Analiza obciążenia pracą w dziale kadr – jak policzyć FTE i uzasadnić headcount

Wprowadzenie

Działy kadr i płac są jednymi z najbardziej obciążonych jednostek w organizacji, a jednocześnie najtrudniej jest im udowodnić potrzebę zwiększenia zatrudnienia. Przełożeni i zarządy często postrzegają HR jako centrum kosztów, które „zawsze jakoś daje radę”, nawet jeśli pracownicy pracują ponad siły, zadania rosną, a procesy stają się coraz bardziej złożone.

Żeby skutecznie uzasadnić dodatkowe etaty, trzeba odejść od narracji:

„jest nam ciężko”,
„nie wyrabiamy się”,
„mamy dużo pracy”.

To nie jest argument.
Argumentem jest analiza FTE (Full-Time Equivalent), policzone procesy, wolumen prac, sezonowość, SLA, cykle rozliczeniowe, liczba błędów oraz koszty ich naprawy.

W tym artykule przedstawiam kompletny model liczenia obciążenia pracą w HR, wykorzystywany w nowoczesnych organizacjach, aby:

określić realne FTE potrzebne do obsługi procesów,
przygotować twarde dane dla zarządu,
przełożyć „przeciążenie” na język biznesowy i finansowy,
pokazać skutki niedoszacowania HR.

1. Dlaczego analiza obciążenia pracą jest konieczna?

1.1. Liczba zadań w HR rośnie, a etaty nie

Współczesny HR obejmuje:

e-teczki, elektroniczne obiegi,
compliance RODO i retencję,
obsługę benefitów,
legalizację pracy cudzoziemców,
audyty płacowe i czasowe,
obsługę pracy zdalnej, hybrydowej i elastycznej,
kontrole PIP, ZUS, US, PFRON,
złożone absencje (opieka, zasiłki, L4 długoterminowe),
procesy onboardingu i offboardingu,
raportowanie (czas pracy, koszty pracy, budżety).

Nigdy wcześniej rola HR nie była tak szeroka.

1.2. Ryzyko błędów rośnie wykładniczo przy niedoborze FTE

Niedoszacowanie headcount HR prowadzi do:

spóźnień list płac,
błędów w naliczaniu wynagrodzeń,
niedopilnowania terminów badań okresowych,
zaległości w e-teczkach,
naruszeń RODO,
nieprawidłowych zgłoszeń do ZUS,
nieudokumentowanych procesów.

Każdy błąd HR ma koszt finansowy + ryzyko prawne + ryzyko audytowe.

1.3. Zarządy nie podejmują decyzji „na odczuciach”

Dzisiaj liczą się:

twarde dane,
porównania z benchmarkami,
modele FTE,
kalkulacje oszczędności i ryzyk.

2. FTE – fundament analizy

2.1. Co to jest FTE?

FTE = równoważnik pełnego etatu.
1 FTE = 1 osoba pracująca na pełny wymiar.

Jeśli zadania w HR wymagają:

3,2 FTE → oznacza to, że potrzebne są 3 pełne etaty + 20% czwartego.

2.2. FTE liczymy na podstawie:

wolumenu pracy (ile razy coś trzeba zrobić),
czasu wykonania pojedynczego zadania,
częstotliwości zadania (dziennie / tygodniowo / miesięcznie / rocznie),
sezonowości (np. PITy, PPK, ZFŚS, audyty),
poziomu automatyzacji.

FTE ≠ liczba zadań

FTE = czas potrzebny na wykonanie wszystkich zadań / dostępny czas pracy jednego pracownika.

Najpopularniejszy model wykorzystuje:

1680 godzin pracy rocznie (po odjęciu urlopów i absencji),
lub 176 godzin miesięcznie.

3. Krok po kroku – jak policzyć FTE dla działu kadr

Krok 1 – Lista wszystkich procesów HR

Dzielimy je na grupy:

A. Zarządzanie dokumentacją i e-teczkami

przygotowanie umów, aneksów, porozumień,
aktualizacja danych osobowych,
prowadzenie akt osobowych,
wprowadzanie danych do systemów HR.

B. Obsługa czasu pracy

ewidencja, grafiki, nadgodziny, dyżury,
systemy RCP, wnioski urlopowe,
rozliczenia absencji.

