Przegląd kadrowy przed audytem – checklista HR-owca

Regularny przegląd dokumentacji kadrowej to jeden z kluczowych elementów dbania o zgodność procesów personalnych z przepisami prawa pracy. Gdy zbliża się audyt – wewnętrzny lub zewnętrzny – warto przygotować się odpowiednio wcześniej, by uniknąć stresu i ewentualnych konsekwencji wynikających z nieprawidłowości. W tym artykule przedstawiamy szczegółową checklistę HR-owca, która pomoże w uporządkowaniu dokumentacji i sprawnym przejściu przez proces audytu.

Dlaczego warto przeprowadzić przegląd kadrowy?

Przegląd kadrowy pozwala:

wychwycić nieprawidłowości zanim zrobi to audytor,
uporządkować dokumentację pracowniczą,
zminimalizować ryzyko kar i sankcji,
poprawić organizację wewnętrzną działu HR,
zwiększyć poczucie bezpieczeństwa pracodawcy.

W praktyce regularna weryfikacja stanu dokumentacji kadrowej powinna być standardem, a nie tylko działaniem doraźnym przed audytem.

Etap 1: Sprawdzenie akt osobowych

Struktura akt osobowych

Upewnij się, że wszystkie akta osobowe są prowadzone w podziale na obowiązkowe części:

Część A – dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie (CV, listy motywacyjne, świadectwa pracy, orzeczenia lekarskie).
Część B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy (umowy o pracę, zakresy obowiązków, potwierdzenia zapoznania się z regulaminami, informacja o warunkach zatrudnienia).
Część C – dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia (zmiany warunków umowy, kary porządkowe, zaświadczenia o szkoleniach, wnioski urlopowe).
Część D – dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy (wypowiedzenia, porozumienia stron, świadectwa pracy, rozliczenia końcowe).

Weryfikacja kompletności

Sprawdź każdą teczkę pod kątem:

brakujących podpisów pracownika lub pracodawcy,
nieaktualnych danych (np. adres zamieszkania),
poprawności dat (np. zgodność dat zatrudnienia z umową).

Etap 2: Umowy o pracę i aneksy

Kluczowe dokumenty

W każdej teczce pracownika powinny znajdować się:

podpisana umowa o pracę w dwóch egzemplarzach (z potwierdzeniem odbioru),
ewentualne aneksy do umowy wraz z datą obowiązywania,
informacja o warunkach zatrudnienia (np. wymiar etatu, miejsce pracy, wynagrodzenie).

Najczęstsze błędy

brak podpisu pracownika pod umową lub aneksem,
niejasne lub sprzeczne zapisy dotyczące wynagrodzenia,
nieprzekazywanie na czas aneksów do umowy.

Etap 3: Dokumenty dotyczące wynagrodzenia

Listy płac i paski wynagrodzeń

Upewnij się, że:

pracownicy otrzymują comiesięczne paski z wynagrodzeniem,
listy płac są archiwizowane w sposób bezpieczny i dostępny dla audytora,
nie ma rozbieżności między umową o pracę a faktycznym wynagrodzeniem.

Ewidencja czasu pracy

Sprawdź:

karty ewidencji czasu pracy (również w przypadku pracy zdalnej),
rejestr nadgodzin,
zgody na pracę w godzinach nadliczbowych (jeśli dotyczy).

Etap 4: Dokumentacja ZUS i PPK

ZUS

Upewnij się, że:

deklaracje DRA są składane terminowo,
zgłoszenia do ZUS (ZUA, ZWUA, ZCNA) są zgodne ze stanem zatrudnienia,
dokumentacja potwierdzająca zgłoszenie członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego jest kompletna.

PPK

Sprawdź:

oświadczenia o przystąpieniu lub rezygnacji z PPK,
umowy o prowadzenie PPK podpisane z instytucją finansową,
terminy dokonywania wpłat i ich wysokość.

Etap 5: Szkolenia i badania lekarskie

Szkolenia BHP i stanowiskowe

W dokumentacji każdego pracownika powinny znajdować się:

zaświadczenia o szkoleniu wstępnym i okresowym BHP,
potwierdzenia zapoznania się z instrukcjami stanowiskowymi.

Badania lekarskie

Wymagane są:

orzeczenia o zdolności do pracy (badania wstępne, okresowe i kontrolne),
skierowania na badania podpisane przez pracodawcę.

Etap 6: Regulaminy i polityki wewnętrzne

Sprawdź, czy:

pracownicy potwierdzili zapoznanie się z obowiązującymi regulaminami (pracy, wynagradzania, RODO, pracy zdalnej),
dokumenty te są aktualne i zgodne z obowiązującym prawem,
są prowadzone polityki: antymobbingowa, antydyskryminacyjna, polityka prywatności itp.

Etap 7: Dokumentacja RODO

Kluczowe dokumenty

Do najważniejszych należą:

klauzule informacyjne dla pracowników,
zgody na przetwarzanie danych osobowych (jeśli dotyczy),
upoważnienia do przetwarzania danych dla pracowników HR,
rejestr czynności przetwarzania.

Etap 8: Umowy cywilnoprawne

W przypadku zatrudniania osób na podstawie umów zlecenia lub dzieła, należy posiadać:

podpisaną umowę wraz z zakresem obowiązków,
ewidencję godzin (dla umów zleceń),
dokumenty zgłoszeniowe do ZUS (jeśli wymagane),
rachunki do umów.

Etap 9: Urlopy i absencje

Ewidencja

Każdy pracownik powinien mieć:

ewidencję wykorzystanych dni urlopowych (z uwzględnieniem zaległych),
wnioski urlopowe (papierowe lub elektroniczne),
dokumenty potwierdzające inne nieobecności (np. L4, opieka nad dzieckiem).

Etap 10: Lista kontrolna dla HR

Aby ułatwić pracę, przygotowaliśmy krótką checklistę rzeczy do sprawdzenia:

✅ Akta osobowe – kompletność i zgodność z wymaganiami
✅ Umowy o pracę i aneksy – poprawne i aktualne
✅ Szkolenia i badania – aktualne zaświadczenia i orzeczenia
✅ Ewidencja czasu pracy i wynagrodzenia – spójność danych
✅ ZUS i PPK – zgodność zgłoszeń i terminowość
✅ RODO – wszystkie wymagane dokumenty
✅ Polityki wewnętrzne – aktualność i potwierdzenia
✅ Umowy cywilnoprawne – kompletność i ewidencja godzin
✅ Urlopy i absencje – ewidencja i wnioski

Podsumowanie

Przygotowanie się do audytu kadrowego wymaga staranności, dokładności i znajomości przepisów prawa pracy. Weryfikacja dokumentacji według powyższych kroków pozwala uniknąć stresu, błędów i ewentualnych kar. Dział HR, który prowadzi dokumentację systematycznie i zgodnie z przepisami, nie ma się czego obawiać – nawet w przypadku kontroli zewnętrznej.

Pamiętaj: audyt to nie tylko narzędzie kontroli, ale także szansa na usprawnienie procesów kadrowych i zwiększenie bezpieczeństwa prawnego Twojej organizacji.