Wynagrodzenia w układzie zadaniowym – jak je ująć w ewidencji?
Kompletny przewodnik dla działów HR i kadr
Zadaniowy system czasu pracy jest coraz częściej stosowany w polskich firmach. Dzieje się tak szczególnie tam, gdzie pracownik wykonuje swoje obowiązki w sposób samodzielny, a efekt pracy jest ważniejszy niż liczba spędzonych godzin w biurze. Taką organizację spotykamy m.in. w branży IT, sprzedaży, marketingu, obsłudze klienta, usługach specjalistycznych oraz w pracy zdalnej czy hybrydowej.
A jednak — mimo rosnącej popularności — wokół zadaniowego systemu czasu pracy narosło wiele nieporozumień, szczególnie w obszarze wynagrodzeń i ewidencji czasu pracy.
Częste błędne założenia to m.in.:
❌ pracownika w zadaniowym nie dotyczą normy czasu pracy
❌ pracownik w zadaniowym „sam sobie ustala godziny”
❌ nie trzeba prowadzić ewidencji
❌ nie przysługują nadgodziny
Wszystkie powyższe stwierdzenia — choć powszechne — są niezgodne z prawem.
W tym artykule wyjaśniamy:
✅ kiedy można stosować zadaniowy system czasu pracy
✅ jak prawidłowo ustalać wynagrodzenie zadaniowe
✅ czy i jak rejestrować czas pracy
✅ jakie są obowiązki ewidencyjne i dokumentacyjne
✅ jak rozliczać nadgodziny, pracę nocną i dyżury
✅ jakie są błędy najczęściej wykazywane przez PIP
✅ przykłady rozwiązań i wpisów do regulaminu
1. Czym jest zadaniowy czas pracy? Podstawa prawna
Zadaniowy system czasu pracy uregulowany jest w art. 140 Kodeksu pracy i polega na tym, że zamiast godzin, pracodawca i pracownik uzgadniają zadania do wykonania. Pracownik ma dużą swobodę organizacji pracy, a pracodawca ocenia efekty, nie czas spędzony przy biurku.
Ważne zasady wynikające z kodeksu i orzecznictwa:
- pracodawca musi ustalić zadania z pracownikiem
- zadania muszą być możliwe do wykonania w ramach obowiązujących norm
- nadal obowiązują normy dobowo-tygodniowe (8h/40h)
- zadaniowy nie jest systemem „nienormowanym”
- zadaniowy nie może służyć ukrywaniu nadgodzin
▶ Zadania muszą być realne, a pracodawca ma obowiązek kontrolować obciążenie pracownika.
2. Kiedy można stosować zadaniowy system pracy?
Nie można go stosować w każdej sytuacji — tylko tam, gdzie czas pracy nie poddaje się stałemu dozorowi i kontroli, a wyniki są ważniejsze niż liczba godzin.
Typowe stanowiska:
- przedstawiciele handlowi
- mobilni doradcy i serwisanci
- specjaliści IT pracujący samodzielnie
- grafik, copywriter, specjalista PR
- kadra ekspercka w terenie
- pracownicy naukowo-badawczy
Stanowiska nieodpowiednie:
- produkcyjne
- obsługa maszyn i linii
- praca zmianowa zależna od innych osób
- praca o stałych godzinach dla klientów (np. call center)
3. Wynagrodzenie w systemie zadaniowym — na czym polega?
W wynagrodzeniu zadaniowym płacimy za wykonanie zadania (lub ich puli), a nie za czas poświęcony na pracę.
Dopuszczalne formy:
- wynagrodzenie stałe (miesięczne) za realizację ustalonych zadań
- wynagrodzenie akordowe (za określony rezultat)
- mieszane: podstawa + premie za realizację celów
Najważniejsza zasada:
✅ Wynagrodzenie zadaniowe musi odpowiadać co najmniej minimalnemu wynagrodzeniu za pracę
— czyli tak, jak w systemie godzinowym.
