By /

Jak skutecznie zarządzać e-teczkami pracowniczymi?

Wprowadzenie

Cyfryzacja działów kadr to dziś nie tylko wygoda, ale i obowiązek dostosowania się do nowoczesnych standardów przechowywania dokumentacji. Od 1 stycznia 2019 r. każdy pracodawca może prowadzić dokumentację pracowniczą w postaci elektronicznej – czyli w formie tzw. e-teczek.
Wdrożenie tego rozwiązania pozwala oszczędzić miejsce, czas oraz koszty archiwizacji, ale wymaga znajomości przepisów, odpowiednich procedur i zabezpieczeń.

W artykule przedstawiamy, jak skutecznie i zgodnie z prawem zarządzać e-teczkami, jakie wymogi techniczne trzeba spełnić oraz jakie korzyści daje digitalizacja dokumentacji pracowniczej.

Czym są e-teczki pracownicze?

E-teczka to elektroniczny odpowiednik papierowej dokumentacji osobowej pracownika, obejmujący m.in.:

  • umowę o pracę i aneksy,
  • skierowania i orzeczenia lekarskie,
  • ewidencję czasu pracy,
  • wnioski urlopowe,
  • świadectwa pracy,
  • dokumenty związane z karami porządkowymi, wynagrodzeniem, szkoleniami itp.

Zgodnie z § 3 rozporządzenia MRPiPS z 10 grudnia 2018 r., dokumentację można prowadzić w formie papierowej lub elektronicznej, pod warunkiem zachowania integralności, kompletności, dostępności oraz możliwości wydruku.

Podstawa prawna

Podstawowe przepisy regulujące e-teczki to:

  • art. 94 pkt 9a i 9b Kodeksu pracy – nakładają obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji w formie papierowej lub elektronicznej,
  • rozporządzenie MRPiPS z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 2018 poz. 2369),
  • ustawa o ochronie danych osobowych i RODO, które określają zasady zabezpieczania danych osobowych w systemach elektronicznych.

Struktura e-teczki – cztery części dokumentacji

Podobnie jak w przypadku papierowej teczki, dokumentacja elektroniczna musi być prowadzona w czterech częściach:

  1. Część A – dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie (np. CV, list motywacyjny, zaświadczenia, kopie dyplomów).
  2. Część B – dokumenty dotyczące nawiązania i przebiegu stosunku pracy (umowa, zakres obowiązków, ewidencja czasu pracy, zaświadczenia, wnioski urlopowe).
  3. Część C – dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy (wypowiedzenie, świadectwo pracy, rozliczenie końcowe).
  4. Część D – dokumenty dotyczące kar porządkowych (jeśli występują).

System e-teczek musi umożliwiać przypisanie każdego dokumentu do odpowiedniej części i kategorii.

Jak wdrożyć e-teczki w firmie krok po kroku?

1. Wybór odpowiedniego systemu

Podstawą jest wybór oprogramowania, które zapewnia:

  • zgodność z rozporządzeniem o dokumentacji pracowniczej,
  • możliwość podpisu kwalifikowanego lub ePUAP,
  • kontrolę dostępu i historię zmian,
  • automatyczne tworzenie kopii zapasowych,
  • eksport danych w formacie XML.

Przykładowe systemy: Comarch HRM, Enova365 Kadry i Płace, Optima, HRnest, Soneta, Symfonia Kadry i Płace.

2. Digitalizacja dokumentów papierowych

Jeśli dotychczas dokumentacja była prowadzona w formie papierowej, należy ją zeskanować, a następnie potwierdzić autentyczność poprzez podpis elektroniczny (kwalifikowany lub zaufany).
Pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników o zmianie formy prowadzenia dokumentacji (np. poprzez ogłoszenie lub mail).

3. Wdrożenie procedur wewnętrznych

Każda organizacja powinna opracować instrukcję zarządzania e-dokumentacją, obejmującą:

  • sposób nadawania i cofania uprawnień,
  • zasady archiwizacji i backupu,
  • procedury migracji danych,
  • sposób niszczenia dokumentów po upływie okresu przechowywania.

