Dokumentacja BHP w aktach osobowych – najnowsze wymagania

Zarządzanie dokumentacją pracowniczą to jedno z kluczowych zadań działu kadr. W ostatnich latach nastąpiły istotne zmiany w zakresie prowadzenia akt osobowych, w tym dokumentacji dotyczącej bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP). W artykule przybliżamy, jakie dokumenty BHP muszą znaleźć się w aktach osobowych pracownika, jakie są aktualne przepisy prawne oraz jak prawidłowo prowadzić i przechowywać tę dokumentację zgodnie z najnowszymi wymaganiami.

Czym jest dokumentacja BHP?

Dokumentacja BHP to ogół dokumentów związanych z zapewnieniem pracownikowi bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Obejmuje zarówno dokumenty wymagane przy zatrudnieniu, jak i te tworzone w trakcie trwania stosunku pracy – np. potwierdzenia szkoleń, zaświadczenia lekarskie, protokoły powypadkowe, czy dokumentację dotyczącą przydzielonego sprzętu ochronnego.

Podział akt osobowych a dokumentacja BHP

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, akta osobowe składają się z czterech części:

• Część A – dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie
• Część B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia
• Część C – dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy
• Część D – dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową i dyscyplinarną pracownika

Dokumenty BHP znajdują swoje miejsce głównie w części B, chociaż niektóre z nich mogą również trafiać do części C (np. protokoły powypadkowe sporządzone pod koniec zatrudnienia).

Jakie dokumenty BHP należy przechowywać w aktach osobowych?

Do dokumentacji BHP, która powinna znaleźć się w aktach osobowych, należą m.in.:

1. Zaświadczenia lekarskie

• Orzeczenie lekarza medycyny pracy o braku przeciwwskazań do wykonywania pracy na danym stanowisku.
• Wstępne, okresowe i kontrolne badania lekarskie.
• Skierowania na badania profilaktyczne.

Wszystkie dokumenty medyczne trafiają do części B akt osobowych. Pracodawca ma obowiązek skierowania pracownika na badania lekarskie przed rozpoczęciem pracy oraz w odpowiednich odstępach czasu w trakcie zatrudnienia.

2. Potwierdzenia szkoleń BHP

• Potwierdzenie odbycia szkolenia wstępnego BHP.
• Okresowe szkolenia BHP – potwierdzone protokołami lub zaświadczeniami.
• Programy szkoleń (w przypadku szkoleń wewnętrznych).

Szkolenie wstępne jest obowiązkowe przed rozpoczęciem pracy i musi być potwierdzone na piśmie. Okresowość szkoleń zależy od rodzaju stanowiska i stopnia zagrożeń.

3. Dokumentacja wypadków przy pracy

• Protokół powypadkowy (w przypadku wypadku przy pracy).
• Karta wypadku (w przypadku wypadku w drodze do pracy lub z pracy).
• Notatki służbowe, oświadczenia świadków, inne dokumenty powiązane.

Dokumentacja powypadkowa jest kluczowa z punktu widzenia obowiązków pracodawcy oraz roszczeń pracownika.

4. Dokumentacja środków ochrony indywidualnej

• Potwierdzenie wydania odzieży i obuwia roboczego.
• Ewidencja środków ochrony indywidualnej i sprzętu ochronnego.
• Instrukcje stosowania i użytkowania środków ochrony.

Pracodawca jest zobowiązany do wyposażenia pracownika w środki ochrony, jeśli na stanowisku występują zagrożenia.

5. Instrukcje stanowiskowe BHP i potwierdzenia zapoznania się z nimi

• Potwierdzenia na piśmie, że pracownik zapoznał się z instrukcją stanowiskową.
• Egzemplarze instrukcji (przechowywane najczęściej poza aktami osobowymi, ale potwierdzenia – w aktach).

