Kesheting danych kadrowych – jak minimalizować zakres i czas przechowywania

Wprowadzenie

W dobie cyfryzacji kadr firmy gromadzą coraz więcej danych: osobowych, płacowych, zdrowotnych, wrażliwych, technicznych, analitycznych, a nawet behawioralnych. Systemy HR, ATS, LMS, aplikacje urlopowe, systemy grafikowe, e-teczki czy urządzenia kontrolne (jak GPS, RCP, monitoring) przetwarzają informacje w sposób ciągły. Problem polega na tym, że organizacje przechowują znacznie więcej danych, niż faktycznie potrzebują, a także przez zbyt długi czas.

Tu pojawia się koncepcja keshetingu danych kadrowych – zarządzania minimalnym, niezbędnym zakresem danych pracowniczych oraz redukowania okresu ich przechowywania zgodnie z zasadami RODO, zasadą proporcjonalności oraz realnymi potrzebami biznesowymi i prawnymi.

Kesheting to nie tylko kwestia ochrony danych – to również:

redukcja ryzyka kontroli,
zmniejszenie odpowiedzialności administratora,
ograniczenie cyberzagrożeń,
poprawa jakości procesów HR,
zwiększenie transparentności wobec pracowników,
realne oszczędności (koszty chmury, serwerów, archiwizacji, backupów).

W artykule wyjaśniam, jak projektować kesheting danych kadrowych krok po kroku, jak określać minimalny zakres danych, jak wdrażać retencję dokumentów oraz jak tworzyć polityki usuwania danych zgodne z przepisami.

1. Czym jest kesheting danych kadrowych?

Kesheting (od ang. caching, przekształcone znaczeniowo na grunt danych HR) to:

👉 proces ograniczania zejścia do niezbędnego minimum:

zakresu gromadzonych danych,
czasu ich przechowywania,
liczby miejsc ich przetwarzania,
liczby osób mających do nich dostęp.

Celem keshetingu jest utrzymanie w organizacji tylko takich danych, które są:

niezbędne prawnie,
uzasadnione interesem pracodawcy,
proporcjonalne do procesu,
zdefiniowane w politykach retencji,
usuwane natychmiast po utracie podstawy prawnej.

To odejście od filozofii „może kiedyś się przyda” na rzecz „jeżeli dziś nie jest konieczne – nie gromadzimy”.

2. Dlaczego firmy gromadzą zbyt wiele danych?

2.1. Automatyzacja = powielanie danych bez kontroli

Systemy kadrowe i płacowe często automatycznie zapisują:

logi aktywności,
historię działań,
wersje dokumentów,
metadane.

HR nie analizuje, czy te dane są naprawdę potrzebne.

2.2. Strach przed utratą dowodu

Wiele firm przetrzymuje dane „na wszelki wypadek”, w obawie przed:

procesami sądowymi,
kontrolami PIP, ZUS, UODO.

Problem w tym, że nadmiar danych zwiększa, a nie zmniejsza ryzyko.

2.3. Brak polityki retencji i harmonogramów usuwania

Funkcjonuje zasada:

„Jak już jest w systemie, to niech zostanie”.

To sprzeczne z RODO i dobrą praktyką kadrową.

2.4. Wiele systemów = wiele kopii

ATS, payroll, CRM, aplikacje benefitowe, grafiki, e-learningi… Każde z nich trzyma dane pracownika.

W praktyce firmy nie wiedzą:

ile danych mają,
gdzie są,
kto ma do nich dostęp,
w jakich okresach należy je usuwać.

3. Zasady keshetingu w danych kadrowych

Kesheting opiera się na czterech filarach:

3.1. Minimalizacja zakresu danych

Art. 5 RODO zobowiązuje:

nie zbieraj danych nadmiarowych,
nie proś o dane „na przyszłość”,
nie przechowuj danych, które utraciły cel.

Przykład:

❌ kopiowanie dowodu osobistego do teczki pracowniczej
✔ odnotowanie danych identyfikacyjnych w systemie HR

❌ pytanie o stan cywilny czy dzieci przy zatrudnieniu
✔ pobranie danych dopiero w momencie korzystania z ZFŚS lub urlopu okolicznościowego

3.2. Minimalizacja czasu przechowywania

Każde dane muszą mieć:

początek retencji,
koniec retencji,
uzasadnienie podstawy,
harmonogram usuwania.

