Porównanie aplikacji do ewidencji czasu pracy – TOP 5 w 2025 roku
Wprowadzenie
Ewidencja czasu pracy jest obowiązkiem każdego pracodawcy. W praktyce oznacza to dokładny zapis godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, przerw, nadgodzin, a także ewidencję nieobecności i urlopów. Tradycyjne metody – papierowe listy czy prosty arkusz Excel – coraz częściej ustępują miejsca aplikacjom cyfrowym. W 2025 roku dostępnych jest wiele rozwiązań, które automatyzują proces, ułatwiają raportowanie, integrują się z systemami kadrowo‑płacowymi i posiadają funkcje mobilne.
Poniżej znajdziesz zestawienie TOP 5 aplikacji do ewidencji czasu pracy w 2025 r., które wyróżniają się pod względem funkcjonalności, zgodności z prawem i użyteczności.
Kryteria porównania
Zanim przejdziemy do konkretów, warto ustalić, jakimi kryteriami się kierowaliśmy:
- Zgodność z polskim prawem pracy – ewidencja wymaganych elementów (rozpoczęcie, zakończenie, przerwy), obsługa nadgodzin, norm czasu pracy.
- Możliwości raportowania – eksport danych (CSV, PDF), integracja z systemem płacowym, dostępność panelu HR.
- Obsługa mobilna / aplikacja mobilna – możliwość logowania stacjonarnego, zdalnego czy przez urządzenia mobilne.
- Wsparcie dla różnych form pracy – praca biurowa, zdalna, hybrydowa, zmianowa.
- Cena / model subskrypcji – płatne plany, darmowe wersje, koszty przypadające na użytkownika.
- Dodatkowe funkcje – grafiki pracy, integracje, obsługa delegacji i nieobecności, możliwość użycia terminala RCP, funkcje GPS, QR lub PIN‑logowania.
TOP 5 aplikacji do ewidencji czasu pracy
Poniżej pięć aplikacji, które w 2025 roku są szczególnie warte uwagi.
| Numer | Aplikacja | Najważniejsze funkcje | Mocne strony | Wady / ograniczenia | Dla kogo? |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. inEwi | Elektroniczna ewidencja czasu pracy, grafiki, nieobecności, delegacje, przerwy, nadgodziny. inEwi+2inEwi+2 | Polski interfejs, integracje z systemami kadrowo‑płacowymi, prosty grafik i raporty, obsługa mobilna i przeglądarkowa. inEwi+1 | Bardzo dobra funkcjonalność w kontekście prawa pracy, stosunkowo niski koszt, szybkie wdrożenie. | Może być nadmiar funkcji dla bardzo małych zespołów; czasami potrzeba przeszkolenia pracowników. | Dla firm MŚP, które chcą kompleksowego narzędzia w języku polskim. |
| 2. TimeCamp | Ewidencja godzin, nadgodzin, stawki godzinowe, raporty, integracje z innymi aplikacjami. timecamp.com+2timecamp.com+2 | Rozbudowane możliwości raportowania, prosty interfejs, darmowa wersja i plany płatne z większą funkcjonalnością. | Również dobre opcje dla pracy zdalnej; dokładność pomiarów; popularność na rynku. | Cena przy większej liczbie użytkowników może rosnąć; niektóre funkcje zaawansowane mogą być zbędne. | Dobrze sprawdzi się w średnich firmach, zespołach zdalnych lub projektowych. |
| 3. Clockify | Śledzenie czasu na zadaniach i projektach, raporty, eksport, podstawowa ewidencja czasu pracy. timecamp.com+1 | Darmowy plan dla wielu użytkowników, prostota obsługi, szybkie wdrożenie. | Brak specjalistycznych funkcji RCP, grafików pracy zmianowej, ograniczone funkcje zarządzania delegacjami. | Przy bardzo dużych zespołach i skomplikowanych grafikach może być niewystarczający. | Dla małych firm lub zespołów projektowych, freelancerów. |
| 4. Jibble | Aplikacja do rejestracji czasu pracy (komputer, mobilnie), automatyczne karty czasu, nadgodziny, przerwy, raporty. Jibble | Bardzo łatwa obsługa, darmowa wersja z podstawowymi funkcjami, dobra aplikacja mobilna. | Interfejs prosty, szybkie logowanie czasu pracy, funkcje edycji wstecznej. | Może brakować zaawansowanych opcji grafiku zmianowego, integracji z rozbudowanymi ERP‑ami. | Dla firm zaczynających z e‑ewidencją, małych działów. |