4. Szkolenie pracowników działu kadr

Osoby obsługujące e-teczki muszą znać nie tylko system informatyczny, ale również przepisy RODO i Kodeksu pracy dotyczące ochrony danych osobowych.

5. Test bezpieczeństwa i audyt

Zanim e-teczki zostaną wdrożone, warto przeprowadzić test bezpieczeństwa systemu, np. sprawdzający szyfrowanie, dostępność serwera i autoryzację logowania.
W dużych firmach audyt powinien być cykliczny (co najmniej raz w roku).

Zasady bezpieczeństwa e-teczek

Skuteczne zarządzanie e-teczkami to przede wszystkim ochrona danych osobowych.
Zgodnie z RODO, pracodawca pełni rolę administratora danych i jest zobowiązany do wdrożenia środków technicznych i organizacyjnych, które zapewnią:

  • Poufność – dostęp tylko dla osób upoważnionych,
  • Integralność – zabezpieczenie przed modyfikacją lub usunięciem danych,
  • Dostępność – możliwość odtworzenia dokumentów po awarii,
  • Rozliczalność – możliwość sprawdzenia, kto i kiedy miał dostęp.

Środki bezpieczeństwa mogą obejmować:

  • logowanie dwuetapowe (MFA),
  • szyfrowanie plików i serwerów,
  • rejestrowanie historii zmian,
  • automatyczne blokowanie kont po określonym czasie nieaktywności,
  • regularne kopie zapasowe przechowywane w chmurze lub w odrębnej lokalizacji.

Czas przechowywania e-teczek

Od 2019 roku okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał.
Okres ten może być dłuższy, jeśli:

  • pracodawca nie przekazał raportów informacyjnych (ZUS RIA),
  • przepisy szczególne przewidują dłuższe okresy (np. dokumenty dotyczące wypadków przy pracy – 10 lat od zakończenia postępowania).

Po upływie tego okresu pracodawca ma obowiązek trwale usunąć dokumentację, zarówno z systemu elektronicznego, jak i kopii zapasowych.

Wydawanie kopii dokumentów z e-teczki

Pracownik ma prawo w każdym czasie zażądać:

  • kopii dokumentacji (w formie papierowej lub elektronicznej),
  • wydruku poszczególnych dokumentów,
  • zaświadczenia potwierdzającego zatrudnienie.

Zgodnie z § 11 rozporządzenia, kopia elektroniczna powinna być podpisana kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią elektroniczną pracodawcy, a kopia papierowa – potwierdzona za zgodność z oryginałem.

Korzyści z wdrożenia e-teczek

1. Oszczędność miejsca i kosztów

Brak konieczności przechowywania segregatorów i teczek papierowych to ogromna ulga dla archiwów zakładowych.
Szacuje się, że średnia firma zatrudniająca 100 osób oszczędza nawet kilkanaście tysięcy złotych rocznie na archiwizacji i materiałach biurowych.

2. Łatwy dostęp do dokumentów

Wyszukiwanie po nazwisku, numerze PESEL czy dacie zatrudnienia zajmuje kilka sekund, co znacząco usprawnia pracę działu kadr.

3. Zdalny dostęp i integracja z innymi systemami

E-teczki mogą być zintegrowane z modułami: e-kadry, e-urlopy, e-PIT, e-PPK, co umożliwia automatyczne pobieranie danych o pracowniku bez konieczności przeszukiwania papierowych akt.

4. Bezpieczeństwo i trwałość

Odpowiednio zabezpieczone e-teczki są mniej narażone na zniszczenie (np. pożar, zalanie, kradzież). Wersje elektroniczne można łatwo odtworzyć z kopii zapasowych.

5. Transparentność i zgodność z przepisami

System rejestruje każdy dostęp i edycję pliku, co pozwala spełnić wymogi RODO dotyczące rozliczalności.

Najczęstsze błędy w zarządzaniu e-teczkami

  1. Brak procedur bezpieczeństwa – np. wspólne konta, brak rejestru uprawnień.
  2. Niewłaściwe podpisy elektroniczne – dokumenty zeskanowane bez potwierdzenia autentyczności nie spełniają wymogów prawnych.
  3. Nieinformowanie pracowników o zmianie formy dokumentacji.
  4. Brak systematycznych kopii zapasowych.
  5. Nieprawidłowe przypisanie dokumentów do części A–D – co utrudnia późniejsze odtworzenie pełnej historii zatrudnienia.
  6. Przechowywanie plików na prywatnych komputerach lub pendrive’ach, co jest niezgodne z zasadami RODO.

