Monitoring w miejscu pracy – co jest legalne, a co nie?

Wstęp

Monitoring w miejscu pracy staje się coraz bardziej powszechnym narzędziem kontroli i nadzoru. Pracodawcy wdrażają go w celach bezpieczeństwa, kontroli efektywności czy ochrony mienia. Jednak nie każda forma monitorowania pracowników jest zgodna z prawem. W dobie RODO i wzmożonej ochrony danych osobowych kluczowe staje się pytanie: co jest legalne, a co nie? W tym artykule przybliżymy obowiązujące przepisy, granice kontroli oraz praktyczne wskazówki, jak legalnie wdrożyć monitoring.

1. Czym jest monitoring w pracy?

Monitoring to różnego rodzaju formy nadzoru nad pracownikami i ich aktywnością w miejscu pracy. Najczęściej spotykane formy to:

Monitoring wizyjny – kamery obserwujące przestrzeń biurową, produkcyjną, magazynową czy wejścia do firmy.
Monitoring poczty elektronicznej – kontrola służbowej korespondencji.
Monitoring aktywności internetowej – sprawdzanie, jakie strony odwiedza pracownik, jak długo korzysta z Internetu.
Monitoring GPS – stosowany w pojazdach służbowych.
Monitoring rozmów telefonicznych – szczególnie w działach obsługi klienta.

Każdy z tych rodzajów monitoringu ma swoją specyfikę i podlega odrębnym regulacjom prawnym.

2. Podstawa prawna – kodeks pracy i RODO

Zasady stosowania monitoringu zostały uregulowane przede wszystkim w:

Kodeksie pracy (art. 22² i 22³)
Ogólnym rozporządzeniu o ochronie danych osobowych (RODO)

Kodeks pracy

Zgodnie z art. 22² Kodeksu pracy, pracodawca może stosować monitoring, jeśli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Monitoring może dotyczyć:

terenu zakładu pracy,
pomieszczeń,
stanowisk pracy,
tras przejścia.

Ale nie może obejmować pomieszczeń przeznaczonych do użytku związków zawodowych, toalet, szatni, stołówek, palarni – chyba że istnieją szczególne okoliczności i za zgodą związków zawodowych lub przedstawicieli pracowników.

RODO

RODO stawia nacisk na legalność przetwarzania danych. Monitoring wizyjny rejestruje wizerunek pracownika, który jest daną osobową. Dlatego pracodawca musi:

Wskazać podstawę prawną przetwarzania (najczęściej – prawnie uzasadniony interes).
Poinformować pracownika o celu i zakresie przetwarzania.
Zachować minimalizację danych – nagrywać tylko to, co jest niezbędne.
Ograniczyć czas przechowywania nagrań.

3. Obowiązki pracodawcy

Wdrażając monitoring, pracodawca musi:

Sporządzić regulamin określający cel i zakres monitoringu.
Poinformować pracowników co najmniej na 2 tygodnie przed jego uruchomieniem.
Oznaczyć pomieszczenia objęte monitoringiem widocznymi tabliczkami/piktogramami.
Zaktualizować dokumentację RODO (np. rejestr czynności przetwarzania).

W przypadku nowych pracowników – informację o monitoringu należy przekazać przed dopuszczeniem do pracy.

4. Monitoring wizyjny – co wolno, a czego nie?

Dozwolone:

✅ Monitoring wejść i wyjść z zakładu pracy
✅ Monitoring powierzchni produkcyjnych, magazynów, stref załadunku
✅ Monitoring korytarzy i przestrzeni ogólnodostępnych
✅ Monitoring parkingów i mienia firmy

Niedozwolone:

❌ Monitoring łazienek, przebieralni, palarni
❌ Monitoring prywatnych szafek pracowników
❌ Ukryty monitoring bez wiedzy pracownika (poza wyjątkowymi sytuacjami np. podejrzenie przestępstwa)

5. Monitoring poczty elektronicznej i komputera

Kontrola służbowego e-maila i aktywności komputerowej pracownika także jest dopuszczalna, ale z ograniczeniami.

