🔍 Najczęstsze błędy wykrywane podczas audytów kadr

Audyt kadr to nie tylko sposób na ocenę zgodności z przepisami prawa pracy, ale również okazja do poprawy organizacji wewnętrznej i eliminacji ryzyk prawnych. W praktyce wiele firm – nawet tych dobrze zarządzanych – powiela podobne błędy. Sprawdź, które z nich pojawiają się najczęściej i jak można im zapobiec.

🗂️ Nieprawidłowo prowadzone akta osobowe

Jednym z najczęstszych uchybień jest błędne prowadzenie dokumentacji pracowniczej. Dotyczy to m.in. braku wymaganych dokumentów, nieprawidłowego podziału na części A, B, C i D, czy błędnych podpisów. Wciąż zdarzają się przypadki przechowywania dokumentacji w formie niezgodnej z przepisami lub bez zachowania chronologii.

📑 Braki w dokumentacji pracowniczej

Audytorzy regularnie wykrywają braki w podstawowych dokumentach, takich jak: umowa o pracę, potwierdzenie zapoznania z regulaminem, informacja o warunkach zatrudnienia, zaświadczenia lekarskie czy zaświadczenia BHP. Zdarza się, że dokumenty są podpisywane po terminie rozpoczęcia pracy, co może być uznane za wykroczenie.

⏱️ Nieprawidłowa ewidencja czasu pracy

Ewidencja czasu pracy bywa prowadzona niedbale lub w sposób nieczytelny. Najczęściej występujące problemy to brak rozróżnienia rodzajów nieobecności, brak informacji o godzinach nadliczbowych lub ich błędne naliczanie, a także niespójności z listami obecności. Często nie są też prawidłowo oznaczane dyżury czy czas pracy zdalnej.

💸 Błędy w naliczaniu wynagrodzeń i dodatków

Podczas audytów kadrowych często wychodzą na jaw nieprawidłowości związane z naliczaniem wynagrodzeń, np. brak prawidłowego ujęcia dodatków stażowych, funkcyjnych, premii regulaminowych czy dodatków za pracę w godzinach nadliczbowych. Zdarzają się też rozbieżności między regulaminem wynagradzania a praktyką stosowaną przez pracodawcę.

📆 Nieprzestrzeganie terminów badań i szkoleń

Wielu pracodawców nie kontroluje regularnie terminów obowiązkowych badań lekarskich oraz szkoleń BHP. W trakcie audytu okazuje się, że pracownik wykonywał pracę bez ważnego orzeczenia lekarskiego lub bez szkolenia okresowego, co może skutkować poważnymi konsekwencjami w razie wypadku.

🧾 Nieaktualne regulaminy i dokumenty wewnętrzne

Niektóre firmy przez wiele lat nie aktualizują regulaminów pracy, wynagradzania czy polityki zatrudnienia. Tymczasem zmieniające się przepisy i realia rynku pracy wymagają bieżącej weryfikacji i dostosowania wewnętrznych aktów prawnych do aktualnych regulacji.

❗ Nieprzestrzeganie RODO w dokumentach kadrowych

Audyty coraz częściej wykazują nieprawidłowości w zakresie ochrony danych osobowych: zbieranie zbyt wielu danych, brak klauzul informacyjnych, przechowywanie dokumentów w miejscach nieuprawnionych lub nieprawidłowe niszczenie akt po upływie okresu przechowywania.

🧭 Brak procedur i chaos w dokumentach

W wielu organizacjach brakuje uporządkowanego systemu zarządzania dokumentacją kadrową. Brak jasnych procedur powoduje, że dokumenty są rozproszone, dostęp do nich niekontrolowany, a odpowiedzialność nie jest przypisana konkretnym osobom. To rodzi ryzyko utraty danych, naruszeń przepisów i chaosu podczas kontroli.

🛡️ Brak audytów wewnętrznych i kontroli

Nierzadko audyt zewnętrzny jest pierwszym, który ujawnia problemy – ponieważ w firmie nie funkcjonuje żaden system kontroli wewnętrznej. Regularne audyty prowadzone przez dział HR lub zewnętrznych specjalistów pozwalają wychwycić błędy na wczesnym etapie i uniknąć sankcji podczas kontroli z PIP, ZUS czy UODO.

📝 Podsumowanie

Błędy wykrywane podczas audytów kadr wynikają najczęściej z braku aktualnej wiedzy, niedostatecznej kontroli wewnętrznej i braku spójnych procedur. Ich eliminacja nie tylko ogranicza ryzyko sankcji, ale także poprawia jakość zarządzania personelem i buduje profesjonalny wizerunek firmy. Regularny przegląd dokumentacji kadrowej to najlepszy sposób na spokojny sen – nawet w razie niezapowiedzianej kontroli.