Polityka pracy zdalnej „work from anywhere” – aspekty kadrowe i podatkowe w praktyce
Model pracy zdalnej „work from anywhere” zyskuje coraz większą popularność wśród firm, które chcą przyciągnąć i zatrzymać talenty. Koncepcja zakłada, że pracownik może wykonywać obowiązki zawodowe z dowolnego miejsca na świecie – z domu, kawiarni, a nawet z innego kraju.
Choć brzmi to nowocześnie i elastycznie, w praktyce rodzi szereg wyzwań dla działów HR, kadr i księgowości. Zagadnienia takie jak opodatkowanie, ubezpieczenia społeczne, rozliczanie czasu pracy czy bezpieczeństwo danych nabierają zupełnie nowego znaczenia.
W tym artykule przedstawiamy, jak stworzyć politykę „work from anywhere”, jakie ryzyka należy uwzględnić i jak zgodnie z prawem rozliczać pracowników wykonujących pracę spoza Polski.
Czym jest model „work from anywhere”
„Work from anywhere” (WFA) to rozszerzona forma pracy zdalnej, w której pracownik ma pełną swobodę wyboru miejsca wykonywania obowiązków. W odróżnieniu od klasycznej pracy zdalnej, określonej w Kodeksie pracy, model ten często obejmuje także możliwość świadczenia pracy z zagranicy.
W praktyce oznacza to, że:
- pracownik może pracować z innego kraju, czasem nawet poza UE,
- nie zawsze przebywa w miejscu zamieszkania zgłoszonym w umowie,
- pracodawca akceptuje mobilny charakter zatrudnienia, o ile praca jest wykonywana efektywnie i zgodnie z przepisami.
Taki model jest coraz częściej stosowany w branżach IT, marketingu, finansach i usługach doradczych. Dla pracowników oznacza większą wolność, a dla firm – szerszy dostęp do globalnych talentów.
Ramy prawne pracy zdalnej w Polsce
Zgodnie z polskim Kodeksem pracy, praca zdalna to praca wykonywana poza siedzibą pracodawcy, przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Jednak przepisy nie odnoszą się bezpośrednio do sytuacji, gdy praca jest wykonywana poza granicami Polski.
Z punktu widzenia prawa pracy kluczowe jest, aby:
- miejsce wykonywania pracy zostało określone w umowie lub w regulaminie pracy zdalnej,
- pracownik miał zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki pracy,
- pracodawca posiadał możliwość kontrolowania wykonywania obowiązków,
- kwestie BHP i ochrony danych były jasno uregulowane.
W przypadku pracy z innego kraju, należy dodatkowo rozważyć zastosowanie przepisów państwa, w którym praca jest wykonywana.
Aspekty kadrowe i dokumentacyjne
Aby praca zdalna z dowolnego miejsca była zgodna z prawem, dział HR powinien wdrożyć wewnętrzną politykę WFA. Powinna ona obejmować:
- Zakres dopuszczalności pracy zdalnej
Należy określić, czy praca może być wykonywana z dowolnego kraju, czy tylko z określonych lokalizacji (np. krajów UE). - Procedurę uzyskiwania zgody
Pracownik powinien złożyć wniosek o wykonywanie pracy z zagranicy, a pracodawca – wyrazić pisemną zgodę, określając kraj i okres wykonywania pracy. - Zasady rozliczania czasu pracy
W umowie lub regulaminie należy określić, w jakiej strefie czasowej pracownik raportuje godziny pracy oraz w jaki sposób kontrolowany jest jego czas pracy. - Bezpieczeństwo danych i sprzętu
Konieczne jest wprowadzenie zasad korzystania z sieci VPN, szyfrowania danych i zakazu używania prywatnych urządzeń. - BHP i ergonomia pracy
Choć pracodawca nie ma fizycznego wpływu na miejsce pracy zdalnej, powinien przekazać instrukcje dotyczące bezpiecznego wykonywania obowiązków.
Obowiązki pracodawcy wobec pracowników pracujących za granicą
Jeżeli pracownik wykonuje pracę z terytorium innego państwa, może to prowadzić do powstania tzw. zagranicznego zakładu pracy (permanent establishment) lub konieczności odprowadzania podatków i składek w tym państwie.
Najważniejsze kwestie to:
- Miejsce opodatkowania wynagrodzenia – zgodnie z umową o unikaniu podwójnego opodatkowania.
- Podleganie ubezpieczeniom społecznym – zgodnie z rozporządzeniem UE 883/2004.
- Obowiązek zgłoszenia w ZUS – w przypadku pracy w innym kraju UE należy uzyskać zaświadczenie A1.
