Szkolenia obowiązkowe a dobrowolne – różnice i przykłady
W każdej firmie rozwój kompetencji pracowników odgrywa kluczową rolę w osiąganiu celów biznesowych. Jednym z najczęściej stosowanych narzędzi są szkolenia – zarówno obowiązkowe, jak i dobrowolne. Choć oba typy mają wspólny cel: podnoszenie kwalifikacji kadry, to znacznie różnią się zakresem, źródłem obowiązku ich przeprowadzania, a także konsekwencjami ich zaniechania. W artykule przedstawiamy różnice między szkoleniami obowiązkowymi a dobrowolnymi, podajemy przykłady i omawiamy, jak właściwie wdrożyć oba typy w firmie.
Czym są szkolenia obowiązkowe?
Szkolenia obowiązkowe to te, których przeprowadzenie wynika wprost z przepisów prawa, najczęściej z Kodeksu pracy lub przepisów szczególnych. Ich brak może skutkować poważnymi konsekwencjami – zarówno dla pracodawcy (np. kary finansowe lub odpowiedzialność karna), jak i dla pracownika (brak dopuszczenia do pracy).
Do najważniejszych szkoleń obowiązkowych należą:
- szkolenia BHP (wstępne i okresowe),
- szkolenia z zakresu ochrony danych osobowych (RODO),
- szkolenia przeciwpożarowe,
- szkolenia specjalistyczne wymagane przepisami (np. dla operatorów wózków widłowych, spawaczy, pracowników medycznych).
Obowiązkowe szkolenia muszą być odpowiednio udokumentowane – potwierdzone zaświadczeniami, wpisami do akt osobowych lub protokołami.
Czym są szkolenia dobrowolne?
Szkolenia dobrowolne, w odróżnieniu od obowiązkowych, nie wynikają bezpośrednio z przepisów prawa. Są inicjowane przez pracodawcę, menedżerów lub samych pracowników. Ich celem jest zazwyczaj rozwój kompetencji miękkich i twardych, podniesienie efektywności, integracja zespołu lub adaptacja do zmian technologicznych.
Typowe przykłady szkoleń dobrowolnych to:
- szkolenia z obsługi nowych programów i systemów informatycznych,
- kursy językowe,
- warsztaty z zakresu komunikacji i zarządzania stresem,
- szkolenia z umiejętności prezentacyjnych lub sprzedażowych,
- coachingi i mentoringi.
Choć nie są one wymagane przepisami, to pracodawcy chętnie je organizują, ponieważ inwestycja w rozwój pracowników przekłada się bezpośrednio na wyniki firmy.
Główne różnice między szkoleniami obowiązkowymi a dobrowolnymi
| Kryterium | Szkolenia obowiązkowe | Szkolenia dobrowolne |
|---|---|---|
| Źródło obowiązku | Przepisy prawa (np. Kodeks pracy) | Decyzja pracodawcy lub inicjatywa pracownika |
| Konsekwencje braku | Kara grzywny, brak dopuszczenia do pracy | Brak konsekwencji prawnych |
| Finansowanie | Obowiązkowo przez pracodawcę | Zazwyczaj przez pracodawcę (czasem współfinansowane) |
| Dokumentacja | Obowiązkowa (zaświadczenia, wpisy) | Rekomendowana, ale nieobowiązkowa |
| Cel | Bezpieczeństwo, zgodność z przepisami | Rozwój kompetencji, wzrost efektywności |
Jak skutecznie wdrażać oba typy szkoleń?
Aby wdrożenie szkoleń – zarówno obowiązkowych, jak i dobrowolnych – było skuteczne, warto kierować się kilkoma zasadami:
- Analiza potrzeb szkoleniowych – warto regularnie diagnozować potrzeby pracowników i całych zespołów. Pomaga w tym analiza wyników, ankiety i rozmowy indywidualne.
- Dobrze zaplanowany harmonogram – szkolenia obowiązkowe powinny być zaplanowane z odpowiednim wyprzedzeniem, tak aby każdy nowy pracownik mógł je odbyć na czas.
- Wybór odpowiednich wykonawców – zarówno w przypadku BHP, jak i szkoleń rozwojowych, warto wybierać sprawdzonych dostawców, którzy dopasują zakres do potrzeb firmy.
- Włączanie pracowników w decyzje – pozwolenie pracownikom na zgłaszanie tematów szkoleń zwiększa ich zaangażowanie i skuteczność działań.
- Monitorowanie efektów – warto sprawdzać, czy szkolenia przynoszą oczekiwane rezultaty – np. przez testy, ewaluację lub pomiar wskaźników wydajności.
Przykłady wdrożeń w praktyce
W wielu firmach szkolenia obowiązkowe są realizowane automatycznie – nowi pracownicy przechodzą BHP już w pierwszym dniu pracy, a okresowe aktualizacje wpisane są w kalendarz HR. Dobrym przykładem efektywnego wdrożenia szkoleń dobrowolnych jest sytuacja, w której firma rozwija się technologicznie i wdraża nowe narzędzia – np. system CRM. Organizując warsztaty z jego obsługi, pracodawca skraca czas wdrożenia, zmniejsza liczbę błędów i poprawia jakość pracy zespołu.
Inna praktyka to organizowanie szkoleń miękkich (np. „Jak radzić sobie ze stresem”), które poprawiają atmosferę i zdrowie psychiczne pracowników – co przekłada się na niższą absencję i rotację.
Dofinansowanie i ulgi na szkolenia
Warto pamiętać, że część szkoleń – zarówno obowiązkowych, jak i dobrowolnych – może być współfinansowana. Pracodawcy mogą ubiegać się o środki z Krajowego Funduszu Szkoleniowego (KFS), a także z funduszy unijnych. Warunkiem jest przygotowanie planu rozwoju kompetencji i złożenie odpowiedniego wniosku. W przypadku pracodawców zatrudniających osoby z niepełnosprawnościami możliwe są dodatkowe ulgi na szkolenia i doradztwo zawodowe.
Nowoczesne podejście do szkoleń – blended learning i e-learning
Współczesne firmy coraz częściej sięgają po nowoczesne formy szkoleń – jak e-learning, webinary czy blended learning (łączący szkolenia online z tradycyjnymi). Taka forma pozwala zaoszczędzić czas, ograniczyć koszty i dopasować tempo nauki do uczestnika. Szczególnie skuteczne są platformy, które pozwalają na śledzenie postępów, zdobywanie certyfikatów i dostęp do materiałów przez całą dobę.
Podsumowanie
Szkolenia obowiązkowe i dobrowolne pełnią różne funkcje, ale razem tworzą spójną politykę rozwoju pracowników. Pierwsze są fundamentem bezpieczeństwa i zgodności z przepisami, drugie – motorem rozwoju i przewagi konkurencyjnej. Skuteczne wdrożenie obu typów szkoleń wymaga zaangażowania, planowania i dopasowania do realnych potrzeb firmy. Pracodawcy, którzy inwestują w wiedzę i kompetencje swojej kadry, zyskują bardziej zaangażowany zespół, mniejsze ryzyko błędów oraz pozytywny wizerunek pracodawcy.