By /

RODO a dane z systemów WFM – jak nie przekroczyć granicy legalności

Systemy WFM (Workforce Management) na stałe wpisały się w funkcjonowanie nowoczesnych organizacji. Pozwalają planować grafiki, mierzyć czas pracy, analizować obciążenie, kontrolować realizację norm oraz optymalizować koszty zatrudnienia. Z perspektywy operacyjnej są niezwykle użyteczne. Z perspektywy ochrony danych osobowych – potencjalnie ryzykowne.

Po 2025 r., wraz z rosnącą automatyzacją zarządzania czasem pracy, integracją WFM z innymi systemami HR oraz coraz szerszym wykorzystaniem danych analitycznych, granica między legalnym przetwarzaniem danych a nadmierną ingerencją w prywatność pracownika staje się coraz cieńsza.

W tym artykule wyjaśniam:

  • jakie dane z systemów WFM podlegają RODO,
  • gdzie przebiega granica legalności ich wykorzystywania,
  • jakie są najczęstsze błędy pracodawców,
  • oraz jak HR i IT mogą wspólnie zbudować bezpieczny, zgodny z RODO model pracy z danymi WFM.

1. Czym są systemy WFM i jakie dane gromadzą?

Systemy WFM to narzędzia służące do:

  • planowania i rozliczania czasu pracy,
  • zarządzania grafikami i zmianami,
  • monitorowania realizacji norm czasu pracy,
  • analizy dostępności i obciążenia pracowników.

W praktyce systemy te przetwarzają bardzo szeroki zakres informacji, m.in.:

  • imię i nazwisko pracownika,
  • identyfikatory kadrowe,
  • harmonogramy pracy,
  • faktyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy,
  • przerwy, nadgodziny, dyżury,
  • absencje i ich przyczyny (częściowo),
  • dane lokalizacyjne (w systemach mobilnych),
  • dane z integracji z RCP, GPS, aplikacjami mobilnymi.

To oznacza, że system WFM niemal zawsze przetwarza dane osobowe, a często także dane wrażliwe lub szczególnie chronione.

2. Dane z WFM jako dane osobowe w rozumieniu RODO

2.1. Dlaczego dane czasu pracy to dane osobowe

Zgodnie z RODO dane osobowe to wszelkie informacje pozwalające zidentyfikować osobę fizyczną – bezpośrednio lub pośrednio. Dane z WFM:

  • są przypisane do konkretnego pracownika,
  • pozwalają odtworzyć jego aktywność zawodową,
  • często pokazują rytm dnia, nawyki i zachowania.

Nie ma wątpliwości, że:

  • harmonogramy,
  • logi czasu pracy,
  • raporty obecności,

to dane osobowe w pełnym znaczeniu RODO.

2.2. Dane „quasi-wrażliwe” w systemach WFM

Choć systemy WFM formalnie nie gromadzą danych szczególnych kategorii, w praktyce mogą one:

  • pośrednio ujawniać stan zdrowia (częste absencje, zwolnienia),
  • wskazywać sytuację rodzinną (preferencje zmianowe),
  • ujawniać poziom wydajności i zachowania pracownicze.

Dlatego wymagają szczególnej ostrożności.

3. Podstawy prawne przetwarzania danych z WFM

3.1. Obowiązek prawny pracodawcy

Najczęstszą podstawą przetwarzania danych WFM jest:

  • obowiązek wynikający z przepisów prawa pracy (ewidencja czasu pracy),
  • konieczność prawidłowego naliczania wynagrodzeń.

W tym zakresie:

  • zgoda pracownika nie jest wymagana,
  • a wręcz nie powinna być stosowana jako podstawa.

3.2. Uzasadniony interes pracodawcy

Część danych z WFM bywa przetwarzana w oparciu o tzw. prawnie uzasadniony interes, np.:

  • analiza obciążenia zespołów,
  • planowanie zasobów,
  • optymalizacja kosztów pracy.

Tu jednak konieczne jest:

  • przeprowadzenie testu równowagi,
  • wykazanie, że interes pracodawcy nie narusza praw pracownika.

3.3. Dlaczego zgoda jest złym pomysłem

Częsty błąd:

„Weźmiemy zgodę pracownika i problem z głowy”.

W relacji pracodawca–pracownik zgoda:

  • rzadko jest dobrowolna,
  • może być w każdej chwili cofnięta,
  • nie daje realnego zabezpieczenia prawnego.

W systemach WFM zgoda niemal nigdy nie powinna być podstawą przetwarzania danych.

4. Gdzie przebiega granica legalności w WFM?

4.1. Planowanie i ewidencja – OK

Legalne i uzasadnione jest:

  • planowanie grafiku,
  • ewidencjonowanie czasu pracy,
  • rozliczanie nadgodzin,
  • raportowanie do celów kadrowo-płacowych.

