Wynagrodzenie za czas postoju – jak je obliczyć?

Wprowadzenie

Czas postoju w pracy to sytuacja, która może zdarzyć się w każdej firmie – niezależnie od branży czy wielkości przedsiębiorstwa. Przerwy spowodowane awarią maszyn, brakiem surowców, przestojem technologicznym czy niekorzystnymi warunkami atmosferycznymi są częścią codzienności w wielu zakładach produkcyjnych, budowlanych czy transportowych. Dla pracodawców i pracowników kluczowe znaczenie ma jednak to, jak prawidłowo obliczyć wynagrodzenie za czas postoju zgodnie z obowiązującymi przepisami Kodeksu pracy.

W tym artykule wyjaśniamy, czym jest przestój, jakie przepisy regulują zasady wynagradzania pracowników w tym okresie, jak obliczyć wysokość należnego wynagrodzenia i jakie wyjątki przewiduje prawo. To praktyczny przewodnik dla działów HR, pracodawców i samych pracowników.

Czym jest przestój w rozumieniu Kodeksu pracy?

Zgodnie z art. 81 Kodeksu pracy, przestój to czas niewykonywania pracy z przyczyn niezależnych od pracownika, w którym mimo gotowości do jej świadczenia nie może on realizować swoich obowiązków. Oznacza to, że:

pracownik stawił się w miejscu pracy lub był gotowy do jej wykonywania,
przyczyna przerwy leżała po stronie pracodawcy lub czynników zewnętrznych (np. brak prądu, awaria maszyny, brak zleceń, złe warunki atmosferyczne),
pracownik nie ponosi winy za brak możliwości świadczenia pracy.

Co istotne, przestój nie jest czasem wolnym od pracy – wciąż liczy się do czasu pracy i musi być odpowiednio rozliczony.

Wynagrodzenie za czas postoju – podstawa prawna

Art. 81 § 1 Kodeksu pracy stanowi, że w razie przestoju pracownikowi przysługuje wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego w stawce godzinowej lub miesięcznej. Jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony, pracownikowi należy się 60% wynagrodzenia.

Jednocześnie przepisy wskazują, że wynagrodzenie za czas postoju nie może być niższe od minimalnego wynagrodzenia za pracę, proporcjonalnie do wymiaru etatu.

Jak obliczyć wynagrodzenie za czas postoju?

1. Wynagrodzenie określone w stawce miesięcznej

Jeżeli pracownik ma w umowie wynagrodzenie miesięczne (np. 6000 zł brutto), w przypadku postoju otrzymuje pełną kwotę wynagrodzenia zasadniczego, nawet jeśli część miesiąca obejmował przestój.

2. Wynagrodzenie określone w stawce godzinowej

W przypadku pracownika, który otrzymuje wynagrodzenie godzinowe, kwotę należną za przestój oblicza się na podstawie liczby godzin, w których wystąpił przestój. Przykład:

Stawka godzinowa: 30 zł brutto,
Przestój trwał 8 godzin,
Wynagrodzenie za przestój = 30 zł × 8 = 240 zł brutto.

3. Wynagrodzenie z premiami i dodatkami

Do wynagrodzenia za czas przestoju nie wlicza się składników zmiennych, takich jak premie uznaniowe, prowizje czy dodatki za nadgodziny. Uwzględnia się jedynie stałe elementy wynagrodzenia.

4. Brak wyodrębnionej stawki wynagrodzenia

Jeśli pracownik nie ma w umowie jasno wskazanej stawki godzinowej czy miesięcznej, a wynagrodzenie jest zmienne, przysługuje mu 60% średniego wynagrodzenia z okresu rozliczeniowego.

Wynagrodzenie a minimalna pensja

Kluczowa zasada – wynagrodzenie za czas postoju nie może być niższe od minimalnego wynagrodzenia za pracę (w 2025 r. wynosi ono 4300 zł brutto, a od lipca 2025 – 4425 zł brutto).

Oznacza to, że jeśli 60% obliczonego wynagrodzenia byłoby niższe niż ustawowe minimum, pracodawca musi wyrównać wypłatę do minimalnej pensji.

Przykłady obliczeń

Przykład 1: Wynagrodzenie miesięczne

Pracownik zarabia 5000 zł brutto miesięcznie. W marcu wystąpił 3-dniowy przestój z powodu awarii maszyn. Wynagrodzenie nie ulega obniżeniu – pracownik otrzymuje pełne 5000 zł.

