Odprawa emerytalna i rentowa – zasady naliczania
Wprowadzenie
Odprawa emerytalna i rentowa to jednorazowe świadczenie pieniężne należne pracownikowi, który kończy karierę zawodową w związku z przejściem na emeryturę lub rentę. Jej głównym celem jest finansowe wsparcie osoby, która kończy aktywność zawodową i przechodzi w stan niezdolności do pracy bądź w wiek emerytalny.
Odprawa jest obowiązkowa – wynika bezpośrednio z art. 92¹ Kodeksu pracy. Nie wymaga zatem żadnych dodatkowych zapisów w umowie o pracę ani w regulaminie wynagradzania.
Podstawa prawna
Zasady przyznawania i wypłaty odprawy reguluje Kodeks pracy (art. 92¹), zgodnie z którym:
„Pracownikowi spełniającemu warunki uprawniające do renty z tytułu niezdolności do pracy lub emerytury, którego stosunek pracy ustał w związku z przejściem na tę emeryturę lub rentę, przysługuje odprawa pieniężna w wysokości jednomiesięcznego wynagrodzenia.”
Przepis ten ma charakter bezwzględnie obowiązujący, co oznacza, że każdy pracodawca – niezależnie od formy własności, liczby pracowników czy rodzaju działalności – musi go stosować. Odprawa nie jest więc uzależniona od woli pracodawcy.
Kiedy powstaje prawo do odprawy emerytalnej lub rentowej?
Aby pracownik nabył prawo do odprawy, muszą zostać spełnione trzy warunki łącznie:
- Ustanie stosunku pracy – czyli rozwiązanie lub wygaśnięcie umowy o pracę (nie dotyczy umów cywilnoprawnych).
- Związek między ustaniem stosunku pracy a przejściem na emeryturę lub rentę – musi istnieć ścisła zależność czasowa i przyczynowa między rozwiązaniem umowy a nabyciem prawa do świadczenia z ZUS.
- Spełnienie warunków do uzyskania emerytury lub renty – pracownik w dniu zakończenia zatrudnienia powinien mieć już prawo do świadczenia lub nabyć je bezpośrednio po rozwiązaniu umowy.
Oznacza to, że sam fakt osiągnięcia wieku emerytalnego nie wystarczy. Pracownik musi rzeczywiście przejść na emeryturę lub rentę – czyli złożyć wniosek do ZUS i uzyskać decyzję przyznającą świadczenie.
Związek ustania stosunku pracy z przejściem na emeryturę
W praktyce najwięcej wątpliwości budzi pojęcie „związku” między rozwiązaniem umowy a przejściem na emeryturę.
Sąd Najwyższy w wyroku z 6 maja 2003 r. (I PK 257/02) wskazał, że:
„O związku rozwiązania stosunku pracy z przejściem na emeryturę można mówić wtedy, gdy między tymi zdarzeniami istnieje związek czasowy i funkcjonalny.”
Innymi słowy, pracownik musi zakończyć pracę w celu uzyskania świadczenia, a nie z innych przyczyn.
Przykładowo, jeśli ktoś rozwiązał umowę w maju, a dopiero po kilku miesiącach złożył wniosek o emeryturę, może mieć problem z wykazaniem tego związku.
Kto wypłaca odprawę?
Odprawę emerytalną lub rentową zawsze wypłaca pracodawca. ZUS nie uczestniczy w jej finansowaniu.
Jeśli pracownik był zatrudniony u kilku pracodawców i u każdego z nich spełnia warunki z art. 92¹ KP, ma prawo do odprawy od każdego z nich.
Natomiast zgodnie z zasadą jednorazowości odprawy, przysługuje ona tylko raz w życiu – niezależnie od liczby przejść między emeryturą a rentą. Potwierdza to m.in. wyrok SN z 9 grudnia 2015 r. (I PK 1/15).
Wysokość odprawy
Kodeks pracy określa minimalną wysokość odprawy – jest to jednomiesięczne wynagrodzenie pracownika.
W praktyce wielu pracodawców wprowadza jednak korzystniejsze zasady, np.:
- dwumiesięczne wynagrodzenie po 10 latach pracy,
- trzymiesięczne po 20 latach,
- czteromiesięczne w jednostkach sfery budżetowej (zgodnie z ustawą o pracownikach samorządowych lub państwowych).
Warto zwrócić uwagę, że jeśli u pracodawcy obowiązuje układ zbiorowy pracy lub regulamin wynagradzania, który przewiduje wyższą odprawę, należy stosować zasady korzystniejsze dla pracownika (art. 9 §2 KP).
Jak obliczyć wysokość odprawy?
Odprawę oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy (rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r.).
Do podstawy wlicza się więc m.in.:
- wynagrodzenie zasadnicze,
- dodatki funkcyjne, stażowe, za pracę w nocy, premie regulaminowe,
- inne składniki o charakterze stałym.
Z podstawy wyłącza się m.in. nagrody jubileuszowe, odprawy, ekwiwalent za urlop, wynagrodzenie za nadgodziny (jeśli nie jest stałe) czy jednorazowe premie uznaniowe.
Przykład:
Pracownik otrzymuje wynagrodzenie zasadnicze 5 000 zł brutto i stałą premię 500 zł. W dniu przejścia na emeryturę przysługuje mu odprawa emerytalna w wysokości 5 500 zł brutto.
Kiedy należy wypłacić odprawę?
