Delegowanie pracowników za granicę – obowiązki kadrowe

Współczesny rynek pracy charakteryzuje się coraz większą mobilnością. Pracodawcy coraz częściej decydują się na delegowanie pracowników do pracy za granicą, czy to w ramach projektów tymczasowych, czy długoterminowych kontraktów. Choć delegowanie otwiera wiele możliwości, wiąże się również z szeregiem obowiązków kadrowych, które muszą zostać dopełnione, aby zapewnić zgodność z przepisami prawa krajowego i unijnego.

Czym jest delegowanie pracownika?

Delegowanie pracownika to sytuacja, w której zatrudniony wykonuje pracę na terytorium innego państwa członkowskiego UE lub EOG na polecenie pracodawcy, który nadal pozostaje jego pracodawcą. Delegowanie może być krótkoterminowe (np. w celu realizacji konkretnego zlecenia) lub długoterminowe (np. w ramach projektu zagranicznego trwającego kilka miesięcy).

Podstawy prawne delegowania

W przypadku delegowania w obrębie Unii Europejskiej zastosowanie mają przede wszystkim:

• Dyrektywa 96/71/WE dotycząca delegowania pracowników w ramach świadczenia usług,
• Dyrektywa 2014/67/UE w sprawie egzekwowania dyrektywy 96/71/WE,
• Kodeks pracy i przepisy krajowe danego państwa przyjmującego.

Obowiązki pracodawcy przed delegowaniem

Zanim pracownik zostanie oddelegowany za granicę, dział kadr musi dopełnić szereg formalności:

1. Sporządzenie umowy delegacyjnej lub aneksu – dokument powinien precyzować warunki delegowania: miejsce, okres, wysokość wynagrodzenia, dodatki, zapewnione świadczenia (np. zakwaterowanie, diety).
2. Ustalenie prawa właściwego – choć co do zasady stosuje się prawo kraju, w którym pracownik normalnie pracuje, to przy delegowaniu należy brać pod uwagę przepisy kraju przyjmującego dotyczące m.in. minimalnego wynagrodzenia, czasu pracy, urlopów.
3. Zgłoszenie delegowania do właściwych organów państwa przyjmującego – wiele krajów (np. Niemcy, Francja) wymaga zgłoszenia faktu delegowania do odpowiedniego urzędu.
4. Ubezpieczenie pracownika – należy uzyskać zaświadczenie A1 potwierdzające objęcie pracownika systemem ubezpieczeń społecznych w Polsce.
5. Zapewnienie bezpieczeństwa i higieny pracy – pracownik delegowany musi być odpowiednio przeszkolony, a warunki pracy muszą być zgodne z przepisami BHP kraju, do którego jest delegowany.

Wypłata wynagrodzenia i dodatki

Zgodnie z przepisami UE, delegowany pracownik musi otrzymywać co najmniej takie samo wynagrodzenie, jakie obowiązuje w kraju przyjmującym, w tym dodatki, nadgodziny, premie. Obejmuje to także:

• diety i ryczałty za noclegi,
• dodatek za rozłąkę,
• rekompensaty za dojazdy i wyżywienie,
• koszty zakwaterowania (o ile nie zostały zapewnione przez pracodawcę).

Kadry muszą dokładnie wyliczyć wszystkie świadczenia i zapewnić ich zgodność z lokalnymi stawkami.

Obowiązki dokumentacyjne w czasie delegowania

W okresie oddelegowania kadry muszą:

• prowadzić dokumentację dotyczącą czasu pracy,
• zapewnić dostęp do umowy i dokumentów delegacyjnych w miejscu pracy,
• współpracować z inspekcją pracy kraju przyjmującego,
• monitorować zmiany przepisów lokalnych (np. nowe stawki płac minimalnych).

Obowiązki po zakończeniu delegowania

Po powrocie pracownika dział kadr powinien:

• rozliczyć czas delegacji (np. nadgodziny, urlopy),
• rozliczyć należne świadczenia i dodatki,
• zarchiwizować dokumentację delegowania na wypadek kontroli ZUS lub PIP,
• zaktualizować dane kadrowe w systemach HR i ZUS.

Ryzyka i sankcje za nieprzestrzeganie przepisów

Brak dopełnienia obowiązków związanych z delegowaniem może skutkować:

• grzywnami ze strony państwa przyjmującego,
• odpowiedzialnością z tytułu naruszenia przepisów o wynagrodzeniu i czasie pracy,
• problemami z uzyskaniem zaświadczenia A1 w przyszłości,
• sporami z pracownikami.

Dlatego dział kadr musi współpracować ściśle z działem prawnym, finansowym i zagranicznym kontrahentem, aby proces delegowania przebiegał zgodnie z przepisami.

Podsumowanie

Delegowanie pracowników za granicę to szansa na rozwój firmy i zdobywanie międzynarodowych rynków, ale jednocześnie duże wyzwanie organizacyjne dla działu kadr. Aby uniknąć problemów prawnych i finansowych, kluczowe jest skrupulatne planowanie, znajomość przepisów unijnych i krajowych oraz dbałość o dokumentację. Warto wdrożyć checklisty delegacyjne, korzystać z systemów HR wspierających zarządzanie delegacjami oraz regularnie szkolić kadry z zakresu międzynarodowego prawa pracy.