- Ewentualne ryzyko powstania zakładu podatkowego – gdy pracownik regularnie prowadzi działalność w imieniu pracodawcy na terytorium innego państwa.
Ubezpieczenia społeczne i zdrowotne
Jeśli pracownik wykonuje pracę zdalną za granicą na rzecz polskiego pracodawcy, zastosowanie mają przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.
- Praca w jednym państwie UE – obowiązuje system tego kraju.
- Praca w kilku krajach – decydujące jest miejsce zamieszkania i siedziba pracodawcy.
- Zasada A1 – pracownik może nadal podlegać polskiemu systemowi ZUS, jeżeli spełnia określone warunki (np. pracuje czasowo poza Polską).
W praktyce oznacza to konieczność uzyskania przez pracodawcę formularza A1 w ZUS, który potwierdza, że za pracownika odprowadzane są składki w Polsce, mimo że wykonuje on pracę poza granicami kraju.
Aspekty podatkowe
Przy pracy zdalnej z innego kraju kluczowe jest ustalenie, gdzie powstaje obowiązek podatkowy.
Zasadą wynikającą z umów o unikaniu podwójnego opodatkowania jest, że:
- wynagrodzenie opodatkowane jest w państwie, w którym praca jest faktycznie wykonywana,
- wyjątek stanowi sytuacja, gdy pracownik przebywa w danym kraju mniej niż 183 dni w roku,
- a wynagrodzenie wypłacane jest przez pracodawcę z innego kraju i nie jest pokrywane przez zakład w państwie wykonywania pracy.
W konsekwencji, jeśli pracownik przebywa np. ponad pół roku w Hiszpanii, wykonując pracę dla polskiej firmy, może powstać obowiązek zapłaty podatku dochodowego w Hiszpanii.
Obowiązki raportowe i ryzyka dla pracodawcy
Firmy decydujące się na wdrożenie modelu WFA muszą mieć świadomość ryzyk związanych z nieprawidłowym rozliczaniem pracowników.
Najczęstsze ryzyka:
- błędne odprowadzanie zaliczek podatkowych,
- brak zgłoszenia w systemie zabezpieczenia społecznego właściwego kraju,
- powstanie zakładu podatkowego w innym kraju (np. gdy pracownik prowadzi negocjacje handlowe),
- niezgodność z przepisami prawa pracy innego państwa (np. minimalne wynagrodzenie, urlopy, czas pracy).
Aby ograniczyć te ryzyka, wiele firm stosuje limity pobytu zagranicznego – np. maksymalnie 30, 60 lub 90 dni pracy z innego kraju rocznie.
Przykłady polityk „work from anywhere” w firmach
- Google – pozwala na pracę z innego kraju do 4 tygodni w roku, po wcześniejszym zatwierdzeniu przez przełożonego.
- Spotify – umożliwia wybór kraju pracy, o ile firma może legalnie zatrudniać w tym państwie.
- Revolut – oferuje 60 dni pracy z dowolnego miejsca w roku kalendarzowym.
- Polskie firmy IT – często wprowadzają zasadę pracy zdalnej w krajach UE po zgłoszeniu HR, z zastrzeżeniem obowiązku informowania o długości pobytu.
Wspólnym elementem tych polityk jest jasna komunikacja, ograniczenie okresu pracy poza krajem oraz wsparcie działu prawnego i podatkowego w procesie zgłaszania.
Jak stworzyć wewnętrzną politykę WFA
Dobrze przygotowana polityka pracy zdalnej z dowolnego miejsca powinna być częścią regulaminu pracy lub załącznika do umowy o pracę.
Powinna obejmować:
- Definicję modelu WFA i jego zakres (czy obejmuje kraje poza UE).
- Wymogi dotyczące uzyskania zgody na pracę z innego miejsca.
- Procedury dotyczące bezpieczeństwa danych i korzystania ze sprzętu.
- Zasady raportowania czasu pracy i dostępności.
- Uregulowania dotyczące kosztów (np. Internet, energia).
- Odpowiedzialność za podatki i składki w przypadku dłuższego pobytu za granicą.
- Zasady cofnięcia zgody w przypadku ryzyka podatkowego lub braku zgodności z prawem lokalnym.
WFA a bezpieczeństwo danych i RODO
Praca zdalna z dowolnego miejsca wiąże się z ryzykiem naruszenia bezpieczeństwa danych osobowych. W polityce bezpieczeństwa należy uwzględnić:
- obowiązek korzystania z zabezpieczonych połączeń internetowych,
- zakaz pracy z miejsc publicznych bez ochrony VPN,
- szyfrowanie dysków i dokumentów,
- zasady korzystania z nośników danych,
- szkolenia z cyberbezpieczeństwa.
