Umowa na czas określony – jak ją prawidłowo rozwiązać?

Umowa o pracę na czas określony to jedna z najczęściej stosowanych form zatrudnienia w Polsce. Jej elastyczność jest ceniona zarówno przez pracodawców, jak i pracowników – zwłaszcza w sytuacjach, gdy potrzeba zatrudnienia jest tymczasowa lub związana z realizacją konkretnego projektu. Choć jej treść może wydawać się prostsza od umowy bezterminowej, sposób jej rozwiązania rodzi wiele pytań i wątpliwości – szczególnie w kontekście przepisów Kodeksu pracy. W tym artykule omawiamy, jak zgodnie z prawem zakończyć umowę na czas określony, unikając błędów formalnych i ryzyka sporu z pracownikiem.

Czym jest umowa na czas określony?

Umowa o pracę na czas określony to umowa zawierana z góry na określony czas – np. 6 miesięcy, rok czy dwa lata. Może dotyczyć zarówno pracy pełnoetatowej, jak i części etatu. Zgodnie z aktualnymi przepisami:

można zawrzeć maksymalnie 3 umowy na czas określony z tym samym pracownikiem,
łączny okres trwania takich umów nie może przekroczyć 33 miesięcy.

Przekroczenie tych limitów powoduje automatyczne przekształcenie umowy w umowę na czas nieokreślony, chyba że zachodzi szczególna przyczyna obiektywna (np. zastępstwo, projekt sezonowy, itp.).

Czy umowę na czas określony można wypowiedzieć?

Tak. Od nowelizacji przepisów z 2016 roku, każda umowa na czas określony – niezależnie od tego, czy trwa 2 tygodnie, czy 2 lata – może zostać wypowiedziana z zachowaniem okresu wypowiedzenia.

Jedyny warunek: w treści umowy musi znaleźć się klauzula o możliwości jej wypowiedzenia za 2-tygodniowym wypowiedzeniem, jeśli została zawarta na mniej niż 6 miesięcy. W przypadku umów dłuższych – wypowiedzenie jest możliwe niezależnie od takiej klauzuli.

Okres wypowiedzenia – ile wynosi?

Okres wypowiedzenia umowy na czas określony jest taki sam jak w przypadku umowy na czas nieokreślony i zależy wyłącznie od stażu pracy u danego pracodawcy:

2 tygodnie – jeśli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy,
1 miesiąc – jeśli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy,
3 miesiące – jeśli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata.

Warto podkreślić, że do okresu zatrudnienia wliczają się wszystkie wcześniejsze umowy o pracę zawarte z tym samym pracodawcą (nawet te zakończone wcześniej).

Jakie obowiązki ma pracodawca przy wypowiedzeniu?

Aby skutecznie wypowiedzieć umowę o pracę na czas określony, pracodawca musi:

Złożyć wypowiedzenie na piśmie – forma ustna lub e-mailowa nie ma skutku prawnego.
Wskazać datę złożenia wypowiedzenia oraz okres wypowiedzenia.
Dostarczyć dokument osobiście lub za potwierdzeniem odbioru (poczta, kurier).
Zachować okres wypowiedzenia liczony od dnia następnego po doręczeniu.
Poinformować pracownika o przysługującym mu prawie do odwołania się do sądu pracy (standardowy element każdego wypowiedzenia).

Uwaga: Od 2023 r. nie jest już wymagane podawanie przyczyny wypowiedzenia umowy na czas określony tylko w przypadku wypowiedzenia dokonanego przez pracownika. Pracodawca musi wskazać przyczynę wypowiedzenia, która powinna być:

prawdziwa,
konkretna,
znana pracownikowi.

Co może być przyczyną wypowiedzenia?

Przyczyna wypowiedzenia powinna być dostosowana do rzeczywistej sytuacji w zakładzie pracy. Przykłady dopuszczalnych przyczyn:

reorganizacja struktury działu,
zmniejszenie zapotrzebowania na dane stanowisko,
częste nieobecności pracownika,
brak osiągania oczekiwanych wyników mimo wcześniejszych rozmów,
utrata finansowania projektu, do którego pracownik był przypisany.

Nie wystarczy ogólne stwierdzenie: „brak współpracy” – każda przyczyna powinna być opisana możliwie konkretnie, aby spełnić wymagania formalne i być zrozumiałą dla pracownika oraz ewentualnie sądu pracy.

Czy można rozwiązać umowę bez wypowiedzenia?

Tak, ale tylko w szczególnych sytuacjach. Umowa na czas określony może zostać rozwiązana bez wypowiedzenia:

z winy pracownika – np. ciężkie naruszenie obowiązków (art. 52 KP),
z przyczyn niezawinionych przez pracownika – np. niezdolność do pracy trwająca ponad dopuszczalne limity (art. 53 KP),
za porozumieniem stron – w dowolnym momencie, jeśli obie strony wyrażą zgodę na zakończenie współpracy.

Warto każdorazowo skonsultować takie przypadki z działem prawnym lub specjalistą ds. kadr, ponieważ zwolnienie dyscyplinarne musi być dobrze udokumentowane i poparte dowodami.

Porozumienie stron – wygodne, ale wymaga zgody

Zakończenie umowy o pracę na czas określony za porozumieniem stron to najprostsza forma zakończenia stosunku pracy – ale wymaga obopólnej zgody. Żadna ze stron nie może narzucić drugiej tej formy. W porozumieniu należy wskazać datę rozwiązania umowy oraz ewentualne dodatkowe ustalenia (np. urlop, ekwiwalent, zachowanie tajemnicy).

Najczęstsze błędy pracodawców

Brak pisemnej formy wypowiedzenia – powoduje jego nieważność.
Brak wskazania przyczyny wypowiedzenia – od 2023 roku wymagane przy każdej umowie.
Błędnie obliczony okres wypowiedzenia – np. nieuwzględnienie wcześniejszych umów.
Wręczenie wypowiedzenia w niewłaściwy sposób – np. przesłanie e-mailem bez potwierdzenia.
Zbyt ogólna lub nieprawdziwa przyczyna wypowiedzenia – naraża na przegraną w sądzie pracy.

Obowiązki przy zakończeniu umowy

Po rozwiązaniu umowy o pracę, pracodawca powinien:

wystawić świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia ustania stosunku pracy,
rozliczyć urlop wypoczynkowy i wypłacić ekwiwalent (jeśli nie został wykorzystany),
przekazać informacje do ZUS i PPK,
zamknąć kartę wynagrodzeń i przekazać PIT-11 do końca lutego następnego roku.

Podsumowanie

Choć umowa o pracę na czas określony może wydawać się mniej zobowiązująca niż umowa na czas nieokreślony, jej rozwiązanie wymaga zachowania szeregu formalności. Kluczowe jest przestrzeganie okresów wypowiedzenia, zachowanie formy pisemnej i wskazanie rzeczywistej przyczyny wypowiedzenia. Tylko wówczas pracodawca może mieć pewność, że zakończenie umowy odbędzie się zgodnie z przepisami i nie doprowadzi do niepotrzebnego sporu sądowego.