Wypłata „na raty” – kiedy jest możliwa i czy zgodna z przepisami?

Wynagrodzenie za pracę to podstawowe świadczenie przysługujące pracownikowi za wykonaną pracę. W polskim prawie pracy istnieją jasne regulacje dotyczące terminowości i sposobu wypłaty wynagrodzenia. Jednak w praktyce pojawiają się sytuacje, w których pracodawcy – często z własnej inicjatywy lub za zgodą pracownika – dokonują wypłat w częściach, potocznie nazywanych „na raty”. Czy takie działanie jest legalne? Kiedy dopuszczalne? I co grozi za nieprawidłowości? Sprawdźmy.

Wynagrodzenie a przepisy Kodeksu pracy

Zgodnie z art. 85 Kodeksu pracy, wynagrodzenie za pracę powinno być wypłacane co najmniej raz w miesiącu, w stałym i z góry ustalonym terminie. Może być wypłacane częściej (np. tygodniówki, wypłaty dwutygodniowe), ale nigdy rzadziej.

Jeśli pracodawca nie wypłaca wynagrodzenia w całości, narusza obowiązki pracodawcy określone w Kodeksie pracy, co może skutkować sankcjami, a także roszczeniami ze strony pracownika.

Co oznacza wypłata „na raty”?

Pojęcie wypłaty „na raty” nie występuje wprost w przepisach prawa pracy. W praktyce oznacza sytuację, w której pracodawca wypłaca należne wynagrodzenie za dany okres w kilku częściach, np.:

• połowę wynagrodzenia 10. dnia miesiąca,
• drugą połowę 20. dnia miesiąca.

Czasami termin wypłaty drugiej części przeciąga się jeszcze bardziej – nawet na kolejny miesiąc. Taka sytuacja może budzić uzasadnione wątpliwości, zarówno po stronie pracownika, jak i organów kontrolnych.

Kiedy wypłata „na raty” jest dopuszczalna?

Aby wypłata w częściach była zgodna z przepisami, muszą zostać spełnione określone warunki:

1. Dobrowolna zgoda pracownika

Jeśli pracownik wyrazi zgodę na podział wypłaty, np. w umowie lub aneksie, sytuacja może być akceptowalna – pod warunkiem że całość wynagrodzenia za dany miesiąc zostanie wypłacona do określonego, stałego terminu. Nie można jednak żądać od pracownika, by zrzec się części wynagrodzenia lub jego terminu wypłaty.

2. Wypłata zaliczek

Jeśli pracodawca wypłaca część wynagrodzenia wcześniej jako zaliczkę (np. 5. dnia miesiąca), a resztę w ustalonym terminie wypłaty (np. 10. dnia), sytuacja jest zgodna z przepisami – o ile całość wynagrodzenia zostanie wypłacona w terminie i na zasadach określonych w umowie.

3. Wypłata składników wynagrodzenia osobno

Czasem część wynagrodzenia (np. zasadnicze) wypłacane jest w terminie, a pozostałe składniki (np. premie) w późniejszym terminie, wynikającym z wewnętrznych regulaminów. Takie działanie może być zgodne z przepisami, jeśli zasady te są przejrzyste, znane pracownikowi i nie powodują naruszenia jego praw.

Kiedy wypłata na raty jest niezgodna z przepisami?

1. Brak całości wypłaty w ustalonym terminie

Jeśli pracownik otrzymuje tylko część wynagrodzenia w terminie określonym w umowie lub regulaminie pracy, a resztę później – bez ustaleń i zgody – mamy do czynienia z naruszeniem przepisów. Takie działanie może być uznane za opóźnienie w wypłacie wynagrodzenia.

2. Działanie jednostronne pracodawcy

Nielegalne jest również dzielenie wynagrodzenia na raty bez zgody pracownika lub bez uregulowania takiego rozwiązania w układzie zbiorowym czy regulaminie wynagradzania.