RODO nie zabrania pracy zdalnej z zagranicy, ale nakłada obowiązek zapewnienia, że dane nie trafią do krajów spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego bez odpowiednich zabezpieczeń (np. standardowych klauzul umownych).
WFA a delegowanie pracownika
Często mylony z pracą zdalną jest proces delegowania pracownika za granicę. W przypadku WFA pracownik sam decyduje o miejscu pracy, a nie jest wysyłany przez pracodawcę.
Jednak jeśli pracodawca finansuje wyjazd lub kieruje pracownika do pracy w innym kraju, może dojść do formalnego delegowania w rozumieniu przepisów o delegowaniu pracowników w ramach UE. Wtedy konieczne jest spełnienie obowiązków:
- zgłoszenie delegowania do właściwego urzędu w kraju przyjmującym,
- zapewnienie warunków pracy zgodnych z lokalnym prawem,
- prowadzenie dokumentacji czasu pracy w języku kraju przyjmującego.
Koszty pracy zdalnej z zagranicy
Pracodawcy muszą także rozważyć kwestie kosztów:
- refundacja wydatków na Internet i energię,
- koszty sprzętu i jego transportu,
- ubezpieczenie sprzętu poza granicami kraju,
- ewentualne podatki lokalne (np. VAT od usług świadczonych na terytorium innego państwa).
W praktyce większość firm ustala z góry ryczałt za pracę zdalną, który obejmuje typowe koszty eksploatacyjne.
Jak przygotować firmę do wdrożenia WFA
- Audyt stanowisk – określ, które stanowiska mogą być wykonywane zdalnie.
- Konsultacja z prawnikiem i doradcą podatkowym – szczególnie jeśli planujesz zezwolić na pracę spoza UE.
- Aktualizacja umów o pracę i regulaminów – wprowadzenie zapisów o pracy z dowolnego miejsca.
- Systemy IT – zabezpieczenie dostępu do danych i wprowadzenie VPN.
- Szkolenia dla menedżerów i pracowników – dotyczące zasad WFA, bezpieczeństwa i raportowania.
- Monitorowanie zgodności – regularne sprawdzanie, czy pracownicy przestrzegają zasad.
Praca zdalna a kontrola pracodawcy
Zgodnie z Kodeksem pracy, pracodawca ma prawo kontrolować wykonywanie pracy zdalnej, w tym przestrzeganie zasad bezpieczeństwa i ochrony informacji. W modelu WFA kontrola ta może odbywać się w formie:
- wideokonferencji,
- zdalnego monitoringu aktywności w systemach,
- analizy wyników i raportów pracy.
Należy jednak pamiętać o ograniczeniach wynikających z ochrony prywatności – kontrola nie może naruszać prywatnego życia pracownika.
WFA a świadczenia pracownicze
Pracownicy wykonujący obowiązki z zagranicy zachowują prawo do urlopów, wynagrodzenia chorobowego i świadczeń, o ile nadal pozostają zatrudnieni na podstawie polskiej umowy o pracę.
Jednak świadczenia pozapłacowe (np. prywatna opieka medyczna, karty sportowe) mogą nie obejmować pracowników przebywających poza granicami Polski. Warto w regulaminie benefitów wprowadzić zapisy dotyczące terytorialnego zakresu ich obowiązywania.
Korzyści z wdrożenia polityki WFA
- zwiększenie atrakcyjności pracodawcy na rynku,
- lepsze dopasowanie pracy do stylu życia pracowników,
- niższe koszty biurowe,
- dostęp do globalnych talentów,
- wzrost zadowolenia i lojalności zespołu.
Jednocześnie wymaga to dojrzałego podejścia do kwestii prawnych i podatkowych – tylko wtedy model „work from anywhere” może działać w sposób bezpieczny i efektywny.
Podsumowanie
Polityka pracy zdalnej „work from anywhere” to przyszłość rynku pracy, ale również wyzwanie organizacyjne, prawne i podatkowe. Firmy, które chcą wdrożyć taki model, powinny opracować jasne zasady, uzyskać wsparcie ekspertów i wdrożyć system kontroli zgodności z prawem.
Kluczowe działania, które warto podjąć:
- stworzyć politykę WFA jako część regulaminu pracy,
- uregulować kwestie podatkowe i ubezpieczeniowe,
- wdrożyć procedury bezpieczeństwa danych,
- określić limity czasowe i kraje, w których dopuszczalna jest praca,
- prowadzić bieżący monitoring ryzyk.
Odpowiedzialne podejście do pracy zdalnej z dowolnego miejsca nie tylko ograniczy ryzyka podatkowe i kadrowe, ale też pozwoli firmie budować nowoczesną kulturę pracy – elastyczną, otwartą i globalną.