| 5. Hubstaff | Monitoring aktywności, czas pracy, raporty, lokalizacja GPS, zrzuty ekranu, integracje. timecamp.com+2timecamp.com+2 | Bardzo rozbudowane funkcje dla firm wymagających kontroli i szczegółowego monitoring; obsługa wielu urządzeń; dobre raporty. | Koszt wyższy; funkcje monitoringu mogą być postrzegane jako inwazyjne; konieczność skonfigurowania. | Przy większych zespołach i wymaganiach prawnych może być skomplikowany do administracji. | Dla firm większych, działów produkcyjnych, firm z pracownikami mobilnymi lub zdalnymi gdzie kontrola ma znaczenie. |
Jak wybrać odpowiednią aplikację – wskazówki HR
- Sprawdź zgodność z polskim prawem pracy
Codzienna ewidencja rozpoczęcia i zakończenia pracy, przerwy, normy dobowej i tygodniowej, nadgodzin – aplikacja powinna uwzględniać te wymogi. - Transparentność dla pracowników
Użytkownicy powinni wiedzieć, jak działa system, jakie dane gromadzi, kto ma do nich dostęp i w jakim celu. - Obsługa różnych form pracy
Aplikacja powinna umożliwiać elastyczność – praca zdalna, hybrydowa, zmianowa, zadaniowa (jeśli dotyczy), praca poza biurem. - Integracje z płacami i kadrami
Bardzo ważne, by dane eksportować łatwo do programu kadrowo‑płacowego, by uniknąć duplikacji pracy i błędów. - Dostępność mobilna i zdalna
Aplikacja mobilna lub przeglądarkowa przydaje się, gdy część pracowników nie pracuje stacjonarnie. - Koszt całkowity i model płatności
Nie tylko cena za użytkownika, ale też koszty dodatkowe (wsparcie, integracje, szkolenia). - Bezpieczeństwo danych
Zgodność z RODO, szyfrowanie, uprawnienia dostępu, przechowywanie danych.
Wady i ryzyka aplikacji do ewidencji czasu pracy
- Ryzyko poczucia nadmiernej kontroli przez pracowników – ważna jest komunikacja i transparentność.
- Koszty wdrożenia i przeszkolenia użytkowników.
- Potencjalne błędy konfiguracji – złe ustawienie stref czasowych, nadgodzin, harmonogramów.
- Zależność od internetu / systemów zewnętrznych – awarie mogą paraliżować raportowanie.
- Użytkownicy mogą zapominać o rejestracji czasu – aplikacja powinna mieć przypomnienia i możliwość korekty.
Przykładowe zastosowania – case studies
- Mała firma usługowa w Warszawie wdrożyła Clockify na zespole 15 osób. Używają go do pracy hybrydowej, aplikacja pomogła automatycznie wskazywać nadgodziny i zredukować ręczne rozliczanie o połowę.
- Średnia firma produkcyjna, z pracownikami zmianowymi, używa TimeCamp + integracji z systemem płacowym. Dzięki temu raportowanie godzin nadliczbowych i przestojów stało się bardziej precyzyjne i mniej podatne na błędy.
- Startup technologiczny korzysta z Hubstaff, by śledzić czas pracy programistów zdalnych; kluczowe są raporty projektowe i mobilność aplikacji.
Podsumowanie
Wybór aplikacji do ewidencji czasu pracy to ważna decyzja kadrowa. W 2025 roku narzędzia takie jak inEwi, TimeCamp, Clockify, Jibble czy Hubstaff wyróżniają się spośród wielu dostępnych. Każde ma swoje mocne strony i ograniczenia.
Dla HR kluczowe jest:
- upewnienie się, że aplikacja odpowiada wymaganiom prawnym,
- dobranie narzędzia do specyfiki firmy (zdalnie, zmiany, hybryda),
- zadbanie o odpowiednią komunikację i szkolenie pracowników,
- monitorowanie kosztów i korzyści.
Dobrze dobrane narzędzie ułatwia ewidencję, przyspiesza proces płacowy, zmniejsza błędy i pomaga pracownikom oraz kadrze poczuć, że system jest sprawiedliwy i transparentny.