgodności i audyty HR automatycznie.

W najbliższych latach OCR zostanie połączony z chatbotami i modułami AI, które będą w stanie samodzielnie odpowiadać na pytania typu:

„Pokaż mi ostatnie świadectwo pracy Kowalskiego.”
„Jakie dokumenty wymagają podpisu elektronicznego w tym miesiącu?”

12. Czy OCR zastąpi pracowników kadr?

Nie. OCR nie ma na celu redukcji zatrudnienia, lecz automatyzację czynności powtarzalnych.
Dzięki temu pracownicy działu kadr mogą skupić się na:

  • doradztwie HR,
  • analizie danych kadrowych,
  • szkoleniach,
  • projektach strategicznych.

OCR to wsparcie, nie konkurencja. Działy, które wdrożyły tę technologię, raportują wzrost efektywności nawet o 30–40%, przy niezmienionym zespole.

13. Jak przygotować firmę na wdrożenie OCR?

✔ Audyt dokumentacji

Zidentyfikuj, jakie rodzaje dokumentów są najczęściej przetwarzane i w jakiej formie.

✔ Uporządkowanie archiwum

Ustal jednolite nazewnictwo plików, folderów i numerację teczek.

✔ Określenie odpowiedzialności

Wyznacz administratora systemu OCR oraz osoby zatwierdzające dokumenty po digitalizacji.

✔ Szkolenie zespołu

Zapewnij krótkie warsztaty dla kadrowców z obsługi skanera, OCR i integracji z HRM.

✔ Polityka bezpieczeństwa

Wprowadź zasady dotyczące ochrony danych osobowych i okresów przechowywania skanów.

14. Podsumowanie

Technologia OCR to dziś jedno z najważniejszych narzędzi wspierających digitalizację działów kadr i płac.
Pozwala przekształcić papierowe archiwa w nowoczesną, wyszukiwalną bazę danych, redukuje błędy, oszczędza czas i ułatwia spełnienie wymogów prawnych dotyczących e-dokumentacji.

Wdrożenie OCR:

  • usprawnia procesy HR,
  • zwiększa bezpieczeństwo danych,
  • wspiera e-teczki i e-dokumentację,
  • przygotowuje organizację na pełną cyfryzację kadrowo-płacową.

Działy, które już dziś zainwestują w technologię OCR, zyskają realną przewagę – nie tylko operacyjną, ale i strategiczną.
Bo w świecie, gdzie dane są nowym kapitałem, umiejętność ich szybkiego pozyskiwania i przetwarzania staje się kluczem do efektywności.

Scroll to Top