💼 PPK i PPE – co powinien wiedzieć dział kadr?
Zarówno PPK (Pracownicze Plany Kapitałowe), jak i PPE (Pracownicze Programy Emerytalne) są dodatkowymi formami oszczędzania na emeryturę, w które zaangażowane są nie tylko państwo i pracownik, ale również pracodawca.
Z perspektywy działu kadr ich prawidłowa obsługa to nie tylko obowiązek ustawowy, ale również istotny element employer brandingu i polityki benefitowej.
Co dokładnie powinien wiedzieć dział kadr, obsługując PPK lub PPE? Kiedy trzeba je wdrożyć? Jak je rozróżnić? Oto najważniejsze informacje!
📌 Czym jest PPK i PPE – podstawowe różnice
| Cecha | PPK | PPE |
|---|---|---|
| Podstawa prawna | Ustawa z 4.10.2018 r. o PPK | Ustawa z 20.04.2004 r. o PPE |
| Udział pracodawcy | Obowiązkowy, jeśli nie ma PPE | Dobrowolny |
| Składki | Pracownik + pracodawca + państwo | Pracownik + pracodawca |
| Obowiązek wdrożenia | Tak (jeśli nie ma PPE) | Nie (dobrowolny) |
| Możliwość rezygnacji | Tak, pracownik może złożyć deklarację | Przystąpienie dobrowolne |
| Przechowywanie danych | TFI (Towarzystwa Funduszy Inwestycyjnych) | Pracowniczy fundusz emerytalny |
🧠 PPK – co powinien wiedzieć dział kadr?
PPK to obowiązkowy system oszczędzania dla wszystkich firm, które nie mają wdrożonego PPE na odpowiednich warunkach. Obejmuje pracowników między 18 a 55 rokiem życia (z automatu) oraz pracowników 55–70-letnich (na wniosek).
📋 Obowiązki działu kadr w ramach PPK:
- Rejestracja pracowników w PPK co 4 lata (tzw. autozapis, najbliższy: 1.04.2027),
- Obsługa rezygnacji z PPK (deklaracje),
- Odprowadzanie składek do wybranego TFI,
- Ewidencjonowanie składek w dokumentacji płacowej,
- Przekazywanie danych do instytucji finansowej (termin: do 15. dnia miesiąca),
- Informowanie pracowników o przysługujących prawach.
📌 Wysokość składek PPK:
- Pracodawca: 1,5% wynagrodzenia brutto (możliwe dodatkowe 2,5%),
- Pracownik: 2% wynagrodzenia brutto (możliwe zwiększenie do 4%),
- Państwo: jednorazowa wpłata powitalna 250 zł + dopłaty roczne 240 zł.
🧩 PPE – co powinien wiedzieć dział kadr?
PPE to dobrowolna forma oszczędzania – jeśli firma zdecyduje się go wdrożyć i zapewni wpłatę minimum 3,5% wynagrodzenia, może unikać obowiązku wprowadzania PPK.
📋 Obowiązki działu kadr w ramach PPE:
- Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji PPE (regulamin, listy uczestników),
- Naliczanie i przekazywanie składek do funduszu emerytalnego,
- Komunikacja z pracownikami i instytucją finansową,
- Zgłoszenie programu do KNF (jeśli jest tworzony po raz pierwszy),
- Aktualizowanie danych uczestników.
📌 Korzyść dla pracodawcy:
Firma z prawidłowo wdrożonym PPE jest zwolniona z obowiązku uruchamiania PPK – to często rozwiązanie preferowane przez większe organizacje.
📈 Co powinien wiedzieć dział kadr obsługując oba programy?
✅ Terminowość to klucz – niedotrzymanie terminów przekazania składek lub danych może skutkować karami.
✅ Przejrzysta komunikacja z pracownikami – szczególnie w przypadku autozapisu do PPK i dobrowolnego przystąpienia do PPE.
✅ Prawidłowe naliczanie składek – błędy w listach płac mogą prowadzić do roszczeń pracowników.
✅ Zgodność z RODO – wszystkie dane osobowe muszą być przetwarzane zgodnie z przepisami.
✅ Współpraca z działem płac – dane przekazywane do TFI i funduszy muszą być spójne z wypłatami.
❗ Konsekwencje błędów w PPK i PPE
❌ Kara grzywny do 1,5% funduszu wynagrodzeń za:
- brak zawarcia umowy o zarządzanie PPK,
- nieprzekazanie składek w terminie,
- nieprzechowywanie dokumentacji PPK,
- niewłaściwą komunikację z pracownikami.
🟢 PPK i PPE – podsumowanie dla działu kadr
| Obszar | PPK | PPE |
|---|---|---|
| Wdrożenie | Obowiązkowe (jeśli brak PPE) | Dobrowolne |
| Udział pracownika | Automatyczny (z opcją rezygnacji) | Dobrowolny |
| Wsparcie państwa | Tak | Nie |
| Zwalnia z PPK? | Nie dotyczy | ✅ Tak, jeśli PPE spełnia wymogi |