Warunki legalności:

Monitoring nie może naruszać tajemnicy korespondencji.
Pracodawca powinien wprowadzić odpowiedni zapis do regulaminu pracy lub polityki bezpieczeństwa.
Pracownik powinien być poinformowany o zasadach korzystania z narzędzi służbowych.
Zakazane jest przeszukiwanie prywatnej poczty lub nośników danych (np. pendrive’a, telefonu), o ile nie są własnością firmy.

6. Monitoring GPS – śledzenie lokalizacji pracownika

Monitoring GPS dotyczy głównie:

kierowców (kurierzy, dostawcy, przedstawiciele handlowi),
pracowników terenowych.

Prawo dopuszcza taki monitoring, ale tylko gdy:

jest to uzasadnione charakterem pracy,
pracownik został wcześniej o nim poinformowany,
dane lokalizacyjne są przetwarzane wyłącznie w celach służbowych.

Uwaga:

Monitoring GPS po godzinach pracy lub w pojazdach wykorzystywanych prywatnie (np. w modelu „dojazdu służbowym autem do domu”) może naruszać prywatność – w takim przypadku dane powinny być anonimizowane lub urządzenie powinno mieć opcję wyłączenia lokalizacji.

7. Przechowywanie danych z monitoringu

Nagrania wideo z monitoringu należy przechowywać nie dłużej niż 3 miesiące, chyba że:

są wykorzystywane w postępowaniu dyscyplinarnym, karnym lub cywilnym – wtedy do czasu zakończenia sprawy,
istnieją inne szczególne przepisy (np. o bezpieczeństwie zakładu pracy).

Przechowywanie dłużej niż 3 miesiące – tylko w uzasadnionych przypadkach i z dokumentacją.

8. Konsekwencje nielegalnego monitoringu

Nieprawidłowe stosowanie monitoringu może skutkować:

skargą do Prezesa UODO i postępowaniem administracyjnym,
karami finansowymi – nawet do 20 mln euro (RODO),
roszczeniami pracownika – np. o naruszenie dóbr osobistych, mobbing, odszkodowanie.

W praktyce wiele firm otrzymuje zalecenia pokontrolne dotyczące nieprawidłowego oznakowania lub braku informacji przekazanej pracownikowi.

9. Czy można wykorzystać nagranie przeciwko pracownikowi?

Tak – ale tylko jeśli zostało ono pozyskane legalnie, zgodnie z przepisami kodeksu pracy i RODO.

Przykład:

Pracodawca może wykorzystać nagranie jako dowód:

kradzieży mienia firmowego,
niestosowania się do zasad BHP,
opuszczania miejsca pracy bez usprawiedliwienia.

Użycie nagrania z nielegalnego monitoringu (np. z ukrytej kamery w toalecie) nie będzie mogło być wykorzystane jako dowód.

10. Jak wdrożyć monitoring zgodnie z przepisami – krok po kroku

Określ cel monitoringu – bezpieczeństwo, ochrona mienia, kontrola produkcji itd.
Przygotuj dokumentację:
- politykę monitoringu,
- klauzule informacyjne zgodne z RODO,
- aktualizację rejestru czynności przetwarzania.
Ustal zasady stosowania monitoringu – np. czas przechowywania, dostęp do nagrań.
Poinformuj pracowników – minimum 2 tygodnie przed uruchomieniem.
Oznacz teren monitorowany – tabliczki, piktogramy.
Zadbaj o ochronę danych – ogranicz dostęp, zabezpiecz system, przeprowadzaj przeglądy.

Podsumowanie

Monitoring w miejscu pracy jest dozwolony, ale musi być stosowany zgodnie z obowiązującym prawem. Pracodawcy mają prawo kontrolować pracowników, ale nie mogą naruszać ich prywatności. Kluczem do legalności jest transparentność, ograniczenie celu oraz przetwarzanie danych zgodnie z zasadą minimalizacji. Pracodawcy powinni też zadbać o odpowiednią dokumentację, informowanie pracowników i przestrzeganie terminów przechowywania danych. Tylko wtedy monitoring stanie się bezpiecznym i legalnym narzędziem zarządzania firmą.