By /

Jak przygotować wewnętrznego trenera w firmie?

Wprowadzenie: rola trenera wewnętrznego

Trener wewnętrzny to osoba zatrudniona w organizacji, której zadaniem jest szkolenie pracowników, rozwijanie ich kompetencji i wspieranie kultury ciągłego uczenia się. Według ProjektGamma, do głównych obowiązków trenera wewnętrznego należy projektowanie i realizacja szkoleń dopasowanych do potrzeb organizacji, nadzór nad dokumentacją szkoleniową oraz monitoring rozwoju kompetencji pracowników. projektgamma.pl

Kiedy firma decyduje się na rozwój trenerów własnych, zyskuje kilka istotnych korzyści:

  • szybsza reakcja na potrzeby edukacyjne zespołu,
  • lepsze zrozumienie kultury organizacyjnej i dostosowanie szkoleń do niej,
  • budżet efektywniejszy niż przy outsourcingu wszystkich szkoleń,
  • budowanie wewnętrznej kompetencji i własnego “know-how”.

Jednak samo wyznaczenie osoby na trenera nie wystarczy. Trzeba ją dobrze przygotować — merytorycznie, metodycznie i mentalnie.

1. Profil idealnego trenera wewnętrznego — cechy, kompetencje, predyspozycje

Zanim rozpoczniesz szkolenie trenera, warto zidentyfikować, jakie cechy powinien posiadać kandydat:

  • Kompetencje interpersonalne: empatia, umiejętność słuchania, asertywność, zdolność budowania zaufania.
  • Zdolności komunikacyjne: jasność wypowiedzi, umiejętność przekazywania wiedzy w sposób dostosowany do odbiorców.
  • Kultura uczenia się i otwarty umysł — trener sam musi być gotowy na feedback i ciągłe doskonalenie.
  • Ekspertyza merytoryczna w obszarze, który będzie trenował — znać procesy, narzędzia, specyfikę firmy.
  • Odporność na stres i umiejętność radzenia sobie z sytuacjami trudnymi w grupie (np. opór, konflikty).
  • Autorytet i wiarygodność — to nie tylko wiedza, ale postawa i konsekwencja w działaniu.

Jak piszą autorzy z portalu WyzwaniaHR: „liczy się umiejętność przekazywania wiedzy i otwartość na dialog, wybór metod dopasowanych do grupy oraz opracowanie angażującego scenariusza szkoleniowego.” Wyzwania HR

W dojrzałych organizacjach trener wewnętrzny pełni również rolę mentora i wsparcia, co oznacza, że powinien posiadać elementy kompetencji coachingowych i mediacyjnych. SWPS

2. Etap przygotowania: od diagnozy do planu rozwojowego

2.1 Diagnostyka potrzeb organizacji i kompetencji trenera

Rozpocznij od analizy:

  • Jakie obszary firmy wymagają szkoleń?
  • Jakie kompetencje brakuje zespołom?
  • Jaki styl uczenia preferują pracownicy?
  • Jakie kompetencje ma kandydat na trenera i jakie luki należy wypełnić.

Ta diagnoza pozwoli opracować plan rozwojowy trenera — jakie szkolenia, mentoring, praktyki powinien przejść.

2.2 Ustalenie celów i zakresu roli trenera

Trener wewnętrzny może pełnić różne role: prowadzić szkolenia twarde (np. techniczne), szkolenia miękkie (kompetencje interpersonalne), wdrożenia, mentoring, coaching, wsparcie dla menedżerów w rozmowach trudnych itp.

Ważne, by jasno zdefiniować zakres obowiązków: co będzie robił, czego nie robi. Dobrą praktyką jest spisanie karty roli trenera wewnętrznego — jakie kompetencje musi rozwijać, jakie rezultaty mają być jego KPI, w jakim stopniu będzie współpracował z HR i zarządem.

3. Szkolenia „Train the Trainer” — formalne kształcenie trenerskie

Jednym z najbardziej uznanych sposobów przygotowania trenerów wewnętrznych są szkolenia typu Train the Trainer — dedykowane programy, które uczą projektowania szkoleń, technik uczenia dorosłych i pracy z grupą.

Takie kursy oferują m.in. LIJ — szkolenie Train the Trainer pozwala zdobyć praktyczne narzędzia pracy trenera (metody, projektowanie szkolenia, ewaluacja) www.lij.com.pl, a warsztaty wewnętrzne koncentrują się także na aspektach praktycznych jak autoprezentacja, zarządzanie sytuacjami trudnymi, komunikacja i budowanie zaangażowania grupy. Eventis

Elementy, które warto, by znalazły się w szkoleniu “trener wewnętrzny”:

  • podstawy pedagogiki dorosłych (andragogika)
  • cykl uczenia Kolba
  • formułowanie celów szkoleniowych
  • dobór metod i technik szkoleniowych
  • prowadzenie grupy, fazy grupy, normy, role
  • radzenie sobie z trudnymi uczestnikami
  • projektowanie materiałów i narzędzi dydaktycznych
  • ewaluacja i pomiar efektów szkolenia
  • komponenty coachingu i mentoringu dla rozwoju uczestników

Taki program pozwala wyposażyć trenera wewnętrznego w teoretyczne i praktyczne kompetencje niezbędne do samodzielnej pracy.