Nowe wymagania dotyczące dokumentacji BHP od 2019 roku

Od 1 stycznia 2019 r. obowiązuje nowe rozporządzenie dotyczące prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Najważniejsze zmiany, które mają wpływ na dokumentację BHP to:

1. Możliwość prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej

Pracodawcy mogą prowadzić akta osobowe i dokumentację pracowniczą, w tym dokumentację BHP, w formie cyfrowej. Warunkiem jest spełnienie wymagań bezpieczeństwa i integralności danych, m.in. potwierdzenie autentyczności i integralności dokumentów, odpowiednie oprogramowanie i systemy informatyczne.

2. Skrócony okres przechowywania dokumentacji

Jeśli pracodawca zgłosił do ZUS raporty ZUS RIA, może przechowywać dokumentację tylko przez 10 lat od ustania stosunku pracy (zamiast 50 lat).

Warto jednak pamiętać, że niektóre dokumenty BHP (np. dokumentacja powypadkowa) mają odrębne terminy przechowywania – np. 10 lat od dnia wypadku.

3. Doprecyzowanie struktury akt osobowych

Dokumentacja BHP musi być uporządkowana w odpowiednich częściach akt osobowych – głównie w części B. Dobrą praktyką jest numerowanie stron i tworzenie spisu treści w każdej części.

Jak prowadzić dokumentację BHP zgodnie z RODO?

Wszelkie dane medyczne oraz informacje o wypadkach przy pracy są danymi szczególnej kategorii i podlegają szczególnej ochronie na mocy RODO. Dział HR musi więc zadbać o:

• Przechowywanie dokumentów w zamkniętych, niedostępnych miejscach (szafy zamykane na klucz lub systemy elektroniczne z ograniczonym dostępem),
• Ograniczony dostęp tylko dla upoważnionych pracowników,
• Szyfrowanie i zabezpieczenia haseł w systemach elektronicznych,
• Prowadzenie rejestru przetwarzania danych (np. dla dokumentów powypadkowych).

Najczęstsze błędy w dokumentacji BHP w aktach osobowych

W praktyce działów kadr zdarzają się liczne nieprawidłowości. Oto najczęstsze z nich:

• Brak aktualnych badań lekarskich w aktach,
• Brak potwierdzenia odbycia szkolenia wstępnego,
• Trzymanie dokumentacji powypadkowej poza aktami osobowymi lub brak jej w ogóle,
• Wydanie środków ochrony bez potwierdzenia odbioru,
• Nieuporządkowanie dokumentów według wymogów rozporządzenia.

Jak przygotować się do kontroli PIP?

Dokumentacja BHP jest często sprawdzana przez Państwową Inspekcję Pracy (PIP). Aby uniknąć kar i zaleceń pokontrolnych, warto:

• Regularnie aktualizować badania lekarskie i szkolenia BHP,
• Prowadzić uporządkowaną dokumentację (teczki, spisy treści, numeracja),
• Zachować potwierdzenia odbioru instrukcji, środków ochrony, szkoleń,
• Przechowywać dokumenty zgodnie z RODO,
• Znać terminy przechowywania różnych kategorii dokumentów.

Podsumowanie

Dokumentacja BHP w aktach osobowych to nie tylko formalność, ale kluczowy element dbałości o bezpieczeństwo pracowników i zgodność z przepisami prawa. Zmiany wprowadzone od 2019 roku, w tym możliwość cyfryzacji dokumentów i skrócenie okresu ich przechowywania, ułatwiają pracę działom HR, ale jednocześnie stawiają nowe wymagania organizacyjne.

Dobrze prowadzona dokumentacja to nie tylko zabezpieczenie przed konsekwencjami kontroli, ale też wyraz profesjonalizmu organizacji. Działy kadr powinny regularnie aktualizować swoją wiedzę i procedury, aby zapewnić zgodność z przepisami BHP oraz RODO – i w efekcie, bezpieczne warunki pracy dla wszystkich zatrudnionych.