C. Płace i ZUS

przygotowanie danych do naliczeń,
weryfikacja listy płac,
zgłoszenia ZUS,
PPK, PIT-y, deklaracje.

D. Onboarding i offboarding

umowy, szkolenia BHP, sprzęt IT,
dostęp do systemów,
wystawianie świadectw.

E. Legalizacja pracy cudzoziemców

oświadczenia, zezwolenia, powiadomienia,
kontrola statusu legalnego pobytu.

F. Benefity i administracja

składanie wniosków,
kontakt z dostawcami,
obsługa ZFŚS.

G. Audyty i compliance

RODO, PIP, ZUS, PFRON,
przygotowanie dokumentów, odpowiedzi, raportów.

H. Uzgodnienia z przełożonymi

konsultacje, korekty, tłumaczenia zasad.

Krok 2 – Ustalenie wolumenu (ile razy rocznie wykonywane jest dane zadanie)

Przykład:

przygotowanie umów → 450 rocznie
aktualizacja danych → 720 rocznie
wnioski urlopowe → 3800 rocznie
zgłoszenia ZUS → 1500 rocznie
korekty płac → 900 rocznie
obsługa absencji → 2100 rocznie

W HR wolumen bywa ogromny.

Krok 3 – Czas wykonania każdej czynności

Przykłady:

przygotowanie umowy – 20 min
aneks – 15 min
wprowadzenie danych do systemu – 10 min
analiza nieobecności – 5 min
obsługa wniosku urlopowego – 2 min
zgłoszenie ZUS – 3 min
korekta płac – 10 min
teczka osobowa (1 dokument) – 3 min
odpowiedź na zapytanie pracownika – 5 min

Czas musi być mierzony realistycznie – najlepiej przez:

timesheety HR (1–2 tygodnie),
obserwację czasu pracy,
badania metodą MTM (przemysłową),
doświadczenie zespołu.

Krok 4 – Obliczenie czasu rocznego dla każdego procesu

Wzór:

czas 1 zadania × liczba zadań rocznie = łączny czas procesu

Przykład:

450 umów × 20 min = 9000 min = 150 h
1500 zgłoszeń ZUS × 3 min = 4500 min = 75 h
3800 wniosków urlopowych × 2 min = 7600 min = 127 h
2100 absencji × 5 min = 10 500 min = 175 h

Sumujemy tak wszystkie procesy.

Krok 5 – Obliczenie łącznego czasu pracy HR

Sumujemy czas wszystkich procesów:

Np.:

dokumentacja: 480 h
czas pracy: 450 h
płace i ZUS: 380 h
onboarding/offboarding: 300 h
benefity: 100 h
legalizacja cudzoziemców: 250 h
zapytania pracowników: 600 h
audyty i compliance: 350 h

Łącznie: 2910 h rocznie.

Krok 6 – Przeliczenie na FTE

Jeśli 1 FTE = 1680 godzin rocznie:

FTE potrzebne = 2910 / 1680 = 1,73 FTE

Oznacza to:

1 pełny etat to za mało,
2 pełne etaty = bezpieczny poziom,
1 osoba będzie przeciążona o 73%, jeśli nie zwiększymy headcountu.

4. Jak uzasadnić headcount zarządowi – językiem liczb, nie emocji

Zarząd nie chce słyszeć:

„jesteśmy zawaleni robotą”,
„nie wyrabiamy się”,
„potrzebujemy pomocy”.

Zarząd chce:

dane,
wyliczenia,
scenariusze,
wpływ na ryzyka i finanse.

Najskuteczniejszy format prezentacji headcount

Opis wolumenu pracy
Tabela procesów + czasy + wolumen + FTE
Ryzyka braku dodatkowej osoby
Koszty błędów i opóźnień
Scenariusz: co zyskujemy przy dodatkowym FTE
Dlaczego automatyzacja nie zastąpi człowieka (jeśli nie zastąpi)

5. Benchmarki – ile FTE HR przypada na 100 pracowników?

Średnie europejskie:

małe firmy (do 150 osób) → 1 HR na 80–100 pracowników
średnie firmy (150–500 osób) → 1 HR na 70–80 pracowników
duże firmy (500–1000 osób) → 1 HR na 60–70 pracowników
korporacje powyżej 1000 osób → 1 HR na 50–60 pracowników

Ale firmy z dużą rotacją, produkcją, TSL, retail czy z pracownikami cudzoziemskimi mogą potrzebować nawet:

👉 1 HR na 40 pracowników.