3. Odwlekanie wypłaty z powodów finansowych

Tłumaczenie przez pracodawcę braku środków finansowych nie stanowi usprawiedliwienia dla niewypłacenia wynagrodzenia w terminie. Prawo pracy nie dopuszcza przesunięcia wypłat z powodu np. chwilowych problemów finansowych pracodawcy.

Konsekwencje dla pracodawcy

Pracodawca, który nie wypłaca wynagrodzenia w terminie, naraża się na:

• kary finansowe – zgodnie z art. 282 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy może być ukarany grzywną od 1000 do 30 000 zł,
• roszczenia pracownika – o odsetki, rekompensaty, a w skrajnych przypadkach także rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracodawcy,
• kontrolę PIP – Państwowa Inspekcja Pracy może przeprowadzić kontrolę w związku ze zgłoszeniem nieprawidłowości,
• negatywny wizerunek – wypłaty „na raty” mogą obniżyć zaufanie pracowników i kandydatów.

Przykład z życia: wypłata dzielona na dwie części

W jednej z firm produkcyjnych wprowadzono praktykę dzielenia wynagrodzenia: połowa była wypłacana w terminie umownym (np. 10. dnia miesiąca), a druga połowa dopiero 25. dnia. Nie było to zapisane ani w regulaminie pracy, ani w umowach z pracownikami.

Pracownicy zgłosili sprawę do PIP. Po kontroli stwierdzono naruszenie przepisów Kodeksu pracy i nałożono na pracodawcę grzywnę. Dodatkowo zobowiązano firmę do zaprzestania tej praktyki i wyrównania odsetek za opóźnienia.

Jak zabezpieczyć się przed błędami?

1. Stosuj regulaminy i aneksy

Jeśli planujesz wypłatę wynagrodzenia w dwóch częściach (np. zaliczka i dopłata), określ to precyzyjnie w regulaminie wynagradzania lub aneksie do umowy z pracownikiem.

2. Zachowaj terminowość

Bez względu na sposób wypłaty – najważniejsze, by wynagrodzenie za dany miesiąc było wypłacone w całości w stałym, ustalonym terminie.

3. Unikaj nieformalnych ustaleń

Nie dziel wynagrodzenia bez jasnych i pisemnych podstaw. Ustne ustalenia nie mają mocy prawnej w przypadku sporu.

4. Zadbaj o komunikację z zespołem

Jeśli z jakichś względów konieczne jest wprowadzenie zmian w systemie wypłat, zadbaj o transparentność i wyjaśnij pracownikom, dlaczego i jak będą wypłacane środki.

Czy są wyjątki?

Wyjątkiem mogą być sytuacje, gdy pracownik sam poprosi o wypłatę w dwóch częściach – np. z powodów prywatnych. W takiej sytuacji warto sporządzić pisemny wniosek pracownika i odpowiednie potwierdzenie ze strony pracodawcy.

Innym przypadkiem są umowy cywilnoprawne – np. umowy zlecenia – gdzie strony mają większą swobodę w ustalaniu zasad wypłaty wynagrodzenia. Jednak i tu obowiązują zasady terminowości i odpowiedniego dokumentowania wypłat.

Podsumowanie

Wypłata wynagrodzenia „na raty” to rozwiązanie, które może funkcjonować w niektórych organizacjach – ale tylko wtedy, gdy spełnia konkretne wymogi formalne i nie narusza podstawowych praw pracownika.

Aby uniknąć ryzyka prawnego i pogorszenia relacji z pracownikami, należy przestrzegać zasady:

• wynagrodzenie musi być wypłacone terminowo i w całości,
• wszelkie odstępstwa od standardowych zasad muszą być uzgodnione z pracownikiem i zapisane,
• należy dokumentować każdą wypłatę,
• w razie problemów finansowych – nie odwlekać wypłat jednostronnie, lecz szukać innych rozwiązań, np. pożyczek pracodawcy lub wsparcia zewnętrznego.

Dobre praktyki i transparentność w obszarze wynagrodzeń to fundament zaufania w relacji pracodawca–pracownik. W czasach, gdy retencja pracowników staje się coraz większym wyzwaniem, warto zadbać o solidne podstawy – a terminowa wypłata to jedna z nich.