By /

Jakie dane kadrowe mogą być przechowywane w chmurze?

Coraz więcej firm decyduje się na cyfryzację procesów kadrowych i korzystanie z nowoczesnych narzędzi do przechowywania danych w chmurze. To rozwiązanie nie tylko wygodne, ale również oszczędne i efektywne. Jednak w przypadku danych kadrowych — które często zawierają dane wrażliwe — pojawiają się pytania o bezpieczeństwo i legalność przechowywania ich w środowisku chmurowym. Jakie dane kadrowe można zatem przechowywać w chmurze i na jakich warunkach?

1. Czym są dane kadrowe?

Dane kadrowe to wszystkie informacje, które pracodawca gromadzi i przetwarza w związku z zatrudnianiem pracowników. Mogą to być:

  • dane identyfikacyjne (imię, nazwisko, PESEL, adres zamieszkania),
  • dane kontaktowe,
  • dane o przebiegu zatrudnienia,
  • dane o wynagrodzeniu,
  • dane związane z ubezpieczeniami społecznymi,
  • dane o wykształceniu i kwalifikacjach,
  • informacje o urlopach, zwolnieniach lekarskich,
  • dane związane z oceną pracy,
  • dane biometryczne (np. odcisk palca przy rejestracji czasu pracy – jeśli są stosowane),
  • dane wrażliwe (np. informacje o niepełnosprawności).

2. Przechowywanie danych w chmurze – co mówi prawo?

Podstawowym aktem prawnym regulującym przechowywanie danych osobowych w chmurze jest RODO (Rozporządzenie o ochronie danych osobowych – GDPR). RODO nie zabrania przechowywania danych kadrowych w chmurze, ale nakłada na administratora danych (czyli pracodawcę) szereg obowiązków:

  • zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa danych,
  • zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych z dostawcą usługi chmurowej,
  • zapewnienie, że dane nie będą przesyłane do państw trzecich bez odpowiednich zabezpieczeń,
  • możliwość zapewnienia dostępu, sprostowania i usunięcia danych na żądanie pracownika,
  • prowadzenie rejestru czynności przetwarzania danych.

3. Jakie dane można przechowywać w chmurze?

W praktyce w chmurze można przechowywać większość danych kadrowych — o ile zostaną spełnione wymogi RODO oraz polskiego Kodeksu pracy. Przykłady:

✅ Można przechowywać:

  • elektroniczne akta osobowe (zgodnie z rozporządzeniem o dokumentacji pracowniczej z 2019 r.),
  • umowy o pracę, zlecenia, dzieła,
  • ewidencję czasu pracy,
  • listy płac i informacje o wynagrodzeniu,
  • wnioski urlopowe i informacje o wykorzystaniu urlopów,
  • zaświadczenia lekarskie (e-ZLA),
  • dokumenty potwierdzające kwalifikacje,
  • dane do ZUS, PIT, PPK, PFRON itp.

❌ Z większą ostrożnością:

  • dane biometryczne (tylko jeśli jest to absolutnie niezbędne i pracownik wyraził zgodę),
  • dane dotyczące stanu zdrowia (muszą być szczególnie chronione, najlepiej przez systemy z certyfikatami bezpieczeństwa),
  • dane dotyczące kar porządkowych (przechowywane zgodnie z przepisami o czasie przechowywania).

4. Wymogi techniczne dla przechowywania danych kadrowych w chmurze

Aby dane mogły być legalnie i bezpiecznie przechowywane w chmurze, system IT musi spełniać określone standardy:

  • szyfrowanie danych w czasie transferu i przechowywania,
  • kontrola dostępu (dostęp tylko dla upoważnionych osób),
  • możliwość odtworzenia danych w razie awarii (backup),
  • rejestracja wszystkich operacji na danych (logi),
  • stosowanie certyfikatów bezpieczeństwa (np. ISO/IEC 27001),
  • lokalizacja serwerów w Europejskim Obszarze Gospodarczym (lub z odpowiednimi zabezpieczeniami dla państw trzecich).

5. Korzyści z przechowywania danych kadrowych w chmurze

  • Dostępność – dane są dostępne z każdego miejsca i urządzenia,
  • Oszczędność – brak konieczności inwestowania w infrastrukturę IT,
  • Automatyzacja – ułatwia zarządzanie dokumentacją,
  • Bezpieczeństwo – profesjonalne systemy chmurowe często zapewniają wyższy poziom bezpieczeństwa niż lokalne rozwiązania,
  • Zgodność z przepisami – systemy dostosowane do RODO i polskich przepisów są stale aktualizowane.

6. Ryzyka i jak im przeciwdziałać

Przechowywanie danych kadrowych w chmurze wiąże się również z pewnymi zagrożeniami:

  • Utrata kontroli nad danymi – przeciwdziałanie: odpowiednia umowa z dostawcą,
  • Ryzyko wycieku danych – przeciwdziałanie: szyfrowanie, autoryzacja wieloskładnikowa,
  • Brak zgodności z przepisami – przeciwdziałanie: wybór dostawcy zgodnego z RODO,
  • Problemy z dostępem – przeciwdziałanie: zapewnienie rozwiązań offline lub backupów lokalnych.

7. Jak wybrać dostawcę chmury dla działu kadr?

Przy wyborze systemu do przechowywania danych kadrowych warto zwrócić uwagę na:

  • zgodność z RODO i Kodeksem pracy,
  • lokalizację serwerów (preferowane: UE),
  • certyfikaty bezpieczeństwa,
  • możliwość integracji z innymi systemami HR,
  • doświadczenie dostawcy w pracy z klientami z sektora HR,
  • opinie innych klientów,
  • warunki SLA i dostępność wsparcia technicznego.

Podsumowanie

Chmura obliczeniowa to coraz popularniejsze rozwiązanie w działach HR, również w Polsce. Dzięki niej firmy mogą łatwiej zarządzać dokumentacją pracowniczą, poprawić bezpieczeństwo danych oraz zapewnić zgodność z przepisami. Kluczowe jest jednak wybranie odpowiedniego dostawcy usług chmurowych i wdrożenie środków ochrony danych zgodnych z wymogami RODO. Przechowywanie danych kadrowych w chmurze jest legalne, ale wymaga odpowiedzialności, świadomości i współpracy ze sprawdzonymi partnerami technologicznymi.

Scroll to Top