Audyt akt osobowych po digitalizacji – najczęstsze braki i jak je wykrywać systemowo

Wprowadzenie

Digitalizacja dokumentacji pracowniczej to jeden z najważniejszych kierunków zmian w zarządzaniu kadrami w ostatnich latach. Od 2019 roku polskie przepisy umożliwiają prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej, co pozwala firmom ograniczyć archiwa papierowe i usprawnić dostęp do danych kadrowych.

Jednocześnie przejście z papierowych teczek pracowniczych do systemów elektronicznych nie oznacza, że ryzyko błędów w dokumentacji znika. W wielu organizacjach digitalizacja ujawnia nowe problemy: brak części dokumentów, błędne przypisanie plików do pracownika, nieczytelne skany czy brak podpisów elektronicznych potwierdzających zgodność z oryginałem.

Dlatego coraz więcej firm decyduje się na audyt akt osobowych po digitalizacji, którego celem jest sprawdzenie kompletności dokumentacji oraz zgodności z przepisami prawa pracy i rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej.

W tym artykule wyjaśniamy:

jakie są najczęstsze braki w zdigitalizowanych aktach osobowych,
jakie wymagania prawne musi spełniać e-dokumentacja pracownicza,
jak wykrywać błędy systemowo,
jak przygotować organizację na kontrolę PIP lub audyt HR.

Digitalizacja akt osobowych – podstawa prawna

Możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej została wprowadzona ustawą z 10 stycznia 2018 r. dotyczącą skrócenia okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacji.

Na jej podstawie od 1 stycznia 2019 r. pracodawcy mogą prowadzić dokumentację pracowniczą w postaci elektronicznej zamiast papierowej.

Szczegółowe zasady prowadzenia dokumentacji określa:

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Rozporządzenie wskazuje między innymi:

sposób prowadzenia akt osobowych,
wymagania dotyczące odwzorowania cyfrowego dokumentów,
zasady przechowywania dokumentacji w systemach informatycznych,
sposób przenoszenia dokumentacji między systemami.

Warto pamiętać, że dokumentacja pracownicza musi być prowadzona tak, aby zapewnić:

kompletność danych
integralność dokumentów
bezpieczeństwo informacji
łatwy dostęp do dokumentacji pracownika.

Struktura akt osobowych po zmianach przepisów

W praktyce audyt akt osobowych po digitalizacji powinien rozpocząć się od sprawdzenia struktury dokumentacji.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami akta osobowe pracownika są podzielone na części tematyczne.

Do 2023 roku były to cztery części:

A – dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie
B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i jego przebiegu
C – dokumenty związane z rozwiązaniem stosunku pracy
D – dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej

Od 2023 roku pojawiła się dodatkowa część:

E – dokumenty dotyczące kontroli trzeźwości lub środków działających podobnie do alkoholu.

Każda z tych części powinna być odpowiednio odwzorowana w systemie elektronicznym.

Najczęstsze braki w zdigitalizowanych aktach osobowych

Podczas audytów kadrowych można zauważyć powtarzające się błędy. Część z nich wynika z niedokładnego procesu skanowania, inne z nieprawidłowej organizacji dokumentacji w systemie HR.

1. Brak kompletu dokumentów z procesu rekrutacji

Najczęściej brakuje:

kwestionariusza osobowego kandydata,
CV lub listu motywacyjnego,
zgody na przetwarzanie danych osobowych,
dokumentów potwierdzających kwalifikacje.

Braki te pojawiają się często dlatego, że w procesie digitalizacji skupiono się głównie na dokumentach kadrowych powstałych po zatrudnieniu.

2. Niepełna dokumentacja przebiegu zatrudnienia

W części B akt osobowych powinny znaleźć się między innymi:

umowa o pracę,
zakres obowiązków,
potwierdzenie zapoznania z regulaminami,
dokumenty BHP,
zmiany warunków zatrudnienia.

Podczas audytu okazuje się często, że:

aneksy do umów nie zostały zeskanowane,
brak dokumentów dotyczących zmiany stanowiska,
brak potwierdzeń zapoznania się z regulaminami.

3. Braki w dokumentacji rozwiązania stosunku pracy

Część C akt osobowych powinna zawierać m.in.:

wypowiedzenie umowy,
porozumienie o rozwiązaniu umowy,
świadectwo pracy,
dokumentację dotyczącą odwołań pracownika.

W systemach elektronicznych często brakuje:

potwierdzeń odbioru świadectwa pracy,
dokumentów związanych z rozwiązaniem umowy w trybie natychmiastowym.

4. Nieczytelne skany dokumentów

Przepisy wymagają, aby odwzorowania cyfrowe dokumentów były wykonane w jakości umożliwiającej odczytanie ich treści.

W praktyce często spotyka się:

skany w niskiej rozdzielczości,
dokumenty ucięte podczas skanowania,
brak wszystkich stron dokumentu.