3.3. Minimalizacja miejsc przechowywania

Zasada: jedno źródło prawdy (single source of truth).

Przykład:

CV po rekrutacji powinno być tylko w ATS,
dokumenty kadrowe tylko w e-teczce,
logi bezpieczeństwa tylko w systemie bezpieczeństwa IT.

3.4. Minimalizacja dostępu

HR często ma niepotrzebnie szerokie uprawnienia:

dostęp do rejestrów absencji,
dostęp do dokumentacji zdrowotnej,
dostęp do danych IT pracownika.

Kesheting oznacza separację dostępu:

kto musi widzieć, ten widzi,
kto nie musi – nie widzi nawet możliwości wejścia.

4. Jak określić minimalny zakres danych kadrowych?

Poniżej przedstawiam praktyczny model:

4.1. Dane obowiązkowe prawnie

Np.:

imię, nazwisko, data urodzenia, adres, PESEL,
dane do umowy, zgłoszenia ZUS, deklaracji podatkowych,
dane dot. czasu pracy i wynagrodzenia.

To dane, których nie ograniczamy.

4.2. Dane fakultatywne – tylko gdy to konieczne

Na przykład:

numer telefonu – tylko jeśli pracownik musi być dostępny operacyjnie,
zdjęcie – tylko jeśli wymagają tego procedury identyfikacyjne,
dane dzieci – tylko przy ZFŚS lub urlopach.

4.3. Dane zakazane lub zbędne

Przykłady zbędnych danych często spotykanych:

stan cywilny,
plany życiowe i rodzinne,
informacje o zdrowiu bez podstawy,
niepotrzebne dane z CV (hobby, zdjęcie, list motywacyjny).

W koncepcji keshetingu:

👉 jeśli dana informacja nie jest warunkiem procesu – nie powinna być widoczna ani przechowywana.

5. Jak projektować retencję danych kadrowych?

5.1. Identyfikacja kategorii danych

Zwykle wyróżnia się:

dane rekrutacyjne,
dane pracownicze,
dane płacowe,
dane absencyjne,
dane BHP,
dane medyczne,
dane operacyjne (GPS, logi IT),
dane benefitowe.

5.2. Ustalanie okresów retencji

Okresy wynikają z przepisów, np.:

dokumentacja pracownicza – 10 lat,
akta emerytalne – dożywotnio,
dane rekrutacyjne – 6 miesięcy,
dane kandydatów z talent pool – 12 miesięcy,
dane o karach porządkowych – 1 rok,
dane o monitoringu – max 3 miesiące,
logi IT – zwykle 3–12 miesięcy (w zależności od polityki bezpieczeństwa).

Kesheting stosuje zasadę:

📌 zapisuj w systemie tylko minimalny okres prawny + automatyczne usuwanie.

5.3. Automatyczne mechanizmy usuwania danych

Nowoczesne systemy HR powinny mieć:

job automatyczny „delete after X days”,
alerty dla HR,
raport retencji.

Brak automatyzacji = zwiększone ryzyko naruszeń.

6. Kesheting w rekrutacji – case praktyczny

6.1. Po zakończeniu procesu rekrutacyjnego:

CV kandydatów niezatrudnionych:

usuwane po 6 miesiącach,
chyba że kandydat wyraził zgodę na „talent pool”.

6.2. Talent pool = maksymalnie 12 miesięcy

System musi:

automatycznie wysłać powiadomienie o zakończeniu retencji,
usunąć dane po roku.

6.3. ATS jako jedyne miejsce przechowywania danych rekrutacyjnych

Kesheting eliminuje:

CV w e-mailu,
CV w folderach,
listy kandydatów w Excelu.

7. Kesheting w e-teczkach i systemach czasu pracy

7.1. E-teczka nie służy do gromadzenia wszystkiego

Częste naruszenia:

w e-teczce skany dowodu osobistego,
dane rodzinne „na zapas”,
historię korespondencji.

W keshetingu:

👉 e-teczka = tylko dokumenty wymagane przepisami.

