Kandydat rezygnuje po przyjęciu oferty – co dalej?
Wprowadzenie
Znalezienie odpowiedniego pracownika to często długi i kosztowny proces. Gdy kandydat po wielu etapach rekrutacji wreszcie przyjmuje ofertę, większość rekruterów odczuwa ulgę – wydaje się, że proces dobiegł końca. Niestety, coraz częściej zdarza się, że kandydat rezygnuje z podjęcia pracy już po zaakceptowaniu oferty, a nawet po podpisaniu umowy.
Takie sytuacje rodzą nie tylko frustrację, ale też konkretne problemy organizacyjne i finansowe – zwłaszcza gdy pracodawca zdąży już zakończyć inne rekrutacje, przygotować stanowisko pracy czy poinformować zespół o nowym członku.
Jak w takiej sytuacji reagować zgodnie z prawem i z minimalnymi stratami?
Dlaczego kandydaci rezygnują po przyjęciu oferty?
Zanim przejdziemy do kwestii prawnych, warto zrozumieć przyczyny. Według badań HRM Institute i Pracuj.pl, aż 40% kandydatów przyznaje, że choć raz zrezygnowało z oferty po jej przyjęciu. Powody bywają różne:
- Lepsza oferta z innej firmy – to najczęstszy przypadek. Kandydat akceptuje jedną propozycję, ale w międzyczasie otrzymuje korzystniejszą – wyższe wynagrodzenie, lepsze benefity, krótszy dojazd.
- Niepewność i stres – zmiana pracy to ważna decyzja. Po „ochłonięciu” kandydat uznaje, że nie jest gotowy na zmianę lub że nowe obowiązki go przerosną.
- Złe doświadczenie w procesie wdrożenia – zbyt długie oczekiwanie na formalności lub chaotyczny onboarding może zniechęcić jeszcze przed pierwszym dniem pracy.
- Brak kontaktu z przyszłym przełożonym – kandydaci często potrzebują potwierdzenia, że trafią do wspierającego środowiska. Brak komunikacji po podpisaniu oferty rodzi wątpliwości.
- Przyczyny osobiste – choroba, sytuacja rodzinna, przeprowadzka, opieka nad dzieckiem itp.
Dla pracodawcy kluczowe jest, by zrozumieć motyw rezygnacji, ponieważ od tego zależy sposób dalszego działania.
Czy zaakceptowanie oferty pracy jest wiążące prawnie?
To, czy pracodawca może wyciągnąć konsekwencje wobec kandydata, zależy od formy przyjęcia oferty.
1. Akceptacja oferty, ale bez podpisanej umowy
Jeśli kandydat zaakceptował ofertę (np. mailowo, telefonicznie lub przez platformę rekrutacyjną), ale nie podpisał jeszcze umowy, to w świetle prawa nie powstał stosunek pracy.
Oferta pracy jest traktowana jak oświadczenie woli w rozumieniu art. 66 Kodeksu cywilnego – wiąże, dopóki druga strona jej nie odrzuci lub nie odwoła w czasie.
Zgodnie z art. 66 §2 KC:
„Oferta złożona innej osobie przestaje wiązać, gdy nie została przyjęta w terminie wskazanym w ofercie, a jeżeli termin nie został oznaczony – gdy została odrzucona lub minął czas potrzebny do odpowiedzi.”
Jeśli więc kandydat przyjął ofertę mailowo, a następnie zrezygnował, to formalnie nie doszło do zawarcia umowy, choć można mówić o naruszeniu zasad współżycia społecznego lub braku profesjonalizmu.
2. Podpisana umowa o pracę, ale brak rozpoczęcia pracy
Inaczej wygląda sytuacja, gdy umowa została podpisana, ale pracownik nie stawił się do pracy.
Wtedy stosunek pracy powstał, bo zgodnie z art. 26 Kodeksu pracy:
„Stosunek pracy nawiązuje się w dniu określonym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy, a jeżeli dnia tego nie określono – w dniu zawarcia umowy.”
Jeśli kandydat zrezygnował przed tą datą, to tak naprawdę nigdy nie rozpoczął pracy, ale formalnie musi złożyć oświadczenie o odstąpieniu od umowy lub wypowiedzeniu.
W przeciwnym razie pracodawca może dochodzić roszczeń, np. odszkodowania za poniesione straty.
Co może zrobić pracodawca?
1. Zachować profesjonalizm
Najważniejsze to nie reagować emocjonalnie. Wizerunek firmy w oczach kandydatów ma ogromne znaczenie. Warto podziękować kandydatowi za informację i zachować kontakt – możliwe, że wróci w przyszłości.