Przykład 2: Wynagrodzenie godzinowe

Pracownik zarabia 25 zł brutto za godzinę. Wystąpił przestój 10 godzin. Wynagrodzenie = 25 × 10 = 250 zł brutto.

Przykład 3: Wynagrodzenie zmienne

Pracownik otrzymuje pensję opartą głównie na prowizjach, bez stałej stawki. W przypadku przestoju pracownikowi należy się 60% średniego wynagrodzenia z ostatnich miesięcy, ale nie mniej niż minimalna płaca.

Obowiązki pracodawcy w czasie przestoju

Pracodawca nie tylko musi wypłacić wynagrodzenie, ale także:

ewidencjonować czas przestoju w dokumentacji pracowniczej,
wskazać pracownikom zasady postępowania w czasie przestoju (np. czy mają przebywać w zakładzie pracy czy mogą go opuścić),
w miarę możliwości skierować pracowników do innych zadań odpowiadających ich kwalifikacjom (za ich zgodą).

Wyjątki – kiedy pracownik nie otrzyma wynagrodzenia?

Pracownik nie ma prawa do wynagrodzenia za czas postoju, jeśli:

przestój nastąpił z jego winy (np. nieprawidłowa obsługa maszyny doprowadziła do awarii),
odmówił wykonania innej pracy powierzonej mu na czas przestoju, zgodnej z jego kwalifikacjami i nie naruszającej przepisów prawa pracy.

Postój a praca zdalna

W dobie pracy hybrydowej pojawia się pytanie: co w przypadku, gdy przestój dotyczy pracy zdalnej? Jeśli problem leży po stronie pracodawcy (np. awaria systemu, brak dostępu do narzędzi IT), pracownikowi przysługuje wynagrodzenie tak jak przy klasycznym przestoju. Jeśli jednak przyczyną jest wina pracownika (np. brak internetu w domu), wynagrodzenie nie musi zostać wypłacone.

Postój w branżach szczególnych

1. Budownictwo i prace sezonowe

Postoje mogą wynikać z warunków atmosferycznych. W takim przypadku pracownikom również przysługuje wynagrodzenie postojowe, ale pracodawca może zlecić inne zadania w tym czasie.

2. Transport

W transporcie często zdarzają się postoje spowodowane czynnikami zewnętrznymi (np. granice, warunki drogowe). Kierowcy zachowują prawo do wynagrodzenia, jeśli byli gotowi do pracy.

3. Produkcja

Awaria linii produkcyjnej lub brak surowców to klasyczne przyczyny przestoju – wynagrodzenie należy się pracownikom, którzy byli gotowi do pracy.

Wynagrodzenie postojowe a ZUS i podatki

Wynagrodzenie za czas postoju jest traktowane jak zwykłe wynagrodzenie za pracę – stanowi podstawę wymiaru składek ZUS i podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

Dobre praktyki dla działu HR

Ewidencjonowanie przestoju – należy prowadzić jasną dokumentację, kiedy i z jakich przyczyn wystąpił przestój.
Transparentna komunikacja z pracownikami – informowanie o zasadach wynagradzania za czas postoju buduje zaufanie i minimalizuje konflikty.
Zasady w regulaminie pracy – warto uwzględnić w nim procedury dotyczące przestojów.
Szkolenia dla menedżerów – aby wiedzieli, jak reagować w razie nagłego przestoju.

Podsumowanie

Wynagrodzenie za czas postoju to istotny element prawa pracy, który chroni interesy pracowników w sytuacjach, gdy z przyczyn od nich niezależnych nie mogą wykonywać swoich obowiązków. Kluczowe zasady, o których należy pamiętać:

pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia wynikającego z osobistego zaszeregowania,
jeśli brak takiego składnika – otrzymuje 60% średniego wynagrodzenia, ale nie mniej niż minimalna płaca,
pracodawca może powierzyć inne zadania na czas przestoju,
wynagrodzenie za przestój wlicza się do podstawy składek ZUS i podatków.

Dzięki znajomości przepisów i stosowaniu jasnych zasad w firmie można uniknąć sporów oraz zadbać o bezpieczeństwo zarówno pracodawcy, jak i pracowników.