Odprawa powinna być wypłacona w dniu rozwiązania stosunku pracy lub niezwłocznie po jego ustaniu, jeśli decyzja ZUS przyznająca emeryturę/rentę została wydana z opóźnieniem.
Pracodawca może uzależnić wypłatę od przedstawienia przez pracownika decyzji o przyznaniu świadczenia – ale tylko wtedy, gdy nie ma pewności co do jego prawa.
Opodatkowanie i składki ZUS
Odprawa emerytalna i rentowa stanowi przychód ze stosunku pracy, dlatego podlega:
- opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych (PIT),
- składkom na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.
Nie jest więc świadczeniem zwolnionym z podatków.
Wyjątek stanowią sytuacje, gdy odprawa jest wypłacana na podstawie przepisów szczególnych, np. przy zwolnieniach grupowych – wówczas może obowiązywać limit zwolnienia z PIT.
Odprawa w sektorze publicznym
Dla pracowników sfery budżetowej obowiązują szczególne regulacje dotyczące wysokości odpraw:
- pracownicy samorządowi – art. 38 ust. 1 ustawy o pracownikach samorządowych przewiduje odprawę w wysokości od 1 do 6 miesięcznych wynagrodzeń, w zależności od stażu pracy,
- nauczyciele – art. 87 Karty Nauczyciela przyznaje odprawę w wysokości dwumiesięcznego wynagrodzenia, a po 20 latach pracy – trzymiesięcznego,
- urzędnicy państwowi i służba cywilna – przepisy wewnętrzne także określają zwiększone wysokości odpraw.
W każdym przypadku stosuje się zasadę korzystności dla pracownika – jeśli przepisy szczególne przewidują wyższą odprawę, nie można stosować minimalnej kodeksowej.
Kiedy odprawa nie przysługuje?
Pracownik nie otrzyma odprawy, jeśli:
- Rozwiązuje umowę z przyczyn innych niż przejście na emeryturę/rentę (np. zmiana pracy).
- Już wcześniej otrzymał odprawę emerytalną lub rentową (świadczenie jest jednorazowe).
- Nie nabędzie prawa do świadczenia z ZUS (np. nie uzyska decyzji przyznającej rentę).
- Umowa została rozwiązana z winy pracownika (np. dyscyplinarnie) – o ile związek z przejściem na emeryturę nie zostanie wykazany.
W orzecznictwie podkreśla się, że nawet zwolnienie dyscyplinarne nie zawsze wyklucza odprawę, jeśli bezpośrednio po nim pracownik uzyskał świadczenie rentowe (wyrok SN z 16 listopada 2000 r., I PKN 81/00). Kluczowy jest faktyczny związek między ustaniem zatrudnienia a przejściem na rentę.
Odprawa a zatrudnienie po przejściu na emeryturę
Często zdarza się, że pracownik po przejściu na emeryturę podejmuje ponownie zatrudnienie – u tego samego lub innego pracodawcy.
W takim przypadku nie nabywa ponownie prawa do odprawy, ponieważ świadczenie przysługuje tylko raz – przy pierwszym przejściu na emeryturę lub rentę.
Wyjątek dotyczy sytuacji, gdy pracownik początkowo przeszedł na rentę, a następnie na emeryturę – wtedy przysługuje tylko jedna odprawa (ta, która była wypłacona jako pierwsza).
Odprawa a likwidacja zakładu pracy
W przypadku likwidacji lub upadłości pracodawcy odprawa nadal przysługuje, a jeśli nie zostanie wypłacona, pracownik może dochodzić jej:
- w postępowaniu upadłościowym,
- z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP), jeśli pracodawca jest niewypłacalny.
FGŚP pokrywa odprawy w granicach określonych ustawowo – do wysokości przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia ogłaszanego przez GUS.
Odprawa a odprawa z tytułu zwolnień grupowych
Warto odróżnić odprawę emerytalną/rentową od odprawy z tytułu zwolnień grupowych (ustawa z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników).
Jeśli rozwiązanie umowy następuje z powodu przejścia na emeryturę w ramach zwolnienia grupowego, pracownik może otrzymać tylko jedną odprawę – tę korzystniejszą.
Sąd Najwyższy (wyrok z 16 listopada 2000 r., I PKN 81/00) potwierdził, że nie można kumulować obu świadczeń.
Dokumentowanie prawa do odprawy
Aby uniknąć sporu, pracodawca powinien posiadać:
- wniosek pracownika o rozwiązanie umowy w związku z przejściem na emeryturę/rentę,
- kopię decyzji ZUS o przyznaniu świadczenia,
- protokół rozwiązania umowy (np. porozumienie stron z przyczyn emerytalnych).
Dzięki temu można wykazać związek między ustaniem stosunku pracy a przejściem na świadczenie.
Podsumowanie
Odprawa emerytalna lub rentowa to gwarantowane prawem świadczenie, które przysługuje każdemu pracownikowi kończącemu karierę zawodową z powodu przejścia na emeryturę lub rentę.
Podstawowe zasady są proste – świadczenie jest jednorazowe, wynosi co najmniej jedno miesięczne wynagrodzenie i jest finansowane przez pracodawcę.
Pracodawcy powinni pamiętać, że zaniechanie wypłaty odprawy stanowi naruszenie prawa pracy i może skutkować roszczeniem sądowym oraz odsetkami ustawowymi.