7.2. Czas pracy – minimalizacja danych

Czas pracy nie wymaga:

powodów prywatnych nieobecności,
deklaracji zdrowotnych,
danych o życiu rodzinnym.

W systemie ECP zapisujemy tylko:

kody absencji,
wymiar czasu pracy,
godziny.

8. Kesheting w danych medycznych i BHP

Dane medyczne są z definicji szczególnie chronione.
Kesheting oznacza:

tylko wynik orzeczenia („zdolny/niezdolny”),
bez szczegółów badań,
bez zaświadczeń z historią chorób.

W dokumentacji HR nie mogą znajdować się:

diagnozy,
leki,
zalecenia lekarza,
wypisy ze szpitala.

9. Kesheting danych IT – monitoring, GPS, logi

Tu firmy gromadzą najwięcej danych „na zapas”.

Kesheting oznacza:

Monitoring wizyjny:

przechowywanie max 3 miesiące
automatyczne nadpisanie danych

GPS:

brak geolokalizacji poza godzinami pracy
okres retencji 1–3 miesiące
dostęp tylko dla BHP i przełożonych procesowych

Logi IT:

3–12 miesięcy, tylko dane techniczne
bez przeglądania treści korespondencji

10. Jak wdrożyć kesheting w praktyce?

Proces przebiega w 6 krokach:

Krok 1 – Audyt danych

jakie dane mamy?
gdzie są przechowywane?
przez jaki czas?
kto ma dostęp?

Krok 2 – Mapowanie procesów

Dla każdego procesu (rekrutacja, zatrudnienie, absencje, płace, IT) ustalamy:

jakie dane są konieczne,
jakie są zbędne.

Krok 3 – Ustalanie minimalnego zakresu

Zespół HR + compliance określają:

👉 „bierzemy tylko to, co niezbędne”.

Krok 4 – Projekt retencji

Tworzymy:

politykę retencji,
harmonogram kasowania,
odpowiedzialności.

Krok 5 – Automatyzacja

Wdrażamy systemy:

automatyczne usuwanie,
anonimizacja,
logi usunięć.

Krok 6 – Komunikacja wewnętrzna

Kesheting to proces wymagający zaufania.
Pracownicy muszą wiedzieć:

dlaczego dane są usuwane,
jakie dane HR przechowuje,
jak chronimy ich prywatność.

11. Najczęstsze błędy w keshetingu

❌ mylenie archiwizacji z retencją
❌ przechowywanie „na wszelki wypadek”
❌ przechowywanie skanów dowodów osobistych
❌ wielokrotne kopie w wielu systemach
❌ ręczne usuwanie zamiast automatyzacji
❌ brak dokumentacji procesów retencji
❌ przechowywanie danych po rozwiązaniu umowy bez podstawy

12. Jak kesheting zmniejsza ryzyko HR?

zmniejszenie zakresu kontroli UODO,
mniejsza powierzchnia ataku hakerskiego,
mniej obowiązków administratora,
mniejsze ryzyko wycieków,
większa przejrzystość,
lepsza jakość danych (bez duplikatów).

13. Kesheting jako element cyfrowej dojrzałości HR

Organizacje, które wdrożyły kesheting:

działają szybciej,
mają mniejsze koszty IT,
są zgodne z RODO,
budują kulturę zaufania,
ograniczają biurokrację.

Kesheting to fundament:

e-teczek,
pay transparency,
HR analytics,
bezpieczeństwa danych.

Podsumowanie

Kesheting danych kadrowych to nie moda – to obowiązek prawny, element bezpieczeństwa organizacji i jedyny racjonalny sposób zarządzania nadmiarem danych w HR.

Minimalizacja zakresu danych = mniej ryzyka.
Minimalizacja czasu przechowywania = zgodność z prawem.
Minimalizacja miejsc = mniej wycieków.
Minimalizacja dostępu = mniejsza odpowiedzialność.

Współczesny HR nie może działać na zasadzie:
„Zostawmy to w systemie, może się przyda”.

Nowa zasada jest prosta:

👉 Jeśli dana informacja nie jest dziś potrzebna – nie powinna istnieć w systemie HR.