4. Praktyka, praktyka, praktyka — klucz do mistrzostwa

Teoria to dopiero początek. Dobry trener rozwija się przez praktykę:

  • prowadzenie mini-szkoleń pilotażowych dla małych grup w firmie,
  • obserwowanie i kopiowanie doświadczonych trenerów (job shadowing),
  • regularny feedback od uczestników i obserwatorów,
  • nagrywanie sesji i analiza własnego stylu, mimiki, mowy ciała,
  • cofanie się do podstaw i udoskonalanie warsztatu – co działało, co można poprawić.

Jak podkreśla SWPS, trener wewnętrzny w dojrzałej organizacji łącząc rolę trenera, coache’a i mentora, musi stale pracować nad sobą, analizować wyniki i dostosowywać styl działania. SWPS

5. Mentoring i wsparcie trenera przez HR

Trener wewnętrzny nie może działać w izolacji. Kluczowe wsparcie powinien otrzymać od HR i doświadczonych trenerów:

  • Mentoring doświadczonego trenera dla początkującego,
  • Sesje coachingowe wspierające rozwój kompetencji interpersonalnych,
  • Spotkania zwrotne i superwizja (np. co 2–3 miesiące przegląd działań, analiza trudnych sytuacji),
  • Grupy wymiany doświadczeń – trenerzy firmy spotykają się, dzielą praktykami, podpowiadają sobie narzędzia.

6. Narzędzia i materiały wspierające pracę trenera wewnętrznego

Dobry trener potrzebuje zestawu narzędzi:

  • szablony konspektów, prezentacji, checklist, arkuszy ewaluacyjnych,
  • biblioteka materiałów (artykuły, e‑booki, webinary),
  • dostęp do systemów e-learningowych lub platform LMS do współdzielenia materiałów,
  • baza wiedzy organizacyjnej (procedury, procesy, wartości firmy),
  • narzędzia wspierające interaktywność (quizy, narzędzia do ankiet w czasie rzeczywistym, breakout rooms, narzędzia online).

HR powinien udostępnić te zasoby oraz zachęcać trenera, aby korzystał i rozwijał własne repozytorium narzędzi.

7. Ewaluacja pracy trenera i pomiar efektów

Jak ocenić, czy trener daje efekt? Należy monitorować:

  1. Oceny satysfakcji uczestników – ankiety po szkoleniu, analiza komentarzy.
  2. Testy wiedzy i stosowanie nowych umiejętności – przed i po szkoleniu.
  3. Zmiany w KPI działu / organizacji – np. poprawa jakości pracy, redukcja błędów, wzrost produktywności.
  4. Feedback 360° – od uczestników, menedżerów i samego HR.
  5. Średnia liczba przeprowadzanych szkoleń, pokrycie kompetencji firmowych.

Regularny przegląd wyników pozwala trenerowi i HR modyfikować programy, wprowadzać poprawki i rozwijać efektywność.

8. Wyzwania i bariery — jak im sprostać

8.1 Opór przed rolą trenera

Często osoby wybrane na trenera mają obawy – czy podołają, czy zostaną akceptowane przez kolegów, czy to nie będzie dodatkowe obciążenie. Kluczowe jest wsparcie, coaching i jasne zrozumienie roli.

8.2 Konflikt roli: trener vs kolega

Trener wewnętrzny może być współpracownikiem, co generuje napięcia, gdy musi udzielać feedbacku czy wymagać zmian. Warto podkreślić przed rolą trenera aspekt profesjonalny i transparentność.

8.3 Czas i zasoby

Trenerzy wewnętrzni zazwyczaj mają też inne obowiązki – trzeba zadbać o czas dedykowany na przygotowanie szkoleń i bieżące działania.

8.4 Utrzymanie świeżości treści i metod

Metody, które działały rok temu, mogą stać się nudne dziś. Trener musi stale się rozwijać, śledzić trendy, testować nowe techniki.

9. Przykład wdrożenia: firma produkcyjna

Firma produkcyjna X postanowiła wzmocnić swoje kompetencje operacyjne przez stworzenie zespołu 5 trenerów wewnętrznych. Proces:

  1. Rekrutacja kandydatów: wybrano osoby z doświadczeniem i uzdolnieniami interpersonalnymi.
  2. Szkolenie Train the Trainer we współpracy z zewnętrzną firmą szkoleniową.
  3. Mentoring przez doświadczonych trenerów.
  4. Pilotaż 3 szkoleń w wąskich grupach (np. BHP, obsługa maszyn, jakość).
  5. Ewaluacja po 6 miesiącach: ocena ankiet, testy wiedzy, obserwacja.
  6. Rozbudowa programu, dopasowanie treści i narzędzi, stopniowe rozszerzenie roli trenera do obszarów miękkich.

Efekty: średnia ocena szkoleń 4,8/5, liczba godzin szkoleniowych wzrosła o 40%, koszty zewnętrznych dostawców zmalały o 25%.

10. Rekomendacje na start dla HR

  • Wybieraj osoby z potencjałem, niekoniecznie najwybitniejsze w danym obszarze.
  • Zapewnij im solidny program „Train the Trainer” oraz mentoring.
  • Zacznij od małych projektów pilotażowych.
  • Daj czas na rozwój, błędy i korekty.
  • Monitoruj efekty i zbieraj feedback.
  • Włącz trenera w procesy HR – rozwój, rekrutacje, kompetencje.
  • Zachęcaj do ciągłego rozwoju: konferencje, literatura, wymiana doświadczeń.
Scroll to Top