2. Ustalić przyczynę rezygnacji
Czasem przyczyną jest czynnik, który można skorygować – np. zbyt odległa data rozpoczęcia pracy, brak pewności co do warunków, czy niejasność benefitów.
Rozmowa pozwala zebrać feedback rekrutacyjny, który może być cenny dla przyszłych procesów.
3. Sprawdzić, czy powstał stosunek pracy
- jeśli nie doszło do podpisania umowy – brak podstaw prawnych do roszczeń,
- jeśli umowa została podpisana – można rozważyć skutki prawne (np. odstąpienie, wypowiedzenie).
4. Wystąpić o odszkodowanie (w wyjątkowych sytuacjach)
W praktyce jest to rzadkie, ale możliwe.
Na podstawie art. 471 Kodeksu cywilnego można dochodzić odszkodowania za niewykonanie zobowiązania, jeśli pracodawca poniósł realne straty (np. opłacił szkolenie, koszty relokacji, odrzucił innych kandydatów).
Wymaga to jednak wykazania związku przyczynowego między rezygnacją a szkodą.
5. Przywrócić proces rekrutacyjny
Warto mieć przygotowaną „listę rezerwową” kandydatów, którzy byli wysoko ocenieni w procesie. Utrzymanie z nimi kontaktu skraca czas ponownego zatrudnienia.
Jeśli to niemożliwe – należy natychmiast uruchomić ponowną publikację ogłoszenia i poinformować dział operacyjny o opóźnieniu.
Czy kandydat może zostać ukarany?
W praktyce nie – chyba że podpisano już umowę.
Z punktu widzenia prawa cywilnego samo przyjęcie oferty (bez podpisanej umowy) nie tworzy obowiązku pracy.
Niemniej jednak kandydat, który bez uzasadnienia odwołuje decyzję, naraża się na utratę wiarygodności zawodowej – zwłaszcza w wąskich branżach.
Pracodawca może też zanotować w systemie ATS (np. eRecruiter, HRlink) taką informację, by unikać współpracy z daną osobą w przyszłości – o ile nie narusza to RODO (dane muszą być przechowywane w celach rekrutacyjnych przez określony czas, z uzasadnieniem).
Jak reagować w praktyce – krok po kroku
Krok 1. Zachowaj spokój i potwierdź decyzję na piśmie
Poproś kandydata o pisemne potwierdzenie rezygnacji – np. mailowo.
To pozwoli uniknąć nieporozumień i stanowi dowód, że decyzja nie wynikała z błędu po stronie pracodawcy.
Krok 2. Poinformuj zespół i zainteresowane działy
W szczególności HR, przełożonego, dział IT (jeśli przygotowywał sprzęt), administrację.
Przejrzysta komunikacja wewnętrzna pozwala uniknąć chaosu organizacyjnego.
Krok 3. Odśwież bazę kandydatów
Sprawdź, czy w ostatnich 2–3 tygodniach w rekrutacji byli inni kandydaci, którzy mogą szybko dołączyć.
Warto też wysłać do nich wiadomość z pytaniem o dalszą dostępność.
Krok 4. Przeanalizuj proces rekrutacji
Zastanów się:
- czy komunikacja była wystarczająco częsta i jasna,
- czy oferta była przekazana z pełnym zakresem obowiązków i wynagrodzenia,
- czy nie przeciągano decyzji między ofertą a podpisaniem umowy.
Krok 5. Zaktualizuj procedury
Jeśli problem powtarza się częściej, warto rozważyć:
- wprowadzenie listu intencyjnego lub umowy przedwstępnej,
- skrócenie czasu między akceptacją oferty a pierwszym dniem pracy,
- częstszy kontakt z kandydatem w okresie „notice period”.
List intencyjny i umowa przedwstępna – czy chronią pracodawcę?
List intencyjny
To dokument, w którym obie strony deklarują chęć współpracy, ale nie tworzy on zobowiązania prawnego.
Ma raczej charakter moralny i wizerunkowy – można go stosować przy dłuższych rekrutacjach lub wysokich stanowiskach.
Nie daje jednak podstaw do roszczeń finansowych.
Umowa przedwstępna
To skuteczniejsze narzędzie – regulowane art. 389 Kodeksu cywilnego.
Określa najważniejsze warunki przyszłej umowy (stanowisko, wynagrodzenie, termin).
Jeśli kandydat nie stawi się do podpisania umowy, pracodawca może żądać:
- odszkodowania za poniesione koszty rekrutacji,
- zawarcia umowy przyrzeczonej (choć w praktyce rzadko się to stosuje, bo współpraca oparta na przymusie jest nieefektywna).
Uwaga: umowa przedwstępna musi być sporządzona na piśmie i podpisana przez obie strony.