Jeśli organizacja ma:

pracę zmianową,
wysoką rotację,
oskładkowane nadgodziny,
legalizacje,
skomplikowane grafiki,

to benchmarki trzeba korygować w górę.

6. Jak obecnie rośnie obciążenie HR (czynniki zwiększające FTE)?

6.1. Przepisy – praca zdalna, PPK, e-doręczenia, legalizacja cudzoziemców

6.2. Rotacja i niedobór pracowników

6.3. Wymogi audytowe – ZUS, PIP, pay transparency

6.4. Elektronizacja dokumentacji – e-teczki to nie oszczędność czasu, lecz inne zadania

6.5. Rozdrobnienie procesów – więcej systemów, więcej kliknięć

6.6. SLA oczekiwane przez pracowników

6.7. Wzrost liczby zapytań mailowych (po pandemii – x3)

Przy rosnącej złożoności HR nie da się utrzymać efektywności na tym samym headcount.

7. Jak przedstawić skutki niedoszacowania HR?

Świetnie działają twarde wskaźniki:

❌ 1. Wzrost liczby błędów płacowych

Koszt korekty = koszt czasu + reputacja + stres pracowników.

❌ 2. Ryzyko naruszenia RODO

Brak retencji danych = wysokie kary.

❌ 3. Niewdrożenie pracownika w terminie

Opóźnienie onboardingu opóźnia produktywność.

❌ 4. Niezgodność z Kodeksem pracy

Czas pracy, nadgodziny, ewidencja – to główne pola kontroli.

❌ 5. Utrata talentów

Brak szybkiej obsługi procesów = zła opinia o HR = rotacja.

8. Wzór prezentacji dla zarządu – scenariusze FTE

Scenariusz A – bez zwiększenia zatrudnienia

obciążenie 1,73 FTE na 1 osobę
wzrost liczby błędów
rosnąca liczba zapytań pracowników
ryzyka ZUS/RODO
spadek zaufania do HR

Scenariusz B – +0,5 FTE

odciążenie newralgicznych procesów
krótsze SLA
stabilizacja płac i ZUS
mniejsze ryzyko błędów

Scenariusz C – +1 FTE

pełne pokrycie procesów
wyższa jakość
HR może przejąć projekty rozwojowe
możliwość automatyzacji i dbania o jakość danych

9. Automatyzacja nie zawsze zastępuje FTE – jak to wyjaśnić?

Największy mit:

👉 „wdrożymy system i nie trzeba będzie zatrudniać ludzi”.

Automatyzacja:

zmienia pracę HR,
ale jej nie redukuje.

Systemy HR powodują:

więcej danych do kontroli,
więcej błędów do korekty,
więcej procesów compliance,
więcej pytań od pracowników („gdzie to znaleźć?”).

System nie zrobi:

interpretacji przepisów,
rozmowy z pracownikiem,
przygotowania dokumentu,
uzasadnienia decyzji biznesowych.

10. Podsumowanie

Analiza obciążenia pracą w dziale kadr jest niezbędnym narzędziem do:

uzasadnienia dodatkowych etatów,
pokazania realnej skali zadań,
zarządzania ryzykiem prawnym,
utrzymania jakości procesów.

Najważniejsze zasady:

Liczymy, nie oceniamy.
Wolumen × czas = FTE.
FTE → argument dla zarządu.
Headcount musi wynikać z danych, nie emocji.
Automatyzacja nie zastępuje HR – zmienia rodzaj pracy, ale nie zmniejsza jej ilości.

Nowoczesny HR nie może opierać się na „intuicji”.
Nowoczesny HR musi opierać się na:

danych,
analizie procesów,
twardych wskaźnikach,
modelowaniu scenariuszowym.

Dobrze przeprowadzona analiza FTE sprawia, że zarząd widzi, a nie „czuje”, że dział kadr wymaga dodatkowych rąk do pracy.