Zatrudnianie pracowników tymczasowych – o czym pamiętać?

Zatrudnianie pracowników tymczasowych to elastyczna forma uzupełniania kadry w firmach, które potrzebują wsparcia na określony czas, bez wiązania się z pracownikiem długoterminowo. Dobrze przeprowadzony proces zatrudniania tymczasowego pozwala nie tylko zaoszczędzić czas i pieniądze, ale także utrzymać ciągłość operacyjną, np. w sezonie zwiększonego zapotrzebowania czy w przypadku absencji stałych pracowników.

W artykule omówimy kluczowe zasady zatrudniania pracowników tymczasowych, obowiązki pracodawcy-użytkownika oraz agencji pracy tymczasowej, kwestie wynagrodzeń, odpowiedzialności i relacji z przepisami Kodeksu pracy.

Kim jest pracownik tymczasowy?

Pracownik tymczasowy to osoba zatrudniana przez agencję pracy tymczasowej i kierowana do wykonywania pracy na rzecz innego podmiotu – tzw. pracodawcy użytkownika. Zgodnie z ustawą z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych, praca tymczasowa może być wykonywana wyłącznie na podstawie trójstronnego porozumienia: agencja – pracownik – pracodawca użytkownik.

Kiedy warto sięgnąć po pracownika tymczasowego?

Najczęstsze sytuacje, w których firmy korzystają z pracowników tymczasowych:

sezonowe zwiększenie zapotrzebowania (np. święta, wakacje),
zastępstwo za nieobecnego pracownika (urlop, choroba, urlop macierzyński),
realizacja projektów ograniczonych w czasie,
testowanie kandydata przed zatrudnieniem na etat,
ograniczenia budżetowe – forma zatrudnienia nie obciąża bezpośrednio listy płac pracodawcy użytkownika.

Najważniejsze regulacje prawne

Zatrudnienie tymczasowe opiera się na wspomnianej wyżej ustawie o zatrudnianiu pracowników tymczasowych. Niektóre elementy są również regulowane przez Kodeks pracy – zwłaszcza w zakresie warunków pracy i wynagrodzenia.

Ważne przepisy to:

maksymalny czas wykonywania pracy tymczasowej u jednego pracodawcy użytkownika wynosi 18 miesięcy w ciągu 36 miesięcy;
nie można kierować pracowników tymczasowych do pracy: szczególnie niebezpiecznej, na stanowiska objęte strajkiem, czy na zastępstwo w okresie wypowiedzenia;
obowiązek zapewnienia równych warunków zatrudnienia (wynagrodzenie, czas pracy, BHP itp.).

Kto odpowiada za zatrudnienie?

W przypadku zatrudnienia tymczasowego mamy do czynienia z podziałem odpowiedzialności:

Agencja pracy tymczasowej:

zatrudnia pracownika (umowa o pracę lub umowa cywilnoprawna),
wypłaca wynagrodzenie,
odprowadza składki ZUS i podatki,
wystawia świadectwo pracy,
prowadzi dokumentację kadrową.

Pracodawca użytkownik:

zapewnia stanowisko pracy i organizację zadań,
odpowiada za BHP i szkolenia,
prowadzi ewidencję czasu pracy,
informuje agencję o nieobecnościach,
dba o przestrzeganie zasady równego traktowania.

Umowa o pracę tymczasową – co powinna zawierać?

Agencja pracy tymczasowej zawiera z pracownikiem umowę o pracę na czas określony. Powinna ona zawierać m.in.:

dane pracodawcy użytkownika,
termin rozpoczęcia i zakończenia pracy,
miejsce pracy,
rodzaj wykonywanej pracy,
wymiar czasu pracy,
wynagrodzenie i dodatki,
informację o warunkach zatrudnienia u pracodawcy użytkownika.

Koszty zatrudnienia pracownika tymczasowego

Dla pracodawcy użytkownika, koszt zatrudnienia tymczasowego pracownika obejmuje:

wynagrodzenie brutto pracownika,
składki ZUS odprowadzane przez agencję,
marżę agencji (zależną od rynku i lokalizacji),
ewentualne dodatki, premie, koszty wyposażenia, BHP, odzieży roboczej itp.

Dla agencji pracy tymczasowej marża stanowi zysk i wynagrodzenie za obsługę kadrowo-płacową.