Jeśli wykonanie zadań w praktyce wymaga pracy ponad obowiązujące normy — to oznacza, że:
➡️ pracownik miał nadgodziny
➡️ a więc powinien otrzymać dodatki (50% lub 100%)
4. Jak ustalać zadania? Obowiązki pracodawcy
Pracodawca musi formalnie i jasno określić oczekiwania. Najlepiej:
✅ w umowie o pracę
✅ lub w załączniku / karcie celów
✅ także w regulaminie pracy
Przykład zapisów:
Zadania są określane na okres miesięczny i ustalane wspólnie z pracownikiem, z zachowaniem norm czasu pracy przewidzianych w art. 129 KP.
Między stronami musi istnieć porozumienie, nie jednostronne narzucenie.
Jeśli zadań jest za dużo → PIP uznaje, że pracownik pracuje w godzinach nadliczbowych.
5. Czy w zadaniowym jest ewidencja czasu pracy?
✅ TAK — prowadzenie ewidencji czasu pracy jest OBOWIĄZKOWE
Na mocy art. 149 § 1 KP:
- ewidencja musi być prowadzona dla każdego pracownika, bez wyjątków
- dotyczy to również zadaniowego systemu czasu pracy
Jedyny zakres zwolnienia:
Nie ewidencjonuje się godzin pracy w systemie zadaniowym.
Ale ewidencja nadal musi obejmować m.in.:
- dni pracy i nieobecności
- urlopy, choroby, opiekę nad dziećmi
- pracę w niedziele i święta
- pracę nocną (→ a więc trzeba mieć podstawę ustalenia jej zakresu!)
- dyżury, delegacje, szkolenia
▶ Nawet jeśli pracownik sam organizuje pracę — pracodawca musi kontrolować, czy zadania nie naruszają norm.
Dlatego PIP często zaleca prowadzenie uproszczonych list aktywności lub raportowania wykonanych zadań.
6. Jak ujmować wynagrodzenie zadaniowe w ewidencji?
W ewidencji wynagrodzeń i wypłat (§ 6 rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej):
✅ ujmuje się kwotę wynagrodzenia miesięcznego lub innego okresowego
✅ podstawy wszystkich składników (premie, prowizje, akord, dodatki)
✅ należne dodatki za nadgodziny, noc, święta, dyżury
Ewidencja musi umożliwiać kontrolę:
- czy wypłaty są zgodne z prawem
- czy nie ma naruszeń w zakresie norm czasu pracy
Najczęściej stosuje się dokumenty pomocnicze:
- raport wykonanych zadań 📝
- karta celów miesięcznych 📊
- oświadczenia o pracy nocnej lub delegacjach ✈️
7. Nadgodziny w systemie zadaniowym
To najbardziej sporne zagadnienie.
Ale przepisy i sądy są tu jednoznaczne:
✅ W zadaniowym systemie czasu pracy nadgodziny występują
✅ Są wtedy, gdy zadania wymagały pracy ponad normy
To pracodawca ma obowiązek tak określać zadania, aby:
- mieściły się w 8 h na dobę
- i 40 h w przeciętnie 5-dniowym tygodniu
Jeśli zadania były ponadrealistyczne → zapłata za nadgodziny
Wyroki SN potwierdzają,
m.in.:
pracownik musi mieć realną możliwość wykonania zadań w normach czasu pracy, w przeciwnym razie zachodzi praca nadliczbowa
(II PK 43/04 i kolejne orzeczenia)
8. Praca nocna, niedziele, święta – jak rozliczać?
Mogą dotyczyć również zadaniowego, jeżeli:
- charakter pracy je wymaga
- lub pracownik realnie w tych godzinach musiał pracować, aby zrealizować zadania
👉 Wtedy dodatki są należne, nawet bez ewidencji godzinowej
— bo decyduje konieczność wykonania zadania.
