By /

RODO w dziale kadr – jak chronić dane osobowe pracowników?

W dobie cyfryzacji i wzmożonych kontroli ze strony organów nadzorczych ochrona danych osobowych w działach kadr nabiera szczególnego znaczenia. Przetwarzanie danych pracowników jest nieodłączną częścią funkcjonowania każdej organizacji, dlatego obowiązek zgodności z RODO (Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych) powinien być trwale wpisany w codzienną praktykę kadrową.

W tym artykule podpowiadamy, jak dział kadr powinien chronić dane osobowe pracowników, na co zwracać szczególną uwagę oraz jak przygotować się na ewentualną kontrolę.

🔎 Czym jest RODO i jak dotyczy działu kadr?

RODO (ang. GDPR – General Data Protection Regulation) to rozporządzenie UE obowiązujące od 25 maja 2018 roku, którego celem jest zapewnienie jednolitego poziomu ochrony danych osobowych w całej Unii Europejskiej.

Dla działu kadr oznacza to konieczność:

  • przetwarzania danych tylko w określonym celu i zakresie,
  • zapewnienia bezpieczeństwa i poufności danych,
  • dokumentowania podstaw przetwarzania,
  • przestrzegania praw pracowników jako osób, których dane dotyczą.

🧾 Jakie dane pracowników przetwarza dział kadr?

Do najczęściej przetwarzanych danych osobowych przez kadry należą:

  • imię, nazwisko, adres zamieszkania, PESEL,
  • dane kontaktowe (telefon, e-mail),
  • numer konta bankowego,
  • dane o stanie zdrowia (np. z zaświadczeń lekarskich),
  • dane o wykształceniu i doświadczeniu zawodowym,
  • informacje o rodzinie (do celów podatkowych czy urlopowych).

📌 W przypadku szczególnych kategorii danych (np. zdrowotnych), obowiązują dodatkowe wymogi prawne.

✅ Jakie są podstawy prawne przetwarzania danych kadrowych?

Dane osobowe pracowników mogą być przetwarzane tylko wtedy, gdy istnieje ku temu podstawa prawna. W przypadku działu kadr najczęściej są to:

  • art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny (np. Kodeks pracy, przepisy ZUS),
  • art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy (np. umowa o pracę),
  • art. 9 ust. 2 lit. b lub h RODO – przetwarzanie danych szczególnych (np. zdrowotnych),
  • art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda (np. na zdjęcie w materiałach firmowych).

🔐 Obowiązki działu kadr w zakresie RODO

1. Minimalizacja danych

Zbieraj tylko te dane, które są niezbędne do realizacji celu – np. nie żądaj skanów dowodów osobistych, jeśli nie ma takiej potrzeby.

2. Dostęp tylko dla upoważnionych osób

Stosuj upoważnienia do przetwarzania danych, prowadź rejestr osób mających dostęp do dokumentacji kadrowej.

3. Bezpieczne przechowywanie dokumentacji

  • dokumentacja papierowa: szafy zamykane na klucz, kontrola dostępu do pomieszczeń,
  • dokumentacja elektroniczna: systemy zabezpieczone hasłem, kopie zapasowe, szyfrowanie.

4. Realizacja praw pracownika (osoby, której dane dotyczą)

Pracownik ma prawo do:

  • dostępu do danych,
  • ich sprostowania,
  • ograniczenia przetwarzania,
  • żądania usunięcia (jeśli nie dotyczy obowiązków pracodawcy),
  • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych.

5. Prowadzenie dokumentacji RODO

  • rejestr czynności przetwarzania (RCP),
  • klauzule informacyjne dla pracowników i kandydatów,
  • polityki prywatności, procedury zgłaszania naruszeń,
  • umowy powierzenia (np. z biurem rachunkowym).

🛠 Narzędzia wspierające ochronę danych w kadrach

  • dedykowane systemy kadrowo-płacowe z wbudowanymi zabezpieczeniami (np. Symfonia, Enova365),
  • platformy e-archiwizacji dokumentacji pracowniczej,
  • programy do zarządzania zgodami i dostępem (np. IAM),
  • procedury szyfrowania danych przesyłanych mailem.

🚨 Co grozi za naruszenie RODO w dziale kadr?

  • kara finansowa do 20 milionów euro lub 4% rocznego obrotu,
  • kontrola UODO i obowiązek wdrożenia działań naprawczych,
  • odpowiedzialność cywilna wobec pracowników (roszczenia z tytułu naruszenia prywatności),
  • utrata zaufania pracowników i negatywny wizerunek firmy.

🎯 Przykłady dobrych praktyk

  • przekazywanie dokumentów tylko osobiście lub przez bezpieczną platformę,
  • niepozostawianie akt osobowych na biurku,
  • organizowanie cyklicznych szkoleń RODO dla działu kadr,
  • stosowanie „czystych biurek” (clean desk policy),
  • unikanie przesyłania danych osobowych w otwartych wiadomościach e-mail.

🔚 Podsumowanie

Dział kadr jest jednym z najważniejszych obszarów w firmie z punktu widzenia ochrony danych osobowych. Przetwarza dane wrażliwe, dane finansowe, informacje o rodzinie, zdrowiu i historii zawodowej pracownika.

Dlatego wdrożenie realnych, a nie tylko papierowych procedur RODO to nie opcja, ale obowiązek każdego pracodawcy. Dobrze przygotowany dział kadr to gwarancja nie tylko zgodności z prawem, ale i zaufania pracowników do firmy.

Scroll to Top