Dobre praktyki zarządzania e-teczkami

  1. Centralizacja danych – przechowywanie dokumentacji na serwerze firmowym lub w chmurze z certyfikatem bezpieczeństwa (np. ISO 27001).
  2. Automatyzacja procesów HR – np. generowanie dokumentów kadrowych bezpośrednio z systemu ERP.
  3. Regularne audyty – coroczna weryfikacja poprawności przypisania dokumentów i uprawnień.
  4. Ujednolicone nazewnictwo plików – np. [Nazwisko_Imię_TypDokumentu_Data].pdf.
  5. Monitorowanie dostępu – logowanie każdego wejścia i edycji.
  6. Szkolenia cykliczne dla pracowników HR – aktualizowanie wiedzy o zmianach przepisów i nowych technologiach.

Rola działu IT i Inspektora Ochrony Danych

Wdrożenie e-teczek to nie tylko obowiązek kadr, ale także zespółowy projekt obejmujący:

  • dział IT, który odpowiada za infrastrukturę, szyfrowanie, serwery i backup,
  • Inspektora Ochrony Danych (IOD), który nadzoruje zgodność z RODO i przygotowuje analizy ryzyka,
  • dział HR, który administruje dostępem i kontroluje kompletność dokumentacji.

Współpraca tych jednostek jest kluczowa dla utrzymania bezpieczeństwa danych i zgodności z przepisami.

Jak przenieść dokumentację papierową do formy elektronicznej?

Proces konwersji dokumentów określają przepisy § 9–10 rozporządzenia MRPiPS.
Przebiega on w następujących krokach:

  1. Skanowanie dokumentów papierowych.
  2. Utworzenie odwzorowania cyfrowego (plik PDF lub TIFF).
  3. Podpisanie odwzorowania kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią elektroniczną pracodawcy.
  4. Zniszczenie papierowych akt po potwierdzeniu poprawności konwersji.
  5. Powiadomienie pracownika o zmianie formy przechowywania.

Ważne: Każdy dokument musi być podpisany osobno, nie można zbiorczo podpisywać całych katalogów.

Kontrola PIP i konsekwencje błędów

Państwowa Inspekcja Pracy w ostatnich latach zwiększyła liczbę kontroli dotyczących prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej.
Najczęstsze nieprawidłowości to:

  • brak podpisów kwalifikowanych,
  • brak powiadomienia pracowników,
  • błędne okresy przechowywania,
  • brak możliwości wydruku dokumentów.

Za nieprawidłowe prowadzenie e-teczek grozi kara grzywny od 1 000 do 30 000 zł na podstawie art. 281 Kodeksu pracy.

Przyszłość e-teczek – cyfrowe kadry 2.0

Cyfryzacja kadr to proces, który w najbliższych latach będzie się tylko pogłębiał.
Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej zapowiada kolejne etapy integracji – m.in. centralny rejestr dokumentacji pracowniczej, ułatwiający przekazywanie akt między pracodawcami, a także automatyczne raportowanie danych do ZUS i GUS.

Firmy, które już teraz wdrożyły e-teczki, są lepiej przygotowane do tych zmian, a przy okazji budują wizerunek nowoczesnego, transparentnego pracodawcy.

Podsumowanie

Skuteczne zarządzanie e-teczkami to nie tylko kwestia zgodności z przepisami, ale również sposób na zwiększenie efektywności i bezpieczeństwa w dziale kadr.
Przemyślane wdrożenie, jasno określone procedury, regularne audyty i odpowiedni system informatyczny pozwalają ograniczyć ryzyko błędów, chronić dane pracowników i zaoszczędzić czas.

E-teczki to przyszłość HR – cyfrowa, przejrzysta i bezpieczna. Warto zainwestować w nią już dziś, zanim stanie się obowiązkowym standardem we wszystkich przedsiębiorstwach.

Scroll to Top