Jakie kopie dokumentów pracownika można mieć w kadrach?
Współczesna administracja kadrowa to nie tylko ewidencja czasu pracy czy naliczanie urlopów. To również odpowiedzialne zarządzanie danymi osobowymi pracowników i dokumentami, które są przetwarzane w związku z zatrudnieniem. Jednym z najczęściej pojawiających się pytań w praktyce kadrowej jest: jakie kopie dokumentów pracownika można przechowywać w aktach osobowych lub pozostałej dokumentacji pracowniczej?
W artykule analizujemy to zagadnienie zgodnie z przepisami RODO, Kodeksu pracy oraz stanowiskami UODO i PIP.
Dlaczego temat kopii dokumentów pracownika jest ważny?
Wiele firm chcąc potwierdzić tożsamość pracownika, jego kwalifikacje lub uprawnienia, decyduje się na kopiowanie różnego rodzaju dokumentów. Tymczasem nie każdy dokument może być kopiowany i przechowywany bez ograniczeń. Ważne jest, by przetwarzanie danych osobowych było zgodne z zasadami minimalizacji, celowości i ograniczenia czasowego.
Dowód osobisty
Czy można kopiować dowód osobisty? Zasadniczo nie powinno się przechowywać kopii dowodu osobistego pracownika. Dane z dowodu można spisać w zakresie niezbędnym do zawarcia umowy (np. imię, nazwisko, PESEL, adres zamieszkania), ale kopiowanie dokumentu jako całości może naruszać przepisy RODO.
Wyjątkiem może być sytuacja, w której przepis prawa wprost zezwala na przechowywanie kopii, np. przy zatrudnianiu cudzoziemców (art. 274 ustawy o cudzoziemcach).
Prawo jazdy
Kopia prawa jazdy może być przetwarzana jedynie wtedy, gdy jest to uzasadnione zakresem obowiązków pracownika, np. przy zatrudnieniu na stanowisku kierowcy lub przedstawiciela handlowego korzystającego z samochodu słuŻowego. W takim przypadku pracodawca powinien określić cel, zakres i okres przechowywania kopii.
Paszport
Kopiowanie paszportu jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy pracownik nie posiada dowodu osobistego (np. cudzoziemcy spoza UE). W takim przypadku paszport służy jako dokument tożsamości. Kopiowanie całości dokumentu wymaga jednak zachowania ostrożności, a najlepiej ograniczenia się do stron zawierających dane niezbędne do identyfikacji pracownika.
Legitymacja szkolna lub studencka
Legitymacje uczniowskie i studenckie są najczęściej przedstawiane w celu potwierdzenia prawa do zwolnień z podatku (ulga PIT-0) lub do zniżek pracowniczych. W takich przypadkach zaleca się nie kopiowanie legitymacji, lecz jedynie wgląd i ewentualne odnotowanie numeru dokumentu oraz daty ważności.
Karta kierowcy
W przypadku kierowców zawodowych (np. w transporcie drogowym), karta kierowcy potwierdza uprawnienia i pozwala na korzystanie z tachografu. W takiej sytuacji kopiowanie karty kierowcy jest uzasadnione i legalne, gdyż wynika z przepisów ustawy o czasie pracy kierowców oraz przepisów UE.
Orzeczenia lekarskie i psychologiczne przy wymianie prawa jazdy
W sytuacjach, gdy praca wymaga posiadania ważnego prawa jazdy i zdolności psychofizycznej (np. kierowcy, operatorzy maszyn), można przechowywać kopie orzeczeń lekarskich i psychologicznych. Trzeba jednak zachować szczególną ostrożność przy przetwarzaniu danych dotyczących zdrowia, które są danami szczególnej kategorii w rozumieniu RODO.
Przetwarzanie takich dokumentów powinno mieć podstawę prawną (np. art. 22[1] Kodeksu pracy lub przepisy BHP) i być ograniczone do niezbędnego minimum.
Akt małżeństwa
Akt małżeństwa może być wymagany np. przy ustalaniu prawa do zasiłku opiekuńczego lub świadczeń socjalnych. W takim przypadku lepiej poprosić pracownika o przedstawienie oryginału dokumentu i dokonanie odpowiedniego wpisu w dokumentacji, niż przechowywać kopie aktu małżeństwa.
Świadectwa urodzenia dziecka
Podobnie jak w przypadku aktu małżeństwa, świadectwa urodzenia dziecka są potrzebne przy ustalaniu prawa do zasiłku opiekuńczego, macierzyńskiego czy innych świadczeń rodzinnych. Praktyka pokazuje, że wielu pracodawców wykonuje kopie, ale rekomendowane jest ograniczenie się do wglądu i odnotowania danych w dokumentacji.
Inne dokumenty a RODO
Zasady RODO wymagają, by dane osobowe były przetwarzane:
- zgodnie z prawem,
- rzetelnie i w sposób przejrzysty,
- ograniczone do celu,
- adekwatne, stosowne i nie nadmiarowe,
- przechowywane nie dłużej niż to konieczne,
- zabezpieczone przed nieuprawnionym dostępem.
Dlatego każda kopia dokumentu powinna mieć uzasadnienie: prawne, kadrowe lub operacyjne. Brak takiego uzasadnienia oznacza ryzyko naruszenia RODO i potencjalnej kontroli ze strony UODO.
Co można, a czego nie wolno kopiować? – Podsumowanie
| Dokument | Czy można kopiować? | Uwagi |
|---|---|---|
| Dowód osobisty | NIE (co do zasady) | Wyjątek: cudzoziemcy, ustawa o cudzoziemcach |
| Prawo jazdy | TAK (w uzasadnionych przypadkach) | Tylko jeśli praca wymaga posiadania PJ |
| Paszport | TAK (dla cudzoziemców) | Ograniczyć do danych niezbędnych |
| Legitymacja szkolna/studencka | NIE | Zalecany jedynie wgląd |
| Karta kierowcy | TAK | Jeśli wynika z zakresu obowiązków (np. kierowcy) |
| Orzeczenia lekarskie i psychologiczne | TAK | Musi istnieć podstawa prawna i cel przetwarzania |
| Akt małżeństwa | Raczej NIE | Wgląd i odnotowanie wystarczające |
| Świadectwo urodzenia dziecka | Raczej NIE | Wgląd zalecany, chyba że dokument potrzebny do ZUS / zasiłków |
Jak zabezpieczać przechowywane kopie dokumentów?
Jeśli pracodawca decyduje się przechowywać kopie dokumentów, musi zadbać o ich:
- przechowywanie w miejscach zabezpieczonych przed dostępem osób nieuprawnionych,
- ograniczenie dostępu wyłącznie do upoważnionych pracowników kadr,
- określenie czasu przechowywania (np. do końca stosunku pracy lub do celów dowodowych przez 3 lata),
- zasady niszczenia niepotrzebnych kopii zgodnie z polityką ochrony danych.
Wnioski
Temat kopiowania dokumentów pracownika to istotny element zarządzania kadrami zgodnie z przepisami prawa pracy i ochrony danych osobowych. Pracodawca powinien regularnie weryfikować, jakie dokumenty są kopiowane, czy istnieje dla nich podstawa prawna i czy są niezbędne dla realizacji celów kadrowych.
Nie wszystko, co wygodne w praktyce, jest zgodne z prawem. Bezrefleksyjne kopiowanie dokumentów może narazić firmę na odpowiedzialność. Dlatego warto stosować zasadę minimalizacji danych, kierować się celowością przetwarzania i regularnie szkolić personel kadr z zakresu RODO.