Dokumentacja pracownicza w świetle najnowszych przepisów

Czym jest dokumentacja pracownicza i kto musi ją prowadzić?

Dokumentacja pracownicza to zbiór dokumentów związanych z przebiegiem zatrudnienia pracownika. Każdy pracodawca ma prawny obowiązek jej prowadzenia zgodnie z przepisami Kodeksu pracy oraz rozporządzeniami wykonawczymi. Dokumentacja ta zawiera m.in. dane personalne, umowy o pracę, zaświadczenia lekarskie, szkolenia BHP, aneksy, wypowiedzenia oraz potwierdzenia odbioru regulaminów.

Prawidłowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej to nie tylko obowiązek prawny, ale także zabezpieczenie interesów firmy. W sytuacji ewentualnego sporu sądowego, dobrze prowadzona dokumentacja może być kluczowym dowodem. Pracodawcy powinni więc traktować dokumentację kadrową jako element profesjonalnego zarządzania zasobami ludzkimi, a nie tylko formalność administracyjną.

Zmiany w przepisach od 2019 roku i ich skutki

Od 1 stycznia 2019 r. weszły w życie nowe przepisy dotyczące dokumentacji pracowniczej, które wprowadziły istotne zmiany, takie jak:

skrócenie okresu przechowywania dokumentacji z 50 do 10 lat dla zatrudnionych od 2019 r.,
możliwość prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej,
nowe zasady oznaczania dokumentów oraz prowadzenia poszczególnych części dokumentacji: akt osobowych (części A-D) i dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Zmiany te miały na celu uproszczenie obiegu dokumentów oraz dostosowanie przepisów do współczesnych realiów technologicznych. Pracodawcy mogą korzystać z dedykowanych systemów kadrowo-płacowych, które umożliwiają nie tylko przechowywanie dokumentów, ale również automatyzację procesów kadrowych.

Obowiązki pracodawcy w zakresie dokumentacji

Każdy pracodawca musi:

prawidłowo prowadzić akta osobowe pracownika zgodnie z rozporządzeniem,
zapewnić bezpieczeństwo dokumentacji (szczególnie przy wersji elektronicznej),
umożliwić pracownikowi wgląd do dokumentów na jego żądanie,
wydawać odpisy dokumentów na wniosek,
przechowywać dokumentację przez wymagany okres (10 lub 50 lat, w zależności od daty zatrudnienia i przekazywania raportów ZUS).

Brak dokumentacji lub jej nieprawidłowe prowadzenie może skutkować poważnymi sankcjami, w tym finansowymi. W przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy, nieprawidłowo prowadzona dokumentacja może stanowić podstawę do nałożenia kar lub wydania nakazów naprawczych.

Elektronizacja dokumentacji

Pracodawcy mogą prowadzić dokumentację pracowniczą elektronicznie, co wiąże się z określonymi wymogami:

konieczne jest zapewnienie integralności i autentyczności dokumentów,
dokumenty muszą być podpisywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub zaufanym profilem ePUAP,
wymagana jest zgodność systemu z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych (RODO).

Prowadzenie dokumentacji w formie cyfrowej wymaga odpowiednich narzędzi informatycznych i procedur, ale znacznie ułatwia zarządzanie danymi kadrowymi. Dodatkowo, elektroniczna forma pozwala na szybki dostęp do dokumentów, ogranicza ryzyko ich utraty oraz redukuje koszty archiwizacji. Wdrażając systemy elektroniczne, pracodawcy powinni także przeszkolić pracowników działu kadr w zakresie korzystania z nowych technologii.

Podział akt osobowych

Zgodnie z rozporządzeniem, akta osobowe pracownika dzielą się na cztery części:

Część A: dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie,
Część B: dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy,
Część C: dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia,
Część D: dokumenty dotyczące rozwiązania stosunku pracy lub jego wygaśnięcia.

Każda część musi być prowadzona oddzielnie i uporządkowana chronologicznie. Dokumenty powinny być oznaczone w sposób umożliwiający ich szybkie odnalezienie, a dostęp do nich powinny mieć wyłącznie upoważnione osoby. Pracodawcy powinni zadbać o to, aby archiwizacja była zgodna z wymogami przepisów, w tym z zasadami ochrony danych osobowych.

Znaczenie zgodności z przepisami

Dokładne i zgodne z przepisami prowadzenie dokumentacji pracowniczej:

zabezpiecza interesy pracodawcy w przypadku kontroli PIP,
ułatwia rozwiązywanie sporów z pracownikami,
świadczy o profesjonalnym podejściu do zarządzania zasobami ludzkimi,
zmniejsza ryzyko naruszeń RODO i sankcji administracyjnych.

Ponadto, dokumentacja pracownicza w firmie może być nieocenionym źródłem informacji podczas tworzenia raportów kadrowych, analiz struktury zatrudnienia czy oceny ryzyka prawnego w relacjach pracowniczych. Regularna kontrola zgodności dokumentacji z aktualnymi przepisami to element odpowiedzialnego zarządzania personelem.

Podsumowanie

Dokumentacja pracownicza w firmie to nie tylko formalność, ale istotny element prawidłowego funkcjonowania każdego zakładu pracy. Zgodność z najnowszymi przepisami, odpowiedni podział dokumentów oraz możliwość ich digitalizacji to obowiązek, który przynosi korzyści zarówno pracodawcom, jak i pracownikom. Przestrzeganie aktualnych regulacji pozwala uniknąć sankcji, poprawia organizację pracy i wspiera budowanie pozytywnego wizerunku firmy.