🌍 Zatrudnianie cudzoziemców – obowiązki działu kadr
Zatrudnienie cudzoziemca w firmie to proces, który wymaga od działu kadr nie tylko znajomości przepisów prawa pracy, ale również procedur związanych z legalizacją pobytu i pracy w Polsce. W artykule przedstawiamy najważniejsze obowiązki kadrowe oraz dobre praktyki, które pozwolą uniknąć błędów i sankcji.
🧾 Legalny pobyt to podstawa
Pierwszym i absolutnie kluczowym obowiązkiem działu kadr jest weryfikacja legalności pobytu cudzoziemca w Polsce. Osoba spoza Unii Europejskiej musi posiadać jeden z dokumentów uprawniających do przebywania na terytorium RP, np.:
- wizę krajową (typ D),
- zezwolenie na pobyt czasowy lub stały,
- kartę pobytu z dostępem do rynku pracy.
🔍 Ważne! Legalność pobytu nie zawsze oznacza legalność pracy. To dwa różne procesy i oba muszą być spełnione jednocześnie.
📑 Rodzaje zezwoleń na pracę
W zależności od obywatelstwa i rodzaju wykonywanej pracy, pracodawca może potrzebować jednego z poniższych dokumentów:
- Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi – dla obywateli 6 państw (np. Ukraina, Gruzja),
- Zezwolenie na pracę typu A – standardowe zezwolenie, wydawane przez wojewodę,
- Zezwolenie na pobyt i pracę – tzw. jednolite zezwolenie (cudzoziemiec sam składa wniosek),
- Zezwolenie na pracę sezonową – w przypadku prac krótkoterminowych.
Dział kadr musi dopilnować, by zatrudnienie było zgodne z treścią zezwolenia (stanowisko, pracodawca, czas trwania itp.).
🧷 Obowiązki dokumentacyjne pracodawcy
Po zatrudnieniu cudzoziemca dział kadr ma obowiązek:
✅ przechowywać kopię dokumentu pobytowego i dokumentu zezwalającego na pracę,
✅ zgłosić zatrudnienie do ZUS lub KRUS,
✅ zawrzeć umowę pisemnie i przetłumaczyć ją na język zrozumiały dla cudzoziemca,
✅ zgłosić cudzoziemca do urzędu pracy – jeśli wymagają tego przepisy danego zezwolenia,
✅ zgłosić rozpoczęcie pracy w terminie, np. w przypadku oświadczenia – maks. 7 dni od daty wskazanej w oświadczeniu.
📌 Kontrola legalności zatrudnienia
W przypadku kontroli Straży Granicznej lub PIP, pracodawca (czyli najczęściej dział kadr) musi okazać:
- umowę z cudzoziemcem,
- dokument potwierdzający legalność pobytu,
- zezwolenie na pracę (lub dokument zwalniający z obowiązku posiadania zezwolenia),
- potwierdzenie zgłoszenia do ZUS.
📣 Brak któregokolwiek z tych dokumentów może skutkować karą od 1 000 do 30 000 zł!
🌐 Zatrudnianie obywateli UE
Zatrudnienie obywateli Unii Europejskiej i EFTA (np. z Niemiec, Czech czy Hiszpanii) jest znacznie prostsze – nie wymaga zezwoleń. Kadry mają obowiązek:
- zgłosić pracownika do ZUS,
- przechowywać dokumenty tożsamości (np. paszport, dowód osobisty),
- prowadzić akta osobowe na zasadach ogólnych.
📚 Dobre praktyki w zatrudnianiu cudzoziemców
🔹 Zawsze weryfikuj dokumenty przed zatrudnieniem – zwłaszcza daty i zgodność danych.
🔹 Ustal z góry, kto odpowiada za legalizację pobytu i pracy – firma czy kandydat.
🔹 Przekazuj umowę w języku zrozumiałym dla cudzoziemca – może to być wersja dwujęzyczna.
🔹 Zadbaj o szkolenie z BHP i poinformowanie o prawach pracowniczych.
🔹 Monitoruj daty ważności dokumentów – ustal system przypomnień.
⚠️ Sankcje za nielegalne zatrudnienie
Nielegalne zatrudnienie cudzoziemca może skutkować:
- grzywną do 30 000 zł,
- odpowiedzialnością karną osoby odpowiedzialnej za kadry,
- koniecznością pokrycia kosztów wydalenia cudzoziemca,
- zakazem zatrudniania cudzoziemców przez firmę.
📌 Podsumowanie
Zatrudnienie cudzoziemca to nie tylko szansa dla firmy, ale też konkretny obowiązek prawny. Dział kadr powinien działać z najwyższą starannością, opierając się na przepisach i aktualnych procedurach. Dzięki temu można nie tylko uniknąć problemów, ale też budować profesjonalny wizerunek pracodawcy przyjaznego różnorodności kulturowej.