4.2. Stałe monitorowanie wydajności – obszar ryzyka

Problemy zaczynają się, gdy WFM:

  • służy do ciągłego oceniania tempa pracy,
  • porównuje pracowników w czasie rzeczywistym,
  • generuje rankingi wydajności bez jasnych zasad.

W takim przypadku:

  • może dojść do naruszenia zasady minimalizacji danych,
  • a nawet do nielegalnego monitoringu pracy.

4.3. Dane lokalizacyjne i mobilne WFM

Systemy mobilne WFM często:

  • śledzą lokalizację pracownika,
  • rejestrują moment wejścia i wyjścia z określonej strefy.

To obszar szczególnie wrażliwy, wymagający:

  • jasnego celu,
  • ograniczenia czasowego,
  • dokładnej informacji dla pracownika.

5. Najczęstsze błędy pracodawców

5.1. „Skoro system zbiera, to możemy używać”

To jeden z najpoważniejszych mitów.
Fakt, że system technicznie zbiera dane, nie oznacza, że wolno je dowolnie analizować.

5.2. Brak rozróżnienia ról dostępu

Częsty problem:

  • zbyt szeroki dostęp do danych WFM,
  • brak podziału na role (HR, menedżer, IT),
  • brak logów dostępu.

To narusza zasadę ograniczenia dostępu.

5.3. Brak informacji dla pracowników

Pracownicy często:

  • nie wiedzą, jakie dane są zbierane,
  • nie wiedzą, w jakim celu,
  • nie wiedzą, jak długo dane są przechowywane.

To naruszenie obowiązku informacyjnego RODO.

6. Zasady RODO kluczowe dla systemów WFM

6.1. Zasada minimalizacji danych

Przetwarzaj tylko:

  • te dane, które są niezbędne,
  • w zakresie koniecznym do realizacji celu.

Nie wszystko, co „ciekawe”, jest legalne.

6.2. Zasada ograniczenia celu

Dane z WFM:

  • nie mogą być wykorzystywane do innych celów niż pierwotnie określone,
  • np. do „profilowania pracownika” bez podstawy prawnej.

6.3. Zasada ograniczenia czasowego

Dane czasu pracy:

  • nie mogą być przechowywane w nieskończoność,
  • okres retencji musi być jasno określony i uzasadniony.

7. Jak bezpiecznie wdrożyć WFM zgodnie z RODO?

7.1. Audyt danych przed wdrożeniem

Zanim system ruszy:

  • określ, jakie dane będą zbierane,
  • ustal cele przetwarzania,
  • przypisz podstawy prawne.

7.2. Polityka WFM + RODO

Dobrą praktyką jest:

  • osobna procedura dot. WFM,
  • opis zakresu danych,
  • opis uprawnień,
  • zasady analityki i raportowania.

7.3. Współpraca HR, IT i IOD

Systemy WFM nie są:

  • tylko IT,
  • tylko HR.

Ich legalne funkcjonowanie wymaga:

  • zaangażowania Inspektora Ochrony Danych,
  • uzgodnienia zasad analityki,
  • regularnych przeglądów.

8. Monitoring pracy a WFM

Jeśli WFM:

  • służy do kontroli zachowania,
  • rejestruje aktywność w czasie rzeczywistym,
  • wpływa na ocenę pracownika,

może podlegać zasadom monitoringu pracy, co oznacza:

  • dodatkowe obowiązki informacyjne,
  • konieczność uregulowania w regulaminach,
  • większe ryzyko sporów.

9. Jak HR powinien raportować dane z WFM?

Bezpieczne raportowanie oznacza:

  • agregację danych,
  • anonimizację w raportach zarządczych,
  • unikanie niepotrzebnych rankingów imiennych.

Im wyższy poziom raportu, tym mniej danych osobowych.

10. Kontrola i odpowiedzialność

W przypadku kontroli:

  • sprawdzana jest dokumentacja,
  • sposób korzystania z systemu,
  • praktyka, a nie deklaracje.

Błędy w WFM mogą prowadzić do:

  • skarg pracowniczych,
  • naruszeń RODO,
  • sankcji finansowych,
  • sporów sądowych.

Podsumowanie

Systemy WFM są potężnym narzędziem zarządzania czasem pracy, ale jednocześnie obszarem wysokiego ryzyka RODO. Granica legalności nie przebiega w technologii, lecz w sposobie jej wykorzystania.

Aby jej nie przekroczyć, pracodawca powinien:

  • jasno określić cele przetwarzania,
  • ograniczyć zakres danych,
  • zadbać o przejrzystość wobec pracowników,
  • powiązać WFM z procedurami HR i RODO,
  • regularnie weryfikować praktykę, nie tylko dokumenty.

Dobrze wdrożony WFM:

  • wspiera efektywność,
  • nie narusza prywatności,
  • wzmacnia zaufanie pracowników,
  • chroni pracodawcę przed ryzykiem prawnym.

Scroll to Top