Zatrudnianie obywateli Ukrainy – najczęstsze problemy formalne
W ostatnich latach rynek pracy w Polsce uległ znacznym przemianom. Jednym z kluczowych zjawisk jest masowe zatrudnianie obywateli Ukrainy, szczególnie po wybuchu wojny w 2022 roku. Uproszczone procedury, szybka legalizacja pobytu i pracy miały wspomóc zarówno uchodźcom, jak i polskim pracodawcom. Mimo to, wiele firm wciąż napotyka poważne problemy formalne związane z zatrudnianiem obywateli Ukrainy. W artykule przybliżamy najczęstsze z nich oraz sposoby ich rozwiązania.
1. Brak znajomości aktualnych przepisów
Wielu pracodawców bazuje na przestarzałych informacjach lub nie śledzi bieżących zmian w ustawie o pomocy obywatelom Ukrainy. Tymczasem regulacje dotyczące zatrudniania, pobytu i legalizacji pracy są regularnie nowelizowane. Przykładem może być termin ważności uproszczonego dostępu do rynku pracy, czy zmieniające się zasady powiadamiania przez portal praca.gov.pl.
Rozwiązanie: Regularne sprawdzanie komunikatów na stronach ZUS, PUP i Ministerstwa Rodziny oraz współpraca z biurem rachunkowym lub specjalistą ds. kadr.
2. Nieprawidłowe zgłoszenie powierzenia pracy
Zatrudniając obywatela Ukrainy, należy w ciągu 14 dni od rozpoczęcia pracy złożyć powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy (przez praca.gov.pl). Błędy formalne, zły numer PESEL, nieprawidłowa forma umowy lub przekroczenie terminów mogą skutkować uznaniem pracy za nielegalną.
Rozwiązanie: Używanie aktualnych wzorów dokumentów i systemów kadrowych zintegrowanych z praca.gov.pl.
3. Brak numeru PESEL lub błędna identyfikacja cudzoziemca
PESEL jest kluczowym identyfikatorem w dokumentach ZUS, PIT i systemach kadrowych. Brak numeru PESEL lub jego błędne przypisanie (np. użycie numeru paszportu jako identyfikatora) może powodować problemy w rozliczeniach i kontroli legalności pracy.
Rozwiązanie: Pomoc nowozatrudnionemu pracownikowi w uzyskaniu numeru PESEL oraz weryfikacja danych osobowych przed zatrudnieniem.
4. Brak dokumentu legalizującego pobyt
Samo powiadomienie o zatrudnieniu nie wystarcza, jeśli cudzoziemiec nie posiada legalnego pobytu. Tymczasem często dochodzi do sytuacji, gdy obywatel Ukrainy posiada wygasły paszport, brak aktualnej pieczęci wjazdowej lub przeterminowane zaświadczenie.
Rozwiązanie: Pracodawca powinien zażadać okazania dokumentu potwierdzającego pobyt (np. stempel w paszporcie, zaświadczenie z urzędu, karta pobytu) oraz przechowywać jego kopię.
5. Umowy cywilnoprawne a status uchodźcy
Nie wszyscy obywatele Ukrainy mogą podejmować każdą formę zatrudnienia. Osoby objęte ochroną międzynarodową lub czekające na decyzję dotyczącą statusu uchodźcy mogą mieć ograniczenia w podejmowaniu umów cywilnoprawnych (np. o dzieło).
Rozwiązanie: Weryfikacja statusu prawnego cudzoziemca przed podpisaniem umowy.
6. Problemy z komunikacją i bariery językowe
Nieznajomość języka polskiego przez pracownika powoduje trudności w przeszkoleniu BHP, zrozumieniu obowiązków czy podpisywaniu umów. Może to prowadzić do nieporozumień i błędnych interpretacji zakresu pracy.
Rozwiązanie: Tłumaczenie dokumentów na język ukraiński i zapewnienie wsparcia dwujęzycznego koordynatora.
7. Nieprawidłowe naliczanie wynagrodzeń i składek ZUS
Błędne uznanie, że cudzoziemiec nie podlega wszystkim składkom, szczególnie przy zleceniu lub dziele, może skutkować zaległościami i karami z ZUS.
Rozwiązanie: Analiza konkretnego przypadku z uwzględnieniem tytułu pobytu i umowy oraz konsultacja z księgowym.
8. Nieregularne odnowienia legalizacji pracy
Po wygaśnięciu okresu pracy wskazanego w powiadomieniu konieczne jest ponowne zgłoszenie. Wiele firm zapomina o konieczności odnowienia zgłoszenia lub złożenia wniosku o zezwolenie.
Rozwiązanie: Stosowanie przypomnień i harmonogramów w dziale kadr, monitorowanie daty ważności dokumentów.
9. Brak ubezpieczenia zdrowotnego lub problem z NFZ
Zgłoszenie do ZUS nie zawsze skutkuje automatycznym dostępem do opieki medycznej, jeśli dane są błędne lub brak numeru PESEL.
Rozwiązanie: Pomoc w rejestracji w ZUS i NFZ, informowanie pracowników o możliwościach uzyskania pomocy medycznej.
10. Brak szkoleń dla kadry zarządzającej
Często przełożeni nie mają wiedzy o obowiązkach związanych z zatrudnianiem cudzoziemców. Może to prowadzić do nieprawidłowego traktowania, dyskryminacji czy nieumyślnych naruszeń przepisów.
Rozwiązanie: Organizacja regularnych szkoleń wewnętrznych i konsultacji z prawnikiem HR.
Podsumowanie
Zatrudnianie obywateli Ukrainy może być dużą szansą dla firmy, ale również wyzwaniem formalnym. Błędy mogą prowadzić do sankcji finansowych, kontroli PIP i utraty reputacji. Dlatego kluczowe jest systematyczne podejście, edukacja działu kadr oraz wsparcie prawne. Dzięki temu możliwe jest bezpieczne i zgodne z przepisami wprowadzenie do zespołu pracowników zza wschodniej granicy.