Dlatego pracodawca powinien zapewnić narzędzia kontroli, np.:
- zgoda przełożonego na pracę nocną
9. Jak prawidłowo dokumentować zadaniowy system czasu pracy?
Choć nie prowadzi się klasycznej listy godzin pracy, dokumentacja powinna pozwalać na:
- kontrolę obciążenia pracownika zadaniami
- wykazanie, że zadania były możliwe do wykonania w ramach norm
- rozliczenie urlopów, zwolnień, delegacji
- ustalenie podstawy wynagrodzenia za nadgodziny, jeśli wystąpiły
Narzędzia rekomendowane:
| Dokument / narzędzie | Cel | Kto sporządza |
|---|---|---|
| Karta celów miesięcznych | określenie zadań i terminów | przełożony + pracownik |
| Raport z wykonania zadań | potwierdzenie wykonania pracy | pracownik |
| Miesięczna karta ewidencji absencji | zgodna z przepisami KP | dział kadr |
| Rejestr pracy nocnej, delegacji, dyżurów | kalkulacja dodatków | dział kadr |
| System HR/CRM/ATS | potwierdzenie realizacji zadań | system |
➡️ Nawet przy pełnej autonomii, pracodawca musi mieć wiedzę, kiedy i jak się pracuje.
PIP wskazuje wprost:
brak jakiejkolwiek kontroli → fikcyjny zadaniowy → wysokie kary
10. Zadania a ocena realności obciążenia pracą
Zadania powinny być sprawdzalne, policzalne i konkretne:
✅ nie „obsługa klienta”, ale np.:
Opracowanie 3 ofert dziennie + 15 telefonów wychodzących
✅ nie „prowadzenie kampanii digital”, ale:
Przygotowanie 4 kreacji + raport tygodniowy KPI
Prawidłowe ustalenie zadań:
- pisemne ustalenie czasu przewidywanego na realizację
- ocena trudności i zasobów
- korekty, jeśli obciążenie zmienia się w trakcie miesiąca
📌 Istotne: jeśli firma systemowo dopuszcza przeciążanie, PIP kwalifikuje to jako nadgodziny z winy pracodawcy.
11. Czy pracownik w zadaniowym musi być dostępny o określonych godzinach?
Zasadniczo:
- nie – jeśli zadania rozliczane są wyłącznie efektem
- tak – jeśli charakter pracy wymaga kontaktu z klientami/zespołem
Dlatego praktyka wygląda tak:
| Wymagania organizacyjne | Można narzucić | Nadal zadaniowy? |
|---|---|---|
| Codzienny stand-up 9:00–9:30 | ✅ | ✅ |
| „Bycie na telefonie” cały dzień | ❌ | ❌ |
| Obecność na spotkaniach projektowych | ✅ | ✅ |
| Pełne 8–16 przy biurku | ❌ | ❌ – to już równoważny/zwykły |
Jeśli pracodawca narzuca pełne godziny pracy → zadaniowy traci sens i status prawny.
12. Kontrola PIP – na co najczęściej zwraca uwagę inspektor?
Najczęstsze naruszenia stwierdzane przez PIP:
❌ brak pisemnego ustalenia zadań
❌ zbyt duże obciążenie → ukryte nadgodziny
❌ brak ewidencji nieobecności
❌ brak dodatków za noc, święta, pracę w dni wolne
❌ zadaniowy stosowany do pracy stanowisk produkcyjnych
PIP w praktyce wymaga:
- Harmonogramu zadań
- Potwierdzeń wykonania
- Kontroli obciążenia pracownika
- Korygowania zadań przy zwiększonej liczbie obowiązków
👉 Jeśli pracodawca nie udowodni, że zadania mieściły się w normach → wypłata nadgodzin obowiązkowa
13. Wynagrodzenie a czas niewykonywania pracy
W zadaniowym wynagrodzenie obejmuje:
- czas pracy, ale także:
- urlopy wypoczynkowe
- choroby i świadczenia ZUS (podstawy liczone jak u wszystkich)
- szkolenia pracodawcy
Przykład:
Pracownik wykonał wszystkie zadania przed czasem — wynagrodzenie miesięczne się nie zmniejsza.
Pracodawca nie może uzależniać wypłaty od liczby godzin raportowanych przez pracownika.
14. Rozliczanie nadgodzin w praktyce
Choć godziny nie są ewidencjonowane:
➡️ jeżeli wykonanie zadań wymagało przekroczenia norm → należą się dodatki
Jak je ustalić?
