Retencja dokumentów kadrowych: jak budować politykę przechowywania „bez chaosu”

Retencja dokumentów kadrowych to jeden z tych obszarów HR, które przez lata funkcjonowały w firmach „siłą rozpędu”. Dokumenty były gromadzone, odkładane do akt osobowych, archiwizowane – często bez refleksji, jak długo powinny być przechowywane i kiedy można je bezpiecznie usunąć. W efekcie wiele organizacji boryka się dziś z nadmiarem dokumentów, niejasnymi zasadami archiwizacji oraz realnym ryzykiem naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych.

Dobrze zaprojektowana polityka retencji dokumentów kadrowych nie polega na mechanicznym gromadzeniu akt „na wszelki wypadek”. Jej celem jest uporządkowanie dokumentacji w sposób zgodny z prawem, spójny organizacyjnie i możliwy do zastosowania w codziennej pracy działu kadr.

Czym jest retencja dokumentów kadrowych w praktyce HR

Retencja dokumentów oznacza określenie zasad dotyczących czasu przechowywania dokumentów, momentu ich usunięcia lub zniszczenia oraz sposobu archiwizacji. W obszarze kadrowym dotyczy to wszystkich dokumentów związanych z zatrudnieniem pracownika – zarówno tych formalnie wchodzących do akt osobowych, jak i dokumentów „okołokadrowych”.

Wbrew powszechnemu przekonaniu, nie wszystkie dokumenty kadrowe podlegają tym samym okresom przechowywania. Różnice wynikają m.in. z:

przepisów prawa pracy,
przepisów ubezpieczeniowych i podatkowych,
regulacji o ochronie danych osobowych,
funkcji, jaką dany dokument pełnił w procesie zatrudnienia.

Brak rozróżnienia tych kategorii to jeden z głównych powodów chaosu archiwizacyjnego.

Akta osobowe a pozostała dokumentacja kadrowa

Podstawowym punktem odniesienia są akta osobowe pracownika, prowadzone zgodnie z przepisami Kodeksu pracy i rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Dokumenty wchodzące do akt osobowych mają jasno określone zasady prowadzenia oraz okresy przechowywania, uzależnione m.in. od daty nawiązania stosunku pracy.

Jednak w praktyce kadrowej ogromna część dokumentów funkcjonuje poza aktami osobowymi. Są to m.in.:

dokumenty rekrutacyjne kandydatów,
wewnętrzna korespondencja kadrowa,
wnioski urlopowe i ewidencje czasu pracy,
dokumentacja związana z benefitami,
notatki służbowe i wyjaśnienia pracownicze.

To właśnie te obszary najczęściej nie są objęte spójną polityką retencji.

Dlaczego przechowywanie „na wszelki wypadek” jest ryzykowne

Wielu pracodawców wychodzi z założenia, że dłuższe przechowywanie dokumentów zwiększa bezpieczeństwo firmy. W praktyce jest często odwrotnie. Przechowywanie dokumentów bez podstawy prawnej może naruszać zasadę minimalizacji danych, wynikającą z przepisów o ochronie danych osobowych.

Ryzyko dotyczy nie tylko dokumentów zawierających dane wrażliwe. Nawet podstawowe dane osobowe pracownika nie powinny być przetwarzane dłużej, niż jest to niezbędne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane.

Brak polityki retencji prowadzi do sytuacji, w której firma:

nie wie, jakie dokumenty faktycznie posiada,
nie potrafi określić podstawy prawnej dalszego przetwarzania danych,
nie jest w stanie szybko reagować na wnioski o usunięcie danych,
naraża się na zarzuty podczas kontroli.

Okresy przechowywania dokumentów – dlaczego nie da się ich ujednolicić

Jednym z najczęstszych błędów jest próba stworzenia jednego, uniwersalnego okresu przechowywania dla całej dokumentacji kadrowej. Takie podejście upraszcza procedury, ale jest niezgodne z rzeczywistością prawną.

Przykładowo:

dokumenty płacowe muszą być przechowywane dłużej ze względu na obowiązki ubezpieczeniowe,
dokumentacja rekrutacyjna kandydatów, którzy nie zostali zatrudnieni, powinna być usuwana znacznie szybciej,
dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej lub sporów pracowniczych mogą wymagać przechowywania do czasu przedawnienia roszczeń.

Polityka retencji powinna uwzględniać te różnice, nawet jeśli oznacza to bardziej złożony system archiwizacji.

