Cyfryzacja akt osobowych – obowiązki i zalety dla pracodawcy

Tradycyjne papierowe teczki osobowe coraz częściej ustępują miejsca dokumentacji w formie elektronicznej. Od 2019 roku pracodawcy mogą prowadzić akta osobowe cyfrowo, co wiąże się z licznymi korzyściami, ale również z jasno określonymi obowiązkami. Dla działu kadr cyfryzacja oznacza nie tylko oszczędność czasu i miejsca, ale także konieczność zachowania zgodności z przepisami prawa pracy i RODO.

Podstawa prawna

Możliwość prowadzenia akt osobowych w formie elektronicznej wynika z Kodeksu pracy oraz rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. Dokumentacja może być prowadzona w wersji papierowej lub elektronicznej – pracodawca ma tu swobodę wyboru, o ile spełni wymogi techniczne i organizacyjne.

Wymagania wobec e-akt

Aby prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie cyfrowej było legalne i bezpieczne, konieczne jest:

Zachowanie struktury dokumentacji – cyfrowa teczka osobowa musi być podzielona na części A, B, C i D, zgodnie z przepisami.
Forma dokumentu – zeskanowane dokumenty muszą być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub pieczęcią elektroniczną pracodawcy.
Bezpieczeństwo i dostępność – system powinien gwarantować integralność danych, możliwość kontroli dostępu, tworzenie kopii zapasowych oraz udostępnianie danych pracownikom.
Poinformowanie pracownika – każda osoba zatrudniona powinna wiedzieć, że jej akta są prowadzone w wersji elektronicznej i jak może uzyskać do nich dostęp.

Najczęściej wykorzystywane systemy

Do obsługi dokumentacji elektronicznej najczęściej wykorzystywane są systemy takie jak Enova365, Symfonia Kadry, Optima HRM czy eTeczka. Część dokumentów można też przekazywać do ZUS przez platformę PUE. Warto wybrać rozwiązanie dostosowane do liczby pracowników i poziomu zaawansowania organizacji.

Zalety cyfrowych akt osobowych

Oszczędność przestrzeni – brak konieczności przechowywania setek segregatorów
Łatwy dostęp do danych – szybkie wyszukiwanie dokumentów w systemie
Zwiększenie bezpieczeństwa – kontrola dostępu, automatyczne logi, szyfrowanie
Zgodność z RODO – łatwiejsze zarządzanie zgodami, szybsza realizacja praw pracowników
Gotowość do kontroli – pełna dokumentacja dostępna natychmiast dla ZUS lub PIP

Potencjalne trudności

Wdrożenie e-akt wymaga inwestycji w odpowiednie oprogramowanie, przeszkolenia zespołu i wdrożenia procedur bezpieczeństwa. Dodatkowo konieczne jest zapewnienie zgodności z RODO – m.in. poprzez prowadzenie rejestru czynności przetwarzania i polityki prywatności. Brak spełnienia tych wymagań może skutkować karami finansowymi.

Zmiana formy dokumentacji

Pracodawca ma prawo zmienić formę dokumentacji z papierowej na elektroniczną – lub odwrotnie – w dowolnym momencie, o ile poinformuje o tym pracownika. W przypadku digitalizacji dokumentów papierowych, ich oryginały mogą zostać zniszczone, jeśli spełnione zostaną wymogi formalne.

Podsumowanie

Cyfryzacja dokumentacji pracowniczej to krok w stronę nowoczesnego i efektywnego zarządzania kadrami. Pracodawca, który zdecyduje się na przejście na e-akta, zyskuje nie tylko oszczędność zasobów, ale też lepszą kontrolę nad danymi, zgodność z przepisami i gotowość do kontroli. Kluczowe jest jednak odpowiednie przygotowanie – techniczne, proceduralne i organizacyjne.