5. Brak potwierdzenia zgodności skanu z oryginałem

Podczas digitalizacji dokumentów papierowych należy sporządzić odwzorowanie cyfrowe i potwierdzić jego zgodność z dokumentem papierowym podpisem elektronicznym.

Brak takiego potwierdzenia jest poważnym błędem.

W praktyce oznacza to, że dokument:

może zostać uznany za nieautentyczny,
może zostać zakwestionowany podczas kontroli.

Błędy systemowe w elektronicznych aktach pracowniczych

Poza brakami w dokumentach bardzo często występują problemy wynikające z działania systemów HR.

Niewłaściwe przypisanie dokumentów

W niektórych systemach zdarza się, że dokumenty zostają przypisane do niewłaściwego pracownika.

Powody:

ręczne wprowadzanie danych,
błędy w migracji danych,
nieprawidłowe indeksowanie dokumentów.

Brak wersjonowania dokumentów

Systemy kadrowe powinny przechowywać historię zmian dokumentów.

Bez tego:

nie można ustalić, która wersja dokumentu jest aktualna,
trudniej udowodnić zgodność z przepisami.

Brak metadanych dokumentu

Każdy dokument elektroniczny powinien posiadać metadane, takie jak:

data utworzenia,
autor dokumentu,
data podpisania,
identyfikator pracownika.

Brak metadanych utrudnia wyszukiwanie dokumentów oraz przeprowadzanie audytu.

Jak wykrywać braki w aktach osobowych systemowo

Ręczne sprawdzanie dokumentacji pracowników jest czasochłonne i podatne na błędy. Dlatego coraz częściej stosuje się rozwiązania systemowe.

1. Listy kontrolne dokumentów

Pierwszym krokiem jest stworzenie checklisty dokumentów, które powinny znajdować się w każdej części akt osobowych.

Przykładowa lista dla części B może obejmować:

umowę o pracę,
badania lekarskie,
szkolenie BHP,
oświadczenia pracownika.

System powinien automatycznie wskazywać brakujące dokumenty.

2. Automatyczne raporty braków

Nowoczesne systemy HR umożliwiają generowanie raportów pokazujących:

brak dokumentu,
brak podpisu elektronicznego,
brak wymaganych danych.

Dzięki temu dział HR może szybko zidentyfikować problemy w dokumentacji.

3. Kontrola jakości skanów

Systemy mogą także analizować:

rozdzielczość skanu,
czytelność dokumentu,
kompletność pliku.

Pozwala to wychwycić dokumenty wymagające ponownego skanowania.

4. Audyt losowy dokumentacji

W wielu firmach stosuje się metodę audytu losowego.

Polega ona na:

wybraniu określonej liczby akt osobowych,
sprawdzeniu ich kompletności,
porównaniu dokumentacji elektronicznej z archiwum papierowym.

Rola audytu HR po digitalizacji

Audyt akt osobowych po digitalizacji powinien obejmować nie tylko dokumenty, ale także procesy.

Najważniejsze elementy audytu to:

sprawdzenie struktury akt osobowych,
analiza kompletności dokumentacji,
kontrola jakości odwzorowania cyfrowego,
weryfikacja systemów informatycznych,
ocena procedur zarządzania dokumentacją.

Dobrze przeprowadzony audyt pozwala wykryć błędy zanim zrobi to kontrola Państwowej Inspekcji Pracy.

Jak przygotować firmę na kontrolę PIP

Kontrole dokumentacji pracowniczej coraz częściej obejmują również e-akta.

Inspektor pracy może sprawdzić między innymi:

czy dokumentacja jest kompletna,
czy dokumenty są właściwie podpisane,
czy system informatyczny zapewnia bezpieczeństwo danych.

Dlatego organizacje powinny zadbać o:

regularne audyty akt osobowych,
szkolenia dla działów HR,
aktualizację procedur zarządzania dokumentacją.

Podsumowanie

Digitalizacja dokumentacji pracowniczej przynosi wiele korzyści organizacyjnych i technologicznych. Jednocześnie wymaga od pracodawców dużej dbałości o prawidłowe prowadzenie e-akt oraz o bezpieczeństwo danych pracowników.

Najczęstsze problemy w zdigitalizowanych aktach osobowych to:

brak części dokumentów,
nieczytelne skany,
brak podpisów elektronicznych,
błędne przypisanie dokumentów do pracowników,
brak metadanych i wersjonowania dokumentów.

Dlatego audyt akt osobowych po digitalizacji powinien stać się standardową praktyką w działach HR.

Systemowe wykrywanie braków, automatyczne raporty oraz regularne kontrole dokumentacji pozwalają nie tylko uniknąć problemów podczas kontroli, ale także uporządkować procesy kadrowe w organizacji.

W erze cyfrowego HR dobrze zaprojektowany system zarządzania dokumentacją pracowniczą staje się jednym z kluczowych elementów bezpieczeństwa prawnego pracodawcy.