Retencja dokumentów rekrutacyjnych – jedno z najczęstszych źródeł chaosu

Dokumentacja rekrutacyjna jest szczególnie problematyczna, ponieważ często funkcjonuje poza formalnymi strukturami kadrowymi. CV, listy motywacyjne i notatki rekrutacyjne bywają przechowywane w skrzynkach mailowych, folderach prywatnych lub narzędziach ATS bez jasno określonych zasad usuwania.

W praktyce po zakończeniu rekrutacji cel przetwarzania danych kandydatów zazwyczaj przestaje istnieć. Dalsze przechowywanie dokumentów powinno być wyjątkiem, a nie regułą, i wymagać wyraźnej podstawy.

Brak procedur w tym zakresie jest częstym przedmiotem zarzutów w trakcie kontroli.

Rola RODO w polityce retencji dokumentów kadrowych

Przepisy o ochronie danych osobowych nie określają konkretnych terminów przechowywania dokumentów kadrowych. Nakładają natomiast obowiązek, aby dane były przechowywane przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do realizacji celu przetwarzania.

W praktyce oznacza to, że pracodawca musi być w stanie:

wskazać cel przetwarzania danego dokumentu,
określić moment, w którym cel ten wygasa,
uzasadnić dalsze przechowywanie dokumentu, jeżeli jest to konieczne.

Polityka retencji jest jednym z kluczowych narzędzi pozwalających spełnić te wymogi w sposób systemowy, a nie doraźny.

Jak wygląda „chaos dokumentacyjny” w praktyce audytowej

Podczas audytów kadrowych chaos dokumentacyjny objawia się zazwyczaj w podobny sposób:

brak listy dokumentów podlegających archiwizacji,
brak przypisanych okresów przechowywania,
różne praktyki w zależności od osoby prowadzącej akta,
dokumenty przechowywane równolegle w wersji papierowej i elektronicznej,
brak procedur niszczenia dokumentów.

Taki stan rzeczy utrudnia nie tylko zgodność z przepisami, ale również bieżącą pracę działu HR.

Elementy skutecznej polityki retencji dokumentów kadrowych

Dobrze zaprojektowana polityka retencji powinna być dokumentem praktycznym, a nie wyłącznie formalnym. Jej kluczowe elementy to:

katalog dokumentów kadrowych występujących w organizacji,
przypisanie okresów przechowywania do poszczególnych kategorii,
określenie formy przechowywania (papierowa, elektroniczna),
zasady archiwizacji i dostępu do dokumentów,
procedura usuwania lub niszczenia dokumentów po upływie okresu retencji.

Istotne jest, aby dokument był zrozumiały dla osób, które faktycznie pracują z dokumentacją, a nie tylko dla prawników.

Kiedy aktualizować politykę retencji

Polityka retencji dokumentów nie jest dokumentem „na zawsze”. Powinna być aktualizowana w szczególności wtedy, gdy:

zmieniają się przepisy prawa,
firma wdraża nowe systemy HR lub kadrowo-płacowe,
zmienia się model zatrudnienia (np. większy udział pracy zdalnej),
pojawiają się nowe kategorie dokumentów.

Brak aktualizacji powoduje, że nawet dobrze zaprojektowana polityka z czasem traci swoją funkcjonalność.

Retencja jako element porządkowania HR, a nie biurokracja

Wbrew obawom wielu pracodawców, polityka retencji nie musi oznaczać dodatkowej biurokracji. Dobrze wdrożona, upraszcza pracę działu kadr, ogranicza liczbę dokumentów „zalegających” bez celu i zwiększa kontrolę nad danymi osobowymi.

Największą wartością polityki retencji jest przewidywalność – zarówno dla pracodawcy, jak i dla pracowników. Jasne zasady przechowywania dokumentów ograniczają ryzyko sporów, kontroli i błędów organizacyjnych.

Podsumowanie

Retencja dokumentów kadrowych to nie techniczny dodatek do dokumentacji HR, lecz jeden z fundamentów uporządkowanego zarządzania personelem. Chaos w archiwizacji nie powstaje nagle – jest efektem lat braku decyzji i procedur.

Dobrze zaprojektowana polityka retencji pozwala przechowywać dokładnie tyle dokumentów, ile trzeba – ani mniej, ani więcej. To podejście, które chroni interesy pracodawcy, porządkuje pracę działu kadr i ogranicza ryzyko naruszeń prawa.