Czas pracy i urlopy

Pracownik tymczasowy podlega przepisom Kodeksu pracy w zakresie:

norm czasu pracy (8h dziennie / 40h tygodniowo),
pracy w godzinach nadliczbowych,
prawa do odpoczynku dobowego i tygodniowego,
przerw w pracy.

Jeśli pracownik tymczasowy zawarł z agencją umowę o pracę, przysługują mu również urlopy wypoczynkowe – proporcjonalnie do przepracowanego czasu.

Obowiązki BHP

Pracodawca użytkownik ma obowiązek:

zapewnić szkolenie BHP przed rozpoczęciem pracy,
przeprowadzić instruktaż stanowiskowy,
zapewnić środki ochrony indywidualnej i odzież roboczą,
zgłosić ewentualne wypadki przy pracy agencji i odpowiednim instytucjom.

Ochrona przed dyskryminacją

Pracownik tymczasowy nie może być traktowany mniej korzystnie niż inni pracownicy wykonujący te same lub podobne obowiązki. Oznacza to, że:

musi otrzymywać wynagrodzenie równe stałym pracownikom,
ma prawo do udziału w szkoleniach organizowanych przez pracodawcę użytkownika,
powinien mieć dostęp do tych samych warunków socjalnych (np. stołówki, szatnie, parkingi).

Kiedy nie wolno zatrudniać tymczasowo?

Zatrudnienie tymczasowe nie jest dopuszczalne:

do zastępowania pracowników w okresie wypowiedzenia umowy,
na stanowiskach związanych z bezpośrednim zarządzaniem pracownikami,
do pracy szczególnie niebezpiecznej (np. prace na wysokościach, z chemikaliami),
na stanowiskach wymagających tajemnicy zawodowej (np. dane medyczne, bankowe).

Zakończenie zatrudnienia tymczasowego

Zatrudnienie tymczasowe kończy się z upływem terminu wskazanego w umowie. Pracownikowi tymczasowemu przysługuje:

świadectwo pracy od agencji,
rozliczenie wynagrodzenia i urlopów,
ewentualne odszkodowanie, jeśli doszło do nielegalnego rozwiązania umowy.

Co kontroluje PIP?

Państwowa Inspekcja Pracy może kontrolować:

legalność zatrudnienia,
przestrzeganie norm czasu pracy,
warunki BHP,
wypłatę wynagrodzenia i dodatków,
treść umowy i zgodność z ustawą.

Kary mogą dotyczyć zarówno agencji pracy tymczasowej, jak i pracodawcy użytkownika.

Pracownik tymczasowy a podatki

Z punktu widzenia rozliczeń podatkowych:

agencja wystawia PIT-11 (lub PIT-8C w przypadku umowy cywilnoprawnej),
pracownik rozlicza się samodzielnie na zasadach ogólnych,
niektóre agencje umożliwiają rozliczenie w systemie online.

Przykładowe błędy w zatrudnianiu pracowników tymczasowych

Zbyt długi okres pracy u jednego pracodawcy użytkownika (przekroczenie 18 miesięcy).
Zatrudnianie do prac zakazanych ustawą (np. prace niebezpieczne).
Brak szkolenia BHP lub nieprzestrzeganie przepisów o czasie pracy.
Zaniżanie wynagrodzenia względem stałych pracowników.
Brak zgłoszenia pracownika do ZUS przez agencję – ryzyko po stronie agencji.

Zalety i wady zatrudniania pracowników tymczasowych

Zalety:

elastyczność kadrowa,
szybki dostęp do pracowników,
brak formalności po stronie pracodawcy użytkownika,
możliwość „przetestowania” pracownika.

Wady:

wyższy koszt jednostkowy (marża agencji),
niższe zaangażowanie pracownika,
brak wpływu na długoterminowy rozwój kadry.

Podsumowanie

Zatrudnienie pracowników tymczasowych to efektywne narzędzie w zarządzaniu personelem – pod warunkiem, że firma zna swoje obowiązki, korzysta z legalnie działającej agencji pracy tymczasowej i przestrzega przepisów o czasie pracy, BHP i równości wynagrodzenia.

Dobrze przygotowana umowa z agencją oraz wdrożenie pracownika tymczasowego do pracy – nawet na krótki okres – mogą zwiększyć efektywność zespołu i obniżyć ryzyko kadrowe. To rozwiązanie szczególnie korzystne w sezonach wysokiego zapotrzebowania, w okresach przejściowych lub przy projektach wymagających natychmiastowego wsparcia.