- analiza ilości zadań
- oświadczenie pracownika
- dane z systemów (logowania, CRM, GPS)
- korespondencja mailowa i terminy zadań
Ciężar dowodu spoczywa na… pracodawcy.
Sądy potwierdzają:
brak kontroli obciążenia nie może pozbawić pracownika zapłaty za nadgodziny
15. Praca zdalna i hybrydowa w zadaniowym
Ten model łączy się idealnie z pracą zdalną, ale wymaga narzędzi:
- planner zadań
- jasny zakres dostępności (np. 10–14 kontakt z zespołem)
- system zgłaszania dyżurów i pracy nocnej
- regularne spotkania statusowe
PIP wymaga, aby pracodawca:
- reagował, gdy zadania przekraczają normy
- zapewnił BHP także na pracy zdalnej
- kontrolował porę wykonywania zadań, jeśli ryzyko nadgodzin
16. Przykładowy wzór zapisu do umowy o pracę
„Pracownik jest zatrudniony w systemie zadaniowego czasu pracy zgodnie z art. 140 KP. Zakres zadań jest ustalany w porozumieniu z przełożonym tak, aby był możliwy do wykonania w obowiązujących normach czasu pracy. Praca nadliczbowa jest dopuszczalna wyłącznie na polecenie przełożonego lub w sytuacji, gdy wynika z obiektywnej niemożliwości wykonania zadań w normach.”
Dodatkowo w regulaminie:
- zasady ustalania zadań
- częstotliwość przeglądu obciążenia
- tryb korekty zadań
17. Przykładowy proces i workflow dla działu HR
1️⃣ Ustalenie zadań z pracownikiem – formularz „Cele na miesiąc”
2️⃣ Wprowadzenie zapisów do systemu HR
3️⃣ Comiesięczna weryfikacja obciążenia
4️⃣ Wypłata wynagrodzenia i ewentualnych dodatków
5️⃣ Archiwizacja danych ewidencyjnych
Każdy etap → dowód zgodności z przepisami
18. Studium przypadku – analiza ryzyka
| Przykład | Sytuacja | Ryzyka |
|---|---|---|
| Handlowiec | cele miesięczne × 2 w stosunku do normy | spór o nadgodziny |
| Specjalista IT | liczne zgłoszenia po 22:00 | dodatki nocne |
| Grafik-kreatywny | praca w weekendy na event | brak wypłaty za dni wolne |
| Pracownik produkcji | zadaniowy + praca zmianowa | NIELEGALNE |
Wnioski:
➡️ zadaniowy system jest bezpieczny TYLKO tam, gdzie zadania są naprawdę mierzalne i autonomiczne
19. Lista najczęstszych błędów pracodawców
❌ „U nas zadaniowy, więc nie płacimy nadgodzin”
❌ Brak dokumentacji ustalonych zadań
❌ Zadaniowy dla stanowisk objętych ścisłą kontrolą czasu
❌ Wynagrodzenie zależne od godzin
❌ Brak oceny realności obciążenia
PIP nie ma litości — sankcje to nawet 30 000 zł + nakaz wypłaty nadgodzin za 3 lata wstecz.
20. Podsumowanie – dobre praktyki
✅ Zadania ustalane wspólnie z pracownikiem
✅ Regularna kontrola obciążenia
✅ Ewidencja nieobecności i zdarzeń szczególnych
✅ Dokumenty wspierające dowód zgodności
✅ Wynagrodzenie co najmniej minimalne
✅ Nadgodziny rozliczane, gdy zadania > normy
✅ Systemowa transparentność → spokój prawny
Podsumowanie całego artykułu
Zadaniowy system czasu pracy jest legalnym, elastycznym modelem. Jednak wymaga:
➡️ mądrego ustalenia zadań
➡️ dyscypliny dokumentacyjnej
➡️ kontroli ryzyk nadgodzinowych
Dział kadrowy odpowiada za to, aby wynagrodzenia i ewidencja pozostawały zgodne z KP i stanowiskiem PIP.
Dobrze wdrożony zadaniowy system zwiększa efektywność i satysfakcję pracowników — źle wdrożony kończy się karami i sporami sądowymi.