Jak ograniczyć ryzyko rezygnacji kandydata?
1. Skróć czas między ofertą a zatrudnieniem
Im dłuższy okres oczekiwania, tym większe ryzyko, że kandydat otrzyma inną propozycję.
Warto więc dążyć do szybkiego podpisania umowy i ustalenia konkretnej daty startu.
2. Utrzymuj kontakt po akceptacji oferty
Tzw. preboarding to etap między podpisaniem oferty a rozpoczęciem pracy.
W tym czasie warto:
- wysłać powitalny e-mail,
- przekazać plan pierwszego dnia,
- zaprosić do kanału komunikacyjnego (np. Slack, Teams),
- przesłać materiały o firmie.
Taka komunikacja buduje zaangażowanie i zmniejsza ryzyko zmiany decyzji.
3. Sprawdzaj motywację kandydatów
Już w trakcie rozmów warto zadawać pytania:
- „Co skłania Panią/Pana do zmiany pracy właśnie teraz?”
- „Czy są inne procesy rekrutacyjne, w których Pan/Pani uczestniczy?”
- „Co mogłoby sprawić, że zrezygnował(a)by Pan/Pani z oferty?”
Dzięki temu rekruter lepiej rozumie ryzyka i może przygotować plan B.
4. Buduj wiarygodny employer branding
Kandydaci częściej wycofują się z ofert, jeśli firma wydaje się niepewna, ma złe opinie lub nie dotrzymuje obietnic z ogłoszenia.
Transparentność i rzetelna komunikacja są najlepszym zabezpieczeniem.
5. Wdrażaj rekrutację etapową
Jeśli na końcu procesu bierze udział kilku kandydatów, warto utrzymać kontakt z nimi do momentu rozpoczęcia pracy przez wybranego.
Nie zamykaj rekrutacji natychmiast – to pozwoli szybko wrócić do kolejnych osób w razie rezygnacji.
Jak mówić o tym w zespole?
Rezygnacja kandydata to również sytuacja psychologiczna dla zespołu.
Często pojawia się zawód lub rozczarowanie – zwłaszcza jeśli nowy pracownik miał odciążyć obecnych.
Warto więc poinformować zespół krótko i rzeczowo:
„Kandydat, który miał dołączyć, zrezygnował z powodów osobistych. Szukamy teraz innego rozwiązania i proces rekrutacji już trwa.”
Unikaj wskazywania winy, szczegółów czy plotek – zachowaj profesjonalizm.
Kiedy warto odpuścić, a kiedy reagować stanowczo?
- Warto odpuścić, gdy:
- kandydat nie podpisał jeszcze umowy,
- powody rezygnacji są uzasadnione (np. zdrowotne, rodzinne),
- stanowisko nie jest strategiczne i łatwo je obsadzić.
- Warto działać stanowczo, gdy:
- kandydat podpisał umowę i nie stawił się bez słowa,
- pracodawca poniósł konkretne koszty (np. szkolenie, relokacja),
- rezygnacja miała charakter nielojalny (np. świadome przyjęcie oferty tylko po to, by negocjować lepsze warunki gdzie indziej).
W takich przypadkach można wysłać wezwanie do złożenia oświadczenia o odstąpieniu lub wypowiedzeniu umowy, a w wyjątkowych sytuacjach – rozważyć roszczenie odszkodowawcze.
Wnioski dla HR i menedżerów
Każda rezygnacja kandydata po przyjęciu oferty powinna być traktowana jako źródło informacji, nie porażka.
Warto poświęcić chwilę na analizę:
- czy komunikacja była wystarczająco szybka,
- czy proces rekrutacji był klarowny,
- czy oferta odpowiadała na potrzeby rynku.
Tylko w ten sposób można zmniejszyć ryzyko podobnych sytuacji w przyszłości.
Podsumowanie
Rezygnacja kandydata po przyjęciu oferty to zjawisko coraz częstsze – zwłaszcza w konkurencyjnych branżach, gdzie dobrzy specjaliści mają po kilka propozycji jednocześnie.
Choć z punktu widzenia pracodawcy jest to frustrujące, najważniejsze jest zachowanie profesjonalizmu i szybka reakcja organizacyjna.
W praktyce kluczowe znaczenie mają:
- jasne procedury,
- sprawna komunikacja,
- umowy lub listy intencyjne przy strategicznych stanowiskach,
- oraz relacje oparte na wzajemnym zaufaniu.
Pracodawcy, którzy potrafią elastycznie reagować na takie sytuacje, nie tylko minimalizują straty, ale też budują reputację firmy stabilnej i odpowiedzialnej – a to procentuje